Коммуникации в организациях

Один из выводов, который следует  из приведенных типологий, состоит  в многообразии мотивов обращения  к массовой коммуникации. Очевидно также, что представления коммуникатора  об обращении аудитории к  его сообщению зачастую может не совпадать с теми причинами, по которым люди действительно обращаются к его сообщениям.

В подходе "полезности и удовлетворения потребностей" основное внимание сосредоточено  на аудитории, факторах определяющих отбор  сообщений массовой коммуникации.

Как с практической, так и с  теоретической точки зрения крайне важно уметь: определять структуру  общественного окружения организации; выявлять возможные барьеры на пути коммуникации с целевой аудиторией; определять наиболее адекватные способы преодоления этих барьеров. Разработанная Джеймсом Грюнигом ситуационная теория общественности внесла значительный вклад в данную проблематику. Для определения параметров эффективной коммуникации Дж. Грюниг предложил использовать определенный набор независимых переменных, а именно: определение проблемы, ограничение признания, а также уровень участия. Если общественность не может определить проблему, это означает, что она находится в положении, не благоприятном для осуществления эффективной коммуникации, и не может эффективно воспринимать сообщения, посвященные данной проблеме. Однако даже если общественность и в состоянии определить проблему, возможна ситуация, при которой восприятие общественности будет ограничено различного рода препятствиями, которые не позволят ей уделить данной проблеме должное внимание.

Теория Дж. Грюнига используется для определения структуры общественности, определения различных социальных сегментов общественного окружения, начиная от апатичных и не склонных к какому-либо участию в общественной жизни социальных групп, далее к латентно участвующим, и так вплоть до компетентных и активно участвующих в общественной жизни социальных групп. Будучи в состоянии корректно определить структуру общественного окружения, специалист по связям с общественностью сможет выносить более квалифицированные решения относительно наилучших путей коммуникации с целевой аудиторией.

Дж. Грюниг выделил четыре модели организации работы с общественностью: работа с прессой (паблисити); общественная информация; двусторонняя асимметричная, двусторонняя симметричная.

Ещё одна модель практики связей с общественностью разработана  Дэвидом Бернштейном и носит  название Колесо коммуникации Бернштейна. В центре колеса Бернштейна находится  организация, которая планирует свою коммуникационную деятельность. Спицы колеса Бернштейна — это те каналы коммуникации, которые организация может использовать для обращения к своей целевой аудитории: существует девять таких каналов. Обод колеса — это различные сегменты общественности, которых также насчитывается девять. Для конструирования модели Бернштейна потому и используется форма колеса, что колесо может вращаться, а, следовательно, и каналы коммуникации. По отношению к корпоративной коммуникации можно указать следующие коммуникационные каналы: широкая общественность, потребители, финансовые организации, СМИ, правительственные организации, торговля, группы влияния, местное сообщество, внутренняя аудитория, осуществление продаж, реклама, корреспонденция, презентации, работа со СМИ, литература.

 

 

Типология организаций и виды коммуникаций

 

Исходя из сущности системного подхода  к классификации организаций  важно руководствоваться несколькими  объективно обоснованными критериями. Одним из критериев классификации  может быть принцип построения и функционирования организации, на основе которого целесообразно разделять все организации в обществе на формальные и неформальные.

Формальная организация  характеризуется узаконенной системой норм, правил, принципов деятельности, стандартов поведения членов организации. Главный признак формальной организации – это заданность, запрограммированность и определенность организационных норм и действий. Организация не исчерпывается формальной частью, хотя и определяется ею. Неформальная организация – это система непредписанных социальных ролей, неформальных институтов и санкций, эталонов поведения, переданных обычаями и традициями, которые возникают спонтанно в ходе ежедневных взаимодействий. Неформальные организации не регистрируются в государственном органе. Они создаются на базе общих интересов в области культуры, быта, спорта и др. Например, объединение друзей, группа туристов. Неформальные социальные группы играют важную роль в деятельности любой организации. Особенно заметна их роль в деятельности крупных предпринимательских и государственных структур. На стыке двух названных типов организаций находятся такие разновидности организационных моделей, как поведенческая, органическая и "организационной туманности".

Используя критерий принадлежности к основным структурным элементам общества – государству и гражданскому обществу, можно выделить совокупность государственных организаций и совокупность организаций, составляющих структуру гражданского общества.

В российском обществе к  государственным относятся федеральные (законодательные, исполнительные и судебные) организации. Конституцией РФ предусмотрено разграничение полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов РФ. Совокупность организаций, составляющих структуру гражданского общества, в зависимости от характера и целей их деятельности можно подразделить на коммерческие и некоммерческие. Коммерческие организации создаются для осуществления предпринимательской деятельности и подразделяются: по виду и характеру хозяйственной деятельности; по принадлежности капитала и контролю; характеру собственности; правовому положению; масштабам и сфере деятельности

Некоммерческие организации  подразделяются по формам создания и  объединения.

Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях и используют различные виды коммуникаций. Они общаются в группах, выступают на собраниях, "планерках", читают корреспонденцию, пишут письма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, электронной почте, просматривают и пишут сами видеоленты, делают рекламу и т.д. - любой из этих способов общения вписывается в определенный вид коммуникаций: 1) с внешней средой - с государственными и негосударственными службами, правоохранительными органами, потребителями, конкурентами, посредниками, кредиторами, рынком труда и т.д. 2) межуровневые (вертикальные) - внутри организации, сверху вниз и снизу вверх, или по нисходящей и по восходящей; По нисходящей сообщается информация о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. По восходящей - подается сигнал "на верх" о возникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы, о "рационализме снизу", об атмосфере в коллективе; 3) горизонтальные - обмен информацией между различными отделами для согласования действий, программ, уровня требований, для консультирования или проведения совместных исследований. Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более всего расположены говорить свободно, и открыто с собеседниками - равными себе, чем, например, с "начальством". Горизонтальный обмен информацией менее подвержен искажениям, т.к. у работников одного ранга взгляды совпадают чаще, да и информация носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных (сверху – вниз) - приказной, директивный, распорядительный. 4) неформальные - канал распространения слухов. Такая информация передается намного быстрее. Руководители, между прочим, так же очень хорошо используют этот канал, вуалируя его типичной оговоркой: "Только между нами". За слухами закрепилась репутация неточной информации, но на практике оказывается, что такая информация бывает более точной, чем официальная.

Помимо системного и уровневого представления, коммуникация может  быть рассмотрена с точки зрения ее функциональной масштабности. Основой  типологии служит социально обусловленная масштабность общения. По этому признаку различают массовую коммуникацию, межличностную и деловую.

Межличностная коммуникация понимается как процесс одновременного речевого взаимодействия коммуникантов и  их воздействия друг на друга. Для межличностной коммуникации характерен ряд особенностей, которые составляют ее специфику как типа коммуникации. Неотвратимость и неизбежность межличностной коммуникации объясняются самими условиями человеческого бытия - человек как социальный феномен не смог бы существовать без общения, которое является его важнейшей потребностью. Необратимость межличностной коммуникации понимается, как невозможность уничтожить сказанное. Непосредственная обратная связь является непременным условием осуществления межличностной коммуникации.

Если представить все типы коммуникации в виде пирамиды, то массовая коммуникация является ее вершиной, где перекрещиваются  и интегрируются интересы и ожидания всех индивидуумов - членов различных  социальных структур.

Процессы массовой коммуникации как особого вида речевой деятельности характеризуются сложностью и неоднородностью. И тем не менее можно выделить общие условия, необходимые для функционирования массовой коммуникации. К ним относятся следующие: - наличие технических средств, обеспечивающих регулярность и тиражированность массовой коммуникации; - социальная значимость информации, способствующая повышению мотивированности массовой коммуникации; - массовая аудитория, которая, учитывая ее рассредоточенность и анонимность, требует тщательно продуманной ценностной ориентации; - многоканальность и возможность выбора коммуникативных средств, обеспечивающие вариативность и вместе с тем нормативность массовой коммуникации.

Культура деловой коммуникации содействует установлению и  развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Специфической особенностью деловой  коммуникации является её регламентированность, т. е. подчиненность установленным  правилам и ограничениям.

Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

Формы коммуникаций

 

Обычно схему устной коммуникации представляют подобной элементарной схеме коммуникационной деятельности, где имеются три участника: говорящий (источник речи) - речевое сообщение - слушающий (приемник речи). На самом деле картина оказывается более сложной, потому что в устной коммуникации задействованы одновременно два естественных канала: вербальный (речевой) и невербальный, использующие разные таковые средства. Печатные же материалы более стойки ко времени и пространству, это даже приводит иногда к управленческим проблемам (захламленность старыми документами).

Аудиовизуальная коммуникация получила широкое распространение современными техническими способами записи и  передачи изображения и звука (кино, телевидение, видео, системы мультимедиа). Семиотически аудиовизуальные тексты представляют собой знаковые ансамбли, соединяющие изобразительные, звуковые и вербальные ряды. Аудиовизуальная коммуникация — способ фиксации и трансляции культурной информации, не только дополняющий, но и служащий альтернативой прежде безраздельно господствовавшей вербально-письменной коммуникации.

С точки зрения участия в речи одного, двух и более людей выделяют монолог, диалог и полилог. Монолог  можно определить как компонент  художественного произведения, представляющий собой речь, обращенную к самому себе или к другим. Монолог - это обычно речь от 1-го лица, не рассчитанная (в отличие от диалога) на ответную реакцию другого лица (или лиц), обладающая определенной композиционной организованностью и смысловой завершенностью. Диалог - форма речи, которая характеризуется сменой высказываний двух говорящих. Каждое высказывание, называемое репликой, обращено к собеседнику. Полилог - разговор между несколькими лицами. Полилог в принципе не противопоставляется диалогу. Общее и главное для обоих понятий - мена, чередование говорящих и слушающих. Количество же говорящих (больше двух) не изменяет этого принципа. Полилог - форма естественной разговорной речи, в которой участвуют несколько говорящих, например семейная беседа, застолье, групповое обсуждение какой-либо темы (политическое событие, спектакль, литературные произведение, спорт и т. д.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коммуникативный процесс

 

Итак, совершенно очевидно, что коммуникативный  процесс - это обмен информацией  между двумя или более людьми. Основная цель этого процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений.

Структура коммуникационного процесса - упорядоченное множество узловых  точек, связанных коммуникационным процессом, каждая из которых находится  в определённых отношениях.

Следовательно, в процессе обмена информацией можно выделить несколько базовых элементов: 1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение - собственно информация, послание, закодированное с помощью  символов;

3) канал - средство передачи информации;

4) получатель - лицо, которому предназначена  информация.

5) обратная связь. В том случае, когда получатель реагирует на  коммуникации отправителя обратным  сообщением, возникает обратная  связь.

6) помехи, барьеры. Помехи и барьеры искажают смысл передаваемой информации и нарушают качество сигнала. В теории передачи информации их называют шумами. Определенные шумы существуют в коммуникационном процессе всегда. Их невысокий уровень позволяет передавать сообщения. Высокий уровень шума может полностью исказить смысл сообщения.

Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляет и общую базовую функцию и  должны отвечать общим требованиям: иметь хотя бы минимальный уровень  гуманитарных знаний; понимать общий  символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию коммуникации. Кроме того они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов—знаниями окружающей действительности, социальных ценностей общества, культуры.

Сообщение — наименьший элемент  языка, имеющий идею или смысл, пригодный  для общения. Также форма предоставления информации, совокупность знаков или  первичных сигналов, содержащих информацию.

• Обычно сообщение передается в виде предложения или условного знака.
• Жизненный цикл сообщения выглядит следующим образом:
• Отправитель кодирует идею или мысль в сообщение;
• Передаёт сообщение через среду общения получателю;
• Получатель получает сообщение и декодирует смысл.

 

 

 

Коммуникативные барьеры

 

Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений  в процессе осуществления коммуникативных связей.Барьеры возникают как в технической системе, так и в механизме общения.

В условиях неопределенности могут  усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений — явление,  при котором в структурные  единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать.