Глава администрации - Кипиани
Владимир Ильич. Глава сельского поселения
руководит администрацией сельского поселения
на принципах единоначалия.
Администрация расположена
по адресу: 301318, Тульская область, Веневский
район, п. Грицовский, ул. Первомайская,
д. 24.
Администрация выполняет следующие
виды деятельности:
- Государственное управление
и обеспечение военной безопасности; социальное
страхование;
- Государственное управление
общего и социально-экономического характера;
- Государственное управление
общего характера;
- Деятельность органов местного
самоуправления по управлению вопросами
общего характера;
- Деятельность органов местного
самоуправления районов, городов, внутригородских
районов (Основной вид деятельности).
Структуру органов местного
самоуправления сельского поселения составляют:
1. Собрание представителей сельского
поселения;
2. Глава сельского поселения;
3. Администрация сельского поселения;
4. Контрольный орган сельского
поселения.
Структура численности персонала
администрации сельского поселения Грицовский
представлена в таблице 1.
Таблица 1
Год |
Штатное расписание (чел.) |
Штатное замещение (чел.) |
2010 |
12 |
12 |
2011 |
15 |
14 |
2012 |
16 |
15 |
2013 |
15 |
14 |
2014 |
15 |
15 |
Из таблицы
видно, что среднесписочная численность
персонала соответствует штатному
расписанию. Также заметно прослеживается
увеличение численности работников.
Только в 2013 году штатное расписание
сократилось на одну единицу,
что связано с уходом работника
отдела отчетности на пенсию.
Также по данным таблицы можно
рассчитать коэффициенты обеспеченности
и постоянства кадров за 5 лет.
Коэффициент обеспеченности
кадров рассчитывается по формуле:
Коб = (Чз/Чср), где Чз- численность
замещения, Чср-среднесписочная численность
(рис. 1).
Коб 2010=1
Коб 2011=0,93
Коб 2012= 0,94
Коб 2013=0,93
Коб 2014=1
Исходя из данных расчетов,
видно, что обеспеченность администрации
человеческими ресурсами в течение 5 лет
не сильно варьируется.
Коэффициент постоянства кадров
рассчитывается по формуле:
Кп = (Р/Чср), где Р - численность
работников, проработавших год.
Кп 2010= 1
Кп 2011=1,1
Кп 2012=1,1
Кп 2013=1,1
Кп 2014= 1
Коэффициент постоянства
кадров определяет, насколько стабильное
положение рабочих предприятии. Численность
работников по всем категориям за анализируемый
период стабильна.
Основные показатели социально-экономического
развития поселения представлены в таблице
3.
Таблица 3
Наименование
показателя |
Ед.
измерения |
2010
год |
2011
год |
2012
год |
2013
год |
Объем
сельскохозяйственной продукции в хозяйствах
всех категорий |
тыс.
руб. |
- |
- |
- |
- |
Инвестиции
в основной капитал (без организаций малого
предпринимательства) |
тыс.
рублей |
- |
- |
- |
- |
Ввод
в действие жилых домов |
кв.
м. общей площади |
0,101 |
0,102 |
0,109 |
0,671 |
Оборот
розничной торговли на душу населения |
тыс.
руб. |
8900 |
11200 |
11200 |
12500 |
Среднемесячная
номинальная начисленная заработная плата
(по кругу крупных и средних организаций) |
рублей |
2750 |
3500 |
3700 |
4900 |
Зарегистрированное
число безработных (на конец года) |
человек |
28 |
29 |
20 |
24 |
Количество
общеобразовательных школ |
единиц |
1 |
1 |
1 |
1 |
Согласно данной таблице можно
сделать вывод о повышении качества жизни
жителей поселка Грицовский. Увеличивается
количество жителей в поселении, при этом
уменьшается количество безработных,
а также растет среднемесячная заработная
плата. Все это, несомненно, свидетельствует
об активной деятельности администрации,
трудящейся на благо своих односельчан.
2.2 Система контроля в администрации
Все направления деятельности
администрации обязательно подвергаются
контролю. Особое внимание следует уделить
контролю исполнения управленческих решений,
т.к. от этих решений зависит жизнь и благосостояние
жителей поселка.
Для того, чтобы осуществить
контроль исполнения управленческих решений,
необходимо провести анализ документов.
Данный вид контроля имеет своей целью
обеспечить своевременное и качественное
исполнение всех поручений, прямо прописанных
в документах.
Контролю подвергаются не все
документы, а только те, исполнение которых
в огромной степени влияет на жителей
сельского поселения.
Осуществляют проведение контроля
и организацию исполнения документов
заместитель главы администрации и руководители
структурных подразделений администрации.
В осуществлении контроля принимают
участие общий и юридический отделы. Общий
отдел проверяет сроки исполнения и рассмотрения,
перечень исполнителей, качество обратной
связи и т. д., а юридический отдел проверяет
грамотность составления документов и
устанавливает обязательства двух сторон,
необходимых при исполнении разработанных
управленческих решений.
Контроль осуществляется:
- за качественным решением вопросов, поставленных в документах;
- за своевременностью рассмотрения
и принятия документа к исполнению, а также
за сроком самого исполнения;
- за исполнением документов,
адресованных конкретным должностным
лицам;
- за ходом рассмотрения и получения
обратной связи на письма, направленные в вышестоящие органы.
Контроль за исполнением документа
начинается с момента постановки документа
на контроль (записи в резолюции Главы
администрации). В случае, когда истекает
срок исполнения документа, исполнитель
за три дня до окончания срока должен в
письменном виде, с указанием конкретных
причин отсрочки, попросить о продлении
срока исполнения документа. Данная просьба
должна быть адресована главе администрации
или его заместителям.
Все поступившие в администрацию
документы изначально попадают в общий
отдел, где проходят первичную обработку
и затем отправляются, непосредственно,
к главе администрации для успешного их
исполнения.
На Законы Российской Федерации,
указы, распоряжения Президента Российской
Федерации, постановления, распоряжения
Правительства Российской Федерации,
обращения, запросы депутатов Областной
Думы, постановления, распоряжения губернатора
и администрации Тульской области, иные
документы вышестоящих органов исполнительной
власти Тульской области, в случае постановки
их на контроль заполняется контрольная
карточка, на которую переносится резолюция
(указание), проставляется отметка о контроле
«К» и исполнителе.
Кроме этого, существует отметка
об особом контроле «ОК» , которая ставится
на документах и контрольных карточках
в случае указания на них даты предоставления
информации в вышестоящие органы.
Если же главой администрации
в резолюции отмечена необходимость составления
по данным документам проекта постановления
или распоряжения, то в определенный срок
необходимые материалы должны быть переданы
исполнителем вышестоящему руководству,
а именно заместителям главы администрации,
руководителям структурных подразделений,
ответственным за выполнение указаний
Главы администрации.
Резолюция Главы администрации
с пометками «Для сведения», «Для исполнения»,
«Для руководства» четко дает понять,
кому именно адресован документ и меры
по его исполнению. На общий отдел в таком
случае возлагается обязанность в течение
двух дней осведомить исполнителей о поручении
им документа и ознакомить с его содержанием.
И только после этого общий отдел имеет
право сделать отметку в контрольной карточке
о дополнении к поручению Главы администрации.
Контрольная карточка хранится
в общем отделе постоянно вместе с документом,
а затем сдается в архив Тульской области
В ходе подготовки постановлений
и распоряжений возникает вопрос о контроле
их исполнения. Об этом делается запись
с указанием сроков и конкретного исполнителя.
Но проект решения не может вступить в
силу без согласования с общим и юридическим
отделами.
Все материалы по исполнению
дела, взятого под контроль, хранятся в
специальных папках с одноименными названиями,
которые создает общий отдел. За соблюдением
всех правил организации контроля за исполнением
решений и снятия решений с контроля следят
заместители главы администрации в соответствии
с распределением обязанностей.
В случае принятия к исполнению
особо значимых решений по жизненно важным
вопросам социально-экономической жизни
сельского поселения в течение десяти
дней должен быть разработан план мероприятий
по осуществлению контроля за исполнением
данных решений с указанием сроков исполнения
и ответственных лиц. Разработкой данного
плана занимаются заместители главы администрации
совместно с руководителями структурных
подразделения, а утверждает его глава
администрации. Один экземпляр передается
в общий отдел.
В последнее время глава администрации
много внимания начал уделять вопросам
благоустройства поселка и обеспечения
благосостояния его жителей. В связи с
этим заметно увеличилось количество
документов, принятых к исполнению и нуждающихся
в контроле. А поскольку документооборот
в администрации осуществляется ручным
способом, то встает острая нехватка времени
и рабочей силы. Таким образом, процесс
налаживания и ускорения документооборота
является одной из главных проблем администрации
поселка Грицовский, требующая незамедлительного
решения.
2.3 Совершенствование
контроля в администрации
Для решения выявленной проблемы
сначала необходимо определить, что наиболее
выгодно: модернизация процесса документооборота
или увеличение численности персонала.
Второй вариант категорически не выгоден
для нашей администрации, т.к. ее штат полностью
укомплектован и введение дополнительной
штатной единицы чревато финансовыми
затратами. В связи с этим, необходимо
автоматизировать систему документооборота,
что повлечет за собой совершенствование
контроля над исполнением необходимых
документов. Усовершенствованная система
контроля должна включать: автоматизированный
учет, проверку исполнения на местах, анализ
оперативной деятельности подразделений,
выработку рекомендаций и принятие мер
для устранения причин, снижающих эффективность
управления, и др.
Такой контроль будет содействовать
исполнению решений на высоком уровне
и в строго отведенные сроки и обеспечит
получение аналитической информации,
необходимой для оценки управленческой
деятельности государственного аппарата,
госорганов, структурных подразделений,
конкретных госслужащих.
С помощью автоматизация
документооборота администрации повысится
исполнительная дисциплина и заметно
сократятся временные затраты на разработку,
принятие, исполнение, и контроль управленческих
решений.
Изучив несколько автоматизированных
систем делопроизводства, мы пришли к
выводу, что для нашей администрации наиболее
оптимальной является автоматизированная
система электронного документооборота
«ДЕЛО». Рассмотрим ее подробнее.
Система «ДЕЛО» представляет
собой комплекс мероприятий по обеспечению
автоматизации делопроизводства и замене
печатного документооборота на электронный.
Данная система обладает рядом
преимуществ: предназначена для руководителей
разных уровней; обеспечивает оперативный
поиск документов; отлеживает движение
документа с начала разработки до его
принятия; проводит эффективный контроль
за исполнением и предоставляет полную
отчетность; снижает временные затраты;
предоставляет возможность делегирования
полномочий; имеет удобный и доступный
своей простотой интерфейс и т. д.
Система «ДЕЛО» настолько универсальна,
что быстро адаптируется к специфике любой
организации.
Автоматизированная система
«ДЕЛО»:
- Обеспечивает конфиденциальность
документов, помещенных в базу системы,
с использованием электронной цифровой
подписи (ЭЦП) и специальных криптографических
средств.
- Снижает трудоемкость процесса
массовой замены бумажных документов
на электронные с помещением их в базу
системы путем выполнения функции «Поточное
сканирование».
- Может осуществлять все виды
работы над документами без каких-либо
ограничений.