Контрольная работа по "Менеджменту"

1. Описать систему управления деятельностью « Делопроизводство на предприятии» с помощью управленческих функций.

1. Допустим, система управления  организуется на предприятии  средних размеров по производству  запчастей для автомобилей.

2. Для этого на предприятии  создается специальное подразделение  – отдел делопроизводства, который  будет заниматься  обработкой  поступающей корреспонденции, направлять  ее в структурные подразделения,  передавать документы на исполнение  в соответствии с резолюцией руководства предприятия, оформлять регистрационные карточки, вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, подготавливать и сдавать в архив документы, законченные делопроизводством.

3. Описание системы управления.

Целеполагание:  Обрабатывать поступающую  корреспонденцию, направлять ее в структурные  подразделения, передавать документы  на исполнение в соответствии с резолюцией руководства предприятия, оформлять регистрационные карточки, вести картотеку учета прохождения документальных материалов, контролировать их исполнение, выдавать справки по зарегистрированным документам, вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, подготавливать и сдавать в архив документы, законченные делопроизводством, обеспечивать сохранность проходящей служебной документации, подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, использовать ПК для повышения качества и производительности выполняемых работ.

Сотрудники:  на должность делопроизводителя  назначаются лица с общим средним  образованием и индивидуальным обучением  не менее трех месяцев.

Средства труда: необходим  просторный кабинет, рабочее место  должно быть оборудовано компьютером, также должна иметься множительная техника.

Связи: в ходе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует  практически со всеми подразделениями  предприятия, так как обрабатывает поступающую корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения, передает документы на исполнение в  соответствии с резолюцией руководства предприятия.

Стимулирование: необходимо предусмотреть  материальное стимулирование по итогам работы за месяц, в зависимости от трудового вклада сотрудников и  соблюдения трудовой дисциплины.

Планирование: отдел делопроизводства разрабатывает следующие планы  – номенклатуры дел для все  отделов предприятия, план плановых проверок ведения документов и соблюдения номенклатуры дел.

Контроль:

• за правильностью оформления документов,
• прохождение документов в соответствии с резолюцией руководства,
• исполнение документов,
• учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
• систематизацию и хранение материалов, своевременную сдачу в архив.

Регулирование: специалист отдела делопроизводства должен быть хорошо знаком со структурой предприятия, для передачи документов в соответствии с резолюцией руководства;  система  хранения документов должна быть построена  четко для удобства нахождения необходимых  документов или корреспонденции.

 

2. Организационная структура управления предприятием из заданных элементов (структурных подразделений).

Перечень структурных подразделений  предприятия:

1. Блок (управление):

• Секретариат

• Бухгалтерия
• Отдел внешнеэкономических связей
• Юридическая служба
• Плановый отдел
• Конструкторский отдел
• Отдел метрологии
• Отдел научно-технической информации
• Отдел материально-технического снабжения
• Отдел комплектации и внешней кооперации
• Конструкторско-технологический отдел
• Отдел охраны труда и техники безопасности
• Бюро подготовки кадров
• Служба управления персоналом
• Специально-конструкторское бюро
• Отдел изобретательства и патентоведения
• Служба безопасности
• Отдел военизированной охраны (ВОХР)

2. Блок (цеха и обслуживание производства)

• Опытный цех
• Отдел капитального строительства
• Энерго-механический отдел
• Ремонтно-строительный цех

3. Блок (испытательные цетры)

• Вычислительный центр
• Научно-исследовательская лаборатория

 

По составу подразделений  профиль предприятия научно-производственный.

Администрация:

• Генеральный Директор
• Финансовый Директор
• Заместитель ГД по производству
• Заместитель ГД по научно-исследовательской части.

 

 

3. Определить, что такое проектная (программно-целевая) структура управления (нарисовать схему). Охарактеризовать ее особенности и целесообразность применения.

 

Программно-целевая структура управления организацией:

 

 

Построенная на основе принципа двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функционального подразделения, которое предоставляет персонал и другие ресурсы руководителю проекта (или целевой программы), с другой, - руководителю временной группы, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и ресурсы. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с членами проектной группы и с другими работниками функциональных подразделений, подчиняющимися ему временно и по ограниченному кругу вопросов (причем сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений - отделов, служб). Переход к программно-целевым структурам охватывает не всю организацию, а лишь ее часть, причем успех здесь в значительной мере зависит от того, в какой степени руководители проектов обладают профессиональными качествами менеджеров и способны выступить в проектной группе в роли лидеров.

     Преимущества программно-целевой структуры:

·          лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и спрос;

·      более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов;

·          более гибкое и эффективное использование персонала организации,

специальных знаний и компетентности сотрудников;

·    относительная автономность проектных групп или программных комитетов способствует развитию у работников навыков принятия решений, управленческой культуры, профессиональных навыков;

·         улучшение контроля над отдельными задачами проекта или целевой

программы;

·        любая работа организационно оформляется, назначается одно лицо -

"хозяин" процесса, служащее центром сосредоточения  всех вопросов, касающихся проекта или целевой программы;

·        сокращается время реакции на нужды проекта или программы, т. к.

созданы горизонтальные коммуникации и единый центр принятия решений.

·        Недостатки программно-целевых структур:

·           трудность установления четкой ответственности за работу по заданию

подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного

подчинения);

·           необходимость постоянного контроля над соотношением ресурсов,

выделяемых  подразделениям и программам или  проектам;

·           высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам

работников, работающих в группах, необходимость  их обучения;

·           частые конфликтные ситуации между руководителями подразделений и проектов или программ;

·   возможность нарушения правил и стандартов, принятых в функциональных подразделениях, из-за оторванности сотрудников, участвующих в проекте или программе, от своих подразделений.

     Вывод: внедрение программно-целевой структуры дает хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем корпоративной культуры и квалификации сотрудников, в противном случае возможна дезорганизация управления.

 

4. Проанализировать материалы экспертной оценки начальника отдела техники безопасности.

 

Перечень качеств	Оценки экспертов						Средняя оценка
	Выше по должности		Равных по должности		Подчиненных
1. Знание площадей предприятия	3	4	3	3	0	2	2,5
2. Наличие необходимых профессиональных  знаний	3	4	3	3	4	3	3,3
3. Чувство ответственности за порученное дело	4	4	3	4	4	3	3,7
4. Умение убедить в правильности  своих решений	4	4	4	3	0	3	3,0
5. Умение контролировать работу  подчиненных	4	3	3	4	4	3	3,5
6. Решительность	5	4	4	4	5	4	4,3
7. Рациональность использования рабочего  времени	5	5	4	4	4	4	4,3
8. Вежливость, корректность поведения	5	4	3	4	4	3	3,8
9. Умение считаться с интересами  других людей	3	4	3	4	4	1	3,2
Средняя оценка	4,0	4,0	3,3	3,7	3,2	2,9	3,5

 

Средневзвешенная оценка:   2,5*0,5+3,3*0,5+3,0*0,3+3,5*0,3+4,3*0,3+4,3*0,3+3,8*0,2+3,2*0,2+3,5*0,2   =  3,5

2,8

Возможный состав экспертов:  выше по должности: зам.директора по экономике, зам. директора  по производству;

• равных по должности: главных технолог, главный механик;

- подчиненные:  инспектора отдела техники безопасности.

Судя  по выставленным оценкам не все эксперты были достаточно искренни и добросовестны: например подчиненные по двум качествам  поставили 0 балла, в то время как  остальные оценили эти качества в 3,4 балла.

Сильные стороны: -чувство ответственности  за порученное дело; - умение контролировать работу подчиненных; - решительность; - рациональность использования рабочего времени; - вежливость, корректность поведения.

Слабые  стороны: - умение убедить в правильности своих решений; - умение считаться  с интересами других людей.

В целом  начальник отдела техники безопасности соответствует занимаемой должности, средний балл составляет 3,5,  он решительный, корректный, вежливый, ответственно относится к поручаемым ему заданиям, умеет рационально распределит рабочее время, вследствие чего он успешно справляется со своими обязанностями. Начальники отдела техники безопасности можно зачислить в резерв на более высокую должность (главного инженера) и по возможности использовать.

5. Производственная ситуация по постановке задачи руководителем подчиненному с использованием экономических методов управления (первый уровень «пирамиды Маслоу») и социально-психологических  методов управления (третий четвертый уровень «пирамиды Маслоу»).

Зачастую в рабочем коллективе на первом месте для сотрудников  стоит уважение, преданность, а не деньги. Коллеги готовы помочь друг другу, особенно начальству, ведь это  сулит карьерный рост. Авторитет  в коллективе никто не отменял. Рассмотрим следующую ситуацию.

В производственно-торговой фирме «Клик-маг» на время отпуска начальника производства, его работу выполнял сотрудник не следующий по карьерной лестнице, а тот, на которого возложили надежды и ответственность. Это  время замещения принесет прибавку к заработной плате, кроме того принесет авторитет специалиста в глазах руководителя и коллектива. Стремление к повышению по карьерной лестнице помогло сотруднику наладить мосты руководства со всем коллективом. Возможно, когда место начальника производства освободится, на него будет назначен этот сотрудник, а пока он заработал признание и уважение со стороны начальства.