Контроль в системе управления

МИНИСЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный аграрный заочный университет» 

Экономический факультет

Кафедра «Менеджмент и социология труда»

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

«Контроль в системе управления»

 

 

 

    Выполнил:

Принял:

 

 

 

 

 

 

 

 

Тула 2014

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………….3

1 Теоретические основы  изучения контроля……………………………. ……4

1. Контроль как обратная связь в управлении, его сущность и задачи …….4
2. Области применения контроля и проблемы его осуществления…………5
3. Виды контроля……………………………………………………………….6
4. Эффективность контроля……………………………………………………8

2 Контроль в системе управления администрации поселка городского типа Грицовский Тульской области …………………………………………………10

2.1 Характеристика администрации……………………………………………10

2.2 Система контроля в администрации……………………………………….13

2.3 Совершенствование процесса контроля в администрации……………….16

Заключение……………………………………………………………………....19

Список литературы………………………………………………………………20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Успех любой организации, несомненно, зависит от правильной  разработки, принятия и исполнения управленческих решений. В связи с этим, возрастает роль контроля за исполнение данных решений, который по праву является одним из наиболее важных управленческих процессов.

Так что же такое контроль? Ответ на этот вопрос не однозначен, поскольку данный термин в разное время трактовался по-разному.

В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. Исходя из этого, в течение длительного времени контроль связывался только с проверкой правильности составления и написания различных текстов, документов.

Со временем понятие контроля изменилось, его стали определять как соответствие действий поставленным целям и полученному результату, и начали  применять в области производства и управления. В связи с этим сфера использования контроля значительно расширилась. И в настоящее время контроль играет огромную роль в системе управления организации.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим еще на начальном этапе для выявления и устранения возникающих проблем до того, как они смогут принести серьезные потери для организации.  Поэтому функцию контроля необходимо начинать сразу после формулировки цели и постановки задач для ее достижения. Это поможет снизить возможные экономические потери повысить уровень социальных возможностей организации.

Исходя из этого, основная цель работы - анализ и совершенствование контрольной деятельности в организации.

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ КОНТРОЛЯ

1. Контроль как обратная связь в управлении, его сущность и задачи

 

Контроль - одна из сложных и наиболее значимых функция управления. Его сложность состоит в том, что это не единичный процесс, а целый комплекс взаимосвязанных действий, поскольку эффективный контроль обязательно является всеобъемлющим. В прямые обязанности каждого руководителя, независимо от его должностного статуса, должен входить контроль как неотъемлемая часть профессиональной деятельности, даже если это не прописано в должностных инструкциях.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни один из управленческих процессов невозможно рассматривать обособленно от контроля, поскольку все они являются неотъемлемыми частями общей системы управления в данной организации (5).

Контроль является важным элементом стратегического планирования, потому что главная цель контроля заключается не в исправлении полученного результата, а в предотвращении возникающих ошибок, что обходится гораздо дешевле. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно.

В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов (9).

Контроль выступает посредником обратной связи между объектом и субъектом управления, он передает информация о состоянии объекта управления к вышестоящим органам. Качество системы управления во многом определяется качеством работы механизма контроля. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования объекта управления. Всем этим и определяется важное место контроля в системе государственного управления (1).

В системе управления контроль решает следующие задачи:

Во-первых, он способствует выявлению факторов, оказывающих негативное или позитивное влияние на функционирование и благоприятное развитие организации. Это помогает своевременно реагировать на изменяющиеся условия во внешней и внутренней среде предприятия.

Во-вторых, контроль помогает принять необходимые меры по устранению своевременно обнаруженных нарушений, ошибок и промахов.

В-третьих, результаты контроля выступают критериями при оценке деятельности организации и работе ее сотрудников, и позволяют определить степень эффективности любого управленческого процесса (7).

 

2. Области применения контроля и проблемы его осуществления

 

Контроль применяется во всех областях деятельности организации, которые существенно могут повлиять на достижение поставленных целей.

В области финансовых ресурсов контроль представляет собой анализ финансового состояния организации в виде финансового плана, который отображает поступление и расходование денежных средств по статьям затрат. Проблемой осуществления контроля в данной области является социально-экономическое развитие региона и страны в целом, а именно риск наступления финансово-экономического кризиса и потеря инвестиций извне (6).

В области человеческих ресурсов - контроль представляет собой перечень и анализ профессиональных компетенций персонала, необходимых для осуществления им своих непосредственных обязанностей и отбора наиболее квалифицированных работников. Контроль здесь может столкнуться с такой проблемой, как неудовлетворенность персонала и вследствие чего повышение текучести кадров.

 В области управления  материально-сырьевыми ресурсами контроль выступает в роли критерия соответствия поступающих материалов стандартам минимально допустимых значений качества. Также контроль способствует своевременному обеспечению запасами материально-сырьевых ресурсов для успешного функционирования организации в необходимом для этого количестве. Преградой на пути осуществления контроля может стать недостаток финансовых средств и прекращение поставок необходимых ресурсов (3).

Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях: стратегическом и оперативном.

На стратегическом уровне контроль определяет эффективность работы каждого отдела и всей организации в целом, участвует в рациональном использовании ресурсов, осуществляет планирование экономического развития организации на несколько лет вперед. На данном уровне успешность контроля напрямую зависит от стабильности организации.

На оперативном уровне контроль следит за экономически-хозяйственной деятельностью и технологическим процессом, а также проводит проверку на соответствие качества продукции и участвует в разработке пошаговых операций в непродолжительном периоде. Самую главную проблему здесь могут представить конкуренты организации (10).

 

3. Виды контроля

 

Выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Перед всеми данными видами контроля стоит одна и та же цель - максимально приблизить получаемые результаты к наиболее желательным последствиям для организации. Различает их только время проведения.

Предварительный контроль, как правило, осуществляется для того, чтобы проверить готовность организацию к выполнению необходимых действий. Это делается для того, чтобы избежать возможных финансовых и временных затрат. В основе этого вида контроля лежит не создание определенных правил и процедур, а их реализации. Поэтому, чтобы убедиться в правильности выполнения работ, необходимо строго соблюдать разработанные для этого правила и процедуры.

Текущий контроль, как правило, применяется в  человеческих, материальных и финансовых областях. В области человеческих ресурсов контроль осуществляется путем оценки и анализа профессионально важных качеств работника, необходимых для выполнения своей деятельности и достижения поставленных целей для организации. В области материальных и финансовых ресурсов текущий контроль устанавливает соответствие между требуемым и фактическим количеством средств, необходимых для успешного выполнения заданной цели. В случае нехватки ресурсов данный вид контроля подает сигнал руководству о необходимости привлечения дополнительных единиц сырья, материалов, денежных средств и т.п (4).

Исходя из названия, нетрудно догадаться, что текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Данный вид контроля обычно выражается в форме наблюдения непосредственного начальника за работой подчиненного.

Однако следует отметить, что текущий контроль не осуществляется параллельно с выполнением самой работы. Он скорее основан на измерении фактических результатов по окончанию работы. Текущий контроль основывается на обратных связях.

Заключительный контроль проводится после завершения работы или по окончанию времени, отведенного на ее выполнение. Несмотря на то, что заключительный контроль не позволяет определять возникшие проблемы в ходе выполнения работы и соответственно реагировать на них, данный вид контроля выполняет две важных функции. Во-первых, заключительный контроль дает исчерпывающую информацию о результатах работы, которая необходима для планирования выполнения аналогичных работ в будущем. Во-вторых, результаты заключительного контроля способствуют повышению мотивации среди исполнителей и заказчиков работы (2).

 

1.4 Эффективность  контроля

 

Для достижения целей организации контроль должен  обладать необходимыми свойствами, т. е. быть эффективным.

Эффективным является контроль стратегического характера, нацеленный на достижение заданных результатов, осуществляемый своевременно и с достаточной простотой, при этом в нужной степени мобильный и финансово экономичный. Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом (3).

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность  контроля, т.е. отражение общих приоритетов  организации и поддержание их.

2. Ориентация на результаты. Главной целью эффективного контроля является не сбор информации и выявление возникающих проблем, а  конкретное решение задач, стоящих перед организацией. В итоге такой контроль помогает организации не только достигнуть заданных сейчас целей, но и формулировать новые, которые помогут обеспечить успешное функционирование и развитие организации в будущем.

3. Соответствие делу. Для  того, чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно (11).

4. Своевременность контроля  заключается в уменьшении времени между проведением измерений и оценок для того, чтобы продолжить процесс достижения цели как можно быстрее и начать ее контроль уже на другом этапе выполнения.

5. Гибкость контроля. Эффективный контроль должен быть максимально гибким, чтобы быстро реагировать на изменяющиеся условия во внешней и внутренней среде организации.

 6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это контроль, обладающий самыми простейшими методами для достижения цели, которые требуют минимальный затрат усилий, времени и денежных средств.

7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит  больше, чем полученный результат не обладает эффективностью, скорее наоборот ведет к исчезновению контроля как вида деятельности.

8. Важным критерием контроля  является самоконтроль. Поэтому  для повышения его эффективности  необходимо вовлекать весь персонал  с возможным расширением границ  полномочий каждого сотрудника (8).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ПОСЕЛКА ГОРОДСКОГО ТИПА ГРИЦОВСКИЙ ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Характеристика администрации

 

Администрация муниципального образования «Поселок городского типа Грицовский Веневского района Тульской области» является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления Грицовского сельского поселения и осуществляет свои функции в интересах жителей поселения по решению вопросов местного значения. 
            Администрация поселка является юридическим лицом, имеет свою печать, счета в банках и другие реквизиты. Административно-правовая форма – муниципальное учреждение (казенное).