Коммуникации в организациях

«Коммуникации в организациях»

 

Введение

1.       Коммуникация. Теории коммуникации

2. Типология организаций и виды коммуникаций

3. Формы коммуникаций

4. Коммуникативный процесс

5. Коммуникативные барьеры

Заключение

Список литературы и источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Коммуникация- как форма общения двух и более субъектов контактирования- является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе. Предметом анализа в данном случае выступают особенности коммуникации и коммуникативного процесса в организациях. Область изучения коммуникаций выходит в первую очередь на представление о типологии организаций, т.к. тип организации, несомненно, сказывается на сущности и особенностях коммуникационного процесса.

В организационном контексте  понятие "коммуникация" рассматривается как процесс(коммуникация— это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект(совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

 

1. Коммуникация. Теории коммуникации

 

Коммуникация— процесс и результат обмена информацией. Эффективные коммуникации— обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.

Главная цель коммуникационного  процесса заключается в обеспечении  понимания передаваемой информации.

Существуют различные  виды сетей коммуникаций .

 Сеть "колесо" имеет конфигурацию, в которой один элементов(лидер) имеет связь с несколькими другими.

"Штурвал"— сильно  централизованная сеть, т.е. информационный  лидер группы, находится в центре, к нему сходятся все коммуникационные потоки.

"Цепь"— сеть со  слабой централизацией.

"Игрек", или "цепь со сторожем" —сеть, имеющая разветвления.

"Тент"— конфигурация  сети, которая часто используется  в продуктовых или многопрофильных  структурах управления.

"Палатка"— сеть, в  которой наряду с вертикальными  официально допускаются горизонтальные  каналы коммуникации, но не все, а только между верхними эшелонами управленческой структуры; горизонтальные связи не предусмотрены на средних и низших уровнях управления.

 "Дом"— сеть, в которой существует постоянный обмен информацией между руководителями всех структурных уровней управления.

"Паутина"— сеть, характеризуемая  большим количеством беспорядочных  коммуникационных связей, хаотичным  контролем и сложностями при  передаче строго дозированной  и надежной информации.

Теория игр— математический метод изучения оптимальных стратегий в играх.

В случае "PR-игры" "игроками" являются специалист по связям с общественностью и его аудитория(например, читатели финансовой прессы).

В подходе "полезности и удовлетворения потребностей" основное внимание сосредоточено на аудитории, факторах определяющих отбор сообщений массовой коммуникации.

Разработанная Джеймсом Грюнигом ситуационная теория общественности внесла значительный вклад в данную проблематику. Для определения параметров эффективной коммуникации Дж. Грюниг предложил использовать определенный набор независимых переменных, а именно: определение проблемы, ограничение признания, а также уровень участия.

Ещё одна модель практики связей с общественностью разработана  Дэвидом Бернштейном и носит  название Колесо коммуникации Бернштейна. В центре колеса Бернштейна находится организация, которая планирует свою коммуникационную деятельность. Спицы колеса Бернштейна— это те каналы коммуникации, которые организация может использовать для обращения к своей целевой аудитории: существует девять таких каналов. Обод колеса — это различные сегменты общественности, которых также насчитывается девять. Для конструирования модели Бернштейна потому и используется форма колеса, что колесо может вращаться, а, следовательно, и каналы коммуникации .

 

2. Типология организаций и виды коммуникаций

 

Исходя из сущности системного подхода к классификации организаций  важно руководствоваться несколькими объективно обоснованными критериями. Одним из критериев классификации может быть принцип построения и функционирования организации, на основе которого целесообразно разделять все организации в обществе на формальные и неформальные.

Формальная организация  характеризуется узаконенной системой норм, правил, принципов деятельности, стандартов поведения членов организации. Главный признак формальной организации– это заданность, запрограммированность и определенность организационных норм и действий. Организация не исчерпывается формальной частью, хотя и определяется ею. Неформальная организация–это система непредписанных социальных ролей, неформальных институтов и санкций, эталонов поведения, переданных обычаями и традициями, которые возникают спонтанно в ходе ежедневных взаимодействий. Неформальные организации не регистрируются в государственном органе. Они создаются на базе общих интересов в области культуры ,быта, спорта и др. Например, объединение друзей, группа туристов. Неформальные социальные группы играют важную роль в деятельности любой организации. Особенно заметна их роль в деятельности крупных предпринимательских и государственных структур.

В российском обществе к  государственным относятся федеральные организации. Конституцией РФ предусмотрено разграничение полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов РФ. Совокупность организаций, составляющих структуру гражданского общества, в зависимости от характера и целей их деятельности можно подразделить на коммерческие и некоммерческие.

Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях и используют различные виды коммуникаций.

 

3. Формы коммуникаций

 

Обычно схему устной коммуникации представляют подобной элементарной схеме  коммуникационной деятельности, где имеются три участника: говорящий(источник речи)- речевое сообщение- слушающий(приемник речи).На самом деле картина оказывается более сложной, потому что в устной коммуникации задействованы одновременно два естественных канала: вербальный(речевой) и невербальный, использующие разные таковые средства.

Аудиовизуальная коммуникация получила широкое распространение  современными техническими способами  записи и передачи изображения и звука .Семиотически аудиовизуальные тексты представляют собой знаковые ансамбли, соединяющие изобразительные, звуковые и вербальные ряды. Аудиовизуальная коммуникация— способ фиксации и трансляции культурной информации, не только дополняющий, но и служащий альтернативой прежде безраздельно господствовавшей вербально-письменной коммуникации.

С точки зрения участия  в речи одного, двух и более людей  выделяют монолог, диалог и полилог.

 

4. Коммуникативный процесс

 

Итак, совершенно очевидно, что коммуникативный процесс - это  обмен информацией между двумя  или более людьми. Основная цель этого процесса- обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений.

Структура коммуникационного  процесса -упорядоченное множество узловых точек, связанных коммуникационным процессом, каждая из которых находится в определённых отношениях.

Следовательно, в процессе обмена информацией можно выделить несколько базовых элементов:1) отправитель- лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; 2) сообщение- собственно информация, послание, закодированное с помощью символов; 3) канал - средство передачи информации;  4) получатель- лицо, которому предназначена информация. 5) обратная связь. В том случае, когда получатель реагирует на коммуникации отправителя обратным сообщением, возникает обратная связь. 6) помехи, барьеры.

Сообщение— наименьший элемент языка, имеющий идею или смысл, пригодный для общения. Также форма предоставления информации, совокупность знаков или первичных сигналов, содержащих информацию.

Обычно сообщение передается в виде предложения или условного  знака.

Жизненный цикл сообщения  выглядит следующим образом:

Отправитель кодирует идею или мысль в сообщение;

Передаёт сообщение через  среду общения получателю;

Получатель получает сообщение  и декодирует смысл.

 

5. Коммуникативные барьеры

 

Барьеры коммуникации– помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных связей. Барьеры возникают как в технической системе, так и в механизме общения.

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие  основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений  —явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации.

 2.Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную.

3.Недостатки в структуре  организации оказывают существенное  негативное влияние на функционирование  коммуникационных сетей.

4.Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации.

 Сотрудники организации должны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций, которые должны быть разработаны в соответствии с культурными особенностями и стилем управления организации. Если эти условия не будут выполнены, программа по налаживанию внутренних коммуникаций может оказаться неполной, а кроме того, будет вызывать недоверие, враждебность и циничное отношение со стороны сотрудников.

 

Заключение

 

Управляет в организации  тот, кто владеет информацией. Потоки информации в организации, как нервные импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным сосудам, циркулируют в его "теле", питая подразделения и работу должностных лиц, связывая их воедино.

В процессе коммуникации возникает  множество препятствий,которые называются барьерами. Коммуникационные барьеры обусловлены:

-трудностями восприятия;

-семантическими барьерами;

-невербальными барьерами;

-плохой обратной связью.

Основные функции коммуникации: информативная- передача истинных или ложных сведений; интерактивная(побудительная)- организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба); перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; экспрессивная- возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

 

Список использованных источников и литературы

 

Алешина И.В. PR-Технологии. - М.:ПРЕСС, 2000.

Андреева Г.М. Социальная психология. — М.: Мысль, 2001.

Гринберг Т.Э. Политические технологии: PR и реклама. — М.: Аспект-Пресс, 2005.

Катлин С.М. Сентер А.Х. Паблик pилейшнз. Теория и практика. — М.: Вильямс, 2001.

Кара-Мурза С.Г. Манипуляция  общественным сознанием. – М.: Алгоритм, 2000.

Матиашвили В.М. Управление персоналом. Учебное пособие. - Н.Новгород: НРИ АПК. 1998.

Петрунин Ю.Ю. и др. Политические коммуникации: Учеб. пособие / Под ред. А.И. Соловьева. — М.: Аспект Пресс, 2004.

Харрисон Ш. Связи с общественностью: Вводный курс / Пер. с англ. под ред. Г.Е. Алпатова. - СПб.: Издательский Дом "Нева"; М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест, 2003.