Контрольная работа по «Менеджменту»

Здесь необходимо определить содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность условия, которым должен отвечать конечный результат совещания (они определяют цели совещания). Нужно, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров — организаторов совещаний. Выделяются 6 групп ошибок:

- отсутствует главная тема совещания;

- при наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;

- участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;

- в повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами. Число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей, увеличивается;

- на совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;

- не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.

Состав участников. Менеджер должен очень внимательно  подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Оптимальным считается  такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством  работников, активно участвующих  в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое приглашение «для массовости»). К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение  дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания  отводится один определенный день в  неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше  проводить во второй половине дня, так, как из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Деловое совещание лучше всего приурочить ко второму пику. Это послужит для участников совещания дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

не регламентируется его продолжительность;

не соблюдается  установленная продолжительность;

слишком большая  продолжительность;

не делаются перерывы;

не ограничивается время на доклады и выступления;

участники не умеют  кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет  руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, оно должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

слишком много  совещаний проводится в кабинете начальника;

в ходе совещания  ведутся телефонные разговоры и  даже принимаются посетители;

помещение для  совещания плохо оборудовано  и недостаточно освещено.

Подготовка  участников совещания. Менеджер — организатор совещания должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

Литература:

1. Вершигора Е. Е. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 1998.
2. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М.: Изд-во МГУ, 1995.
3. Герчикова Р. С. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 1994.
4. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 1992.