Контрольная работа по "Информационному менеджменту"

Функционал КИС  как определяющий фактор выбора ее структуры

   Эффективное управление современным предприятием представляет собой довольно нетривиальную задачу, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую скорость изменения операционного окружения. Основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности предприятия. Формируемые в ходе выполнения вышеперечисленных функций управленческие решения служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В связи с тем, что автоматизация исполнения должностных обязанностей и отдельных поручений фактически стала в последнее время стандартом де-факто, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно управленческих функций.

Таким образом, наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения  замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования.

Очевидно, что в состав КИС должны войти средства для документационного  обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников  и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к  КИС является интеграция большого числа  программных продуктов.

Подобная широкопрофильная система  должна в равной, максимально допустимой, степени удовлетворить все подразделения  организации, по возможности сохранить  существующие бизнес-процессы, а также  методы и структуру управления. Без  привлечения автоматизации практически  нельзя контролировать постоянно меняющиеся бизнес-процессы. Наполнение предметной части КИС может существенно изменяться в зависимости от профиля деятельности предприятия, включая, например, программное обеспечение для финансового анализа, складскую программу либо PDM-систему. Некоторая часть КИС определяется такими характеристиками, как масштаб организации и объемы информационных работ. С их увеличением становится актуальным внедрение специализированных модулей делопроизводства и архивного хранения, которые способны поддерживать крупные электронные архивы смешанной документации с обеспечением необходимого уровня надежности и безопасности хранения информации.

     В дополнение к функционалу, структуру КИС определяют и реализующие данный функционал технологии. С этой точки зрения современные информационные системы должны отвечать целому набору обязательных требований. Среди них, в первую очередь, стоит отметить использование архитектуры клиент-сервер с возможностью применения большинства промышленных СУБД, обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам, поддержку распределенной обработки информации, модульный принцип построения из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и другие), а также поддержку технологий Internet/intranet.

Кроме того, немаловажную роль играют и другие — эксплуатационные —  характеристики: легкость администрирования, эргономичность, наличие локализованного (русифицированного) интерфейса.

Наиболее органичным и эффективным  способом построения КИС, при котором  были бы выполнены вышеперечисленные  функции и требования к технологичности, является использование в качестве ядра всего информационного комплекса  системы автоматизации деловых  процессов.

Для того чтобы понять, почему это  именно так, необходимо вспомнить, что, фактически, деятельность любой организации  представляет собой нечто иное, как  совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые  вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов. Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых  отделов, а также принципы построения информационных систем. Поэтому автоматизация  предприятия, исходя из делового процесса, наиболее логична, и самое главное, — вполне реальна благодаря современным workflow-системам, выступающим в роли связующего звена, вокруг которого и  будут интегрироваться другие программные  продукты. Сформированная таким образом  КИС характеризуется одновременно универсальностью и эффективностью. Она способна автоматизировать деятельность предприятия практически любой  отрасли и при этом позволяет  сохранить специфические, критически важные нюансы управленческого и  организационного ноу-хау. Кроме того, автоматизацию не нужно начинать с нуля. Интегрированный комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, т. е. с использованием уже имеющегося системного и прикладного программного обеспечения. Не стоит забывать также, что при применении в предложенной структуре современных workflow-систем, которые характеризуются открытостью  и широкими возможностями по настройке, легко достигается динамичная и  гибкая модификация целей и функций  КИС.

 

Создание инфосистем на основе системы автоматизации  деловых процессов

    Сегодня существует целый ряд систем автоматизации деловых процессов (САДП), заслуживающих самого пристального внимания потребителя, который собрался проводить комплексную автоматизацию. Из зарубежных систем это, в первую очередь, Action Workflow фирмы Action Techologies и продукт фирмы Staffware Inc., который так и называется Staffware; из отечественных — ничуть не уступающая зарубежным конкурентам система WorkRoute компании ВЕСТЬ АО, получившая признание на западном рынке.

Прежде чем перейти непосредственно  к рассмотрению вопроса о построении КИС на подобных системах, имеет  смысл вкратце познакомиться  с их терминами и принципами функционирования. Работа workflow-систем, как правило, основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных редакторов создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

   Карта делового процесса создается, а обычно просто рисуется мышью с использованием нескольких графических примитивов и затем может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно за считанные минуты получить реально работающее workflow-приложение. В некоторых workflow-системах создание информационных моделей деловых процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний. Так, в Action Workflow программирование используется для разработки электронных форм, которые являются неотъемлемой частью бизнес-модели, обеспечивая взаимодействие системы с пользователем на этапах делового процесса. Важно отметить, что, несмотря на общий подход, workflow-системы сильно различаются по возможностям карт деловых процессов, в связи с чем при выборе такой системы необходимо прежде всего обратить внимание, насколько сложными могут быть структуры деловых процессов и какие в них поддерживаются типы этапов. Стандартный набор должен обязательно включать простой узел (выполнение элементарного действия, например редактирование первого варианта технического проекта), условие (ветвление дальнейшего хода делового процесса в зависимости от условий), ветвление (безусловное разделение процесса на несколько параллельных ветвей), объединение ветвей, скрипт (встроенный язык программирования для автоматического выполнения таких операций, как, скажем, обращение в базу данных внешней прикладной программы с извлечением из нее предварительной информации по техническому заданию), множественные точки входа и выхода из делового процесса.

   Также должна существовать возможность определять в контексте карты переменные различных типов, несущие любую смысловую нагрузку и влияющие на ход выполнения работы (допустим, название контрагента по сделке, сумма сделки, дата завершения этапа). Разумеется, должен быть встроенный редактор для создания экранных форм, которые на каждом этапе делового процесса отображают переменные и формируют пользовательский интерфейс workflow-приложения.

Следует помнить, что значения переменных, в идеале, должны считываться не только из базы данных workflow-системы, но и из баз данных прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные промышленные стандарты СУБД. Это  позволяет интегрировать систему  автоматизации деловых процессов  с внешними приложениями в разрезе  совместного использования данных. Что же касается встроенного языка программирования, о котором выше уже шла речь, то к нему, вполне очевидно, предъявляются такие требования, как простота (например, он должен быть семантически совместим с каким-либо распространенным языком — на сегодняшний день предпочтительнее всего VBA), эффективность, наличие широких возможностей по управлению деловыми процессами и связанными с ними данными. Крайне желательно, чтобы скрипт мог работать с OLE-серверами, запускать внешние программы, взаимодействовать с MAPI-совместимыми почтовыми системами. Кроме того, учитывая, что workflow-система рассматривается нами как основа КИС, для получения полной интеграции с другими программами и облегчения этого процесса, скорее всего, потребуется наличие открытого программного интерфейса API, который бы позволил управлять системой из внешних программ.

Международной организацией, курирующей разработку стандартов и спецификаций на системы класса workflow, является Workflow Management Coalition (WfMC). Теперь, после небольшого отступления, вернемся к проблеме построения КИС на базе системы автоматизации  деловых процессов.

Функциональные  подсистемы КИС

 

Если workflow-система отвечает большинству  вышеперечисленных требований, то это  позволит легко объединить вокруг нее  любые современные приложения, поддерживающие те или иные стандарты межпрограммного  взаимодействия. Ясно, что функциональная направленность интегрированного комплекса  в принципе ничем не ограничена, однако некоторые сферы деятельности носят более распространенный характер, нежели другие, и поэтому заслуживают  интеграции в первую очередь.

Заключение

Подведем итог вышеизложенному. Комплексная  информационная система — это  совокупность технических и программных  средств предприятия, реализующих  идеи и методы автоматизации. Комплексная  автоматизация подразумевает перевод  в плоскость компьютерных технологий всех основных деловых процессов  организации. И использование специальных  программных средств, обеспечивающих информационную поддержку бизнес-процессов, в качестве основы КИС представляется наиболее оправданным и эффективным. Современные системы управления деловыми процессами позволяют интегрировать  вокруг себя различное программное  обеспечение, формируя единую информационную систему. Тем самым решаются проблемы координации деятельности сотрудников  и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство  получает своевременный доступ к  достоверным данным о ходе производственного  процесса и имеет средства для  оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений. И, что  самое главное, полученный автоматизированный комплекс представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно  перестраивать на лету и дополнять  новыми модулями или внешним программным  обеспечением.

Информационная система может  строиться с применением послойного принципа. Так, в отдельные слои можно  выделить специализированное программное  обеспечение (офисное, прикладное), непосредственно workflow, систему управления документами, программы поточного ввода документов, а также вспомогательное программное  обеспечение для связи с внешним  миром и обеспечения доступа  к функционалу системы через  коммуникационные средства (e-mail, Internet/intranet). Среди преимуществ такого подхода  следует отметить возможность внесения изменений в отдельные программные  компоненты, расположенные в одном  слое, без необходимости коренных переделок на других слоях, обеспечить формальную спецификацию интерфейсов между слоями, поддерживающих независимое развитие информационных технологий и реализующих их программных средств. Причем применение открытых стандартов позволит безболезненно осуществлять переход с программных модулей одного производителя на программы другого (например, замена почтового сервера или СУД). Кроме того, послойный подход позволит повысить надежность и устойчивость к сбоям системы в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                          Список использованной литературы 
 
1.     Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под      ред. проф. Г.А.Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ,с.400, 2005г.; 
2.     Бойдейл Т. Как улучшить управление организацией: пособие для руководителей. – М.: «ИНФРА» – 2005г.; 
3.     Гагарский В.А. Проблемы внедрения корпоративных информационных систем // «Дело» – №12.–2006г.; 
4.   Глинских А. Основные особенности внедрения КИС //по материалам сайта http://www.interface.ru/; 
5.     Информационные системы в экономике / Под ред. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 2006г.; 
6.     Квинтин Андерсон Наиболее эффективные методы внедрения систем управления // «Управление» – № 4. – 2004г.; 
7.     Корпоративные информационные системы http://www.cfin.ru/software/kis/index.shtml; 
8.   Материалы сайта  «Планета КИС» http://www.russianenterprisesolutions.com/ 
9.   Научные основы организации управления и построения  АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 2000г.; 
10.  Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, 2002г.; 
11.   Филипенко И.А. Выбор ПО для автоматизации управления //“Корпоративные системы” –№3. – 2001г.