Корпоративный тайм-менеджмент: цели и технологии

 

 

 

 

 

 

4.4. Корпоративный  тайм-менеджмент:

цели и технологии

 

 

Содержание

Введение 3

1.Корпоративный тайм-менеджмент 4

1.1.Понятие корпоративного  тайм-менеджмента 4

1.2.Основные принципы тайм-менеджмента 5

1.3.Цели и результаты  корпоративного тайм-менеджмента 6

2.Внедрение корпоративного  тайм-менеджмента  9

2.1.Этапы внедрения корпоративного  тайм-менеджмента 9

2.2. Проблемы внедрения корпоративного тайм-менеджмента 11

3.Методы внедрения корпоративного  тайм-менеджмента 12

4.Рекомендации по внедрению  тайм-менеджмента в организации 19

Заключение 23

Список используемой литературы 25

 

Введение

 

Множество управленческих дисциплин и технологий помогают руководителю предприятия стать более динамичным, все успевать, укладываться в максимально сжатые сроки. Проектный менеджмент, менеджмент качества, различные корпоративные информационные системы — все это, помимо снижения финансовых издержек, помогает снижать издержки временные.

Корпоративный тайм-менеджмент — одна из таких технологий, оформившаяся в отдельную дисциплину в рамках общего менеджмента благодаря разработкам Тайм-менеджерского сообщества Improvement.ru и кафедры тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии.

Корпоративный тайм-менеджмент — дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности.

Актуальность моей работы обусловлена очевидностью необходимости эффективного управления временем в современной динамичной экономике. Тайм-менеджмент (или самоорганизация) - это эффективная технология организации личной работы, с одной стороны. С другой стороны, это жизненная концепция человека убежденного, что нельзя напрасно тратить невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни.

Целью представленной работы является рассмотрение целей и технологий корпоративного тайм-менеджмента.

Для достижения этой цели в исследовании ставятся следующие задачи:

• рассмотреть корпоративный тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности организации
• обосновать цели и результаты корпоративного тайм-менеджмента
• рассмотреть корпоративный тайм-менеджмент: на пути к становлению нового корпоративного стандарта.

 

1. Корпоративный  тайм-менеджмент. 

 

Корпоративный тайм-менеджмент позволяет сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности. 

Корпоративный тайм-менеджмент объединяет два подхода – личный тайм-менеджмент и корпоративную организацию труда. Задачей внедрения тайм-менеджмента в этом случае становится ответ на вопрос: «Как повысить управляемость фирмы и сотрудников, не потеряв при этом преимуществ, которые дают свобода и инициатива людей?».

 

1.1. Понятие корпоративного тайм-менеджмента

 

«Задача менеджмента в XXI веке —

научиться управлять эффективностью

управленческого и творческого труда».

П. Друкер1

 

Впервые тема корпоративного тайм-менеджмента была заявлена в монографии Г.А. Архангельского «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» в 2003 г. С тех пор идея централизованного корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента становится осознанной потребностью все большего числа компаний и организаций.

Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент — путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент — путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм-менеджмента не является обязательным. В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.

 

1.2. Основные принципы тайм-менеджмента

 

1. Кропотливая самостоятельная  работа.

Качественную, эффективную систему организации своего времени человек может разработать только самостоятельно.

2. Индивидуальность решения.

 О стереотипах планирования не может идти и речи - такую «смирительную рубашку» могут использовать с пользой для себя только личности структурированного типа. А между тем люди более хаотичного склада также стремятся добиться эффективности и успешности. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

3. Необходимость отслеживания  собственной эффективности.

Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы.

4. Мышление, направленное  на эффективность.

Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои.

5. Достижимость и неисчерпаемость  резервов эффективности.

Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

 

1.3. Цели и результаты корпоративного тайм-менеджмента

 

Тот, кто позволяет ускользать своему времени,

выпускает из рук свою жизнь;

тот, кто держит в руках свое время,

держит в руках свою жизнь.

 Алан Лэкейн2

 

Личная эффективность – ключевое понятие тайм-менеджмента: она тем выше, чем более четкие цели мы перед собой ставим, чем осмысленнее и организованнее  относимся к использованию своего времени.

Личная эффективность – использование человеком своего времени для достижения поставленных целей; рассматривается в контексте всей жизни, без привязки к конкретному месту работы или сфере деятельности. 

Говоря о корпоративном тайм-менеджменте, очевидно, что нужен иной угол зрения на вопросы личной эффективности в организации времени. Необходимо учитывать контекст работы, специфику сферы деятельности, особенности конкретной компании, поэтому необходимо ввести новое понятие персональной эффективности. 

Персональная эффективность – личная эффективность человека как сотрудника конкретной организации, обусловленная его собственными усилиями и навыками самоорганизации. 

Таким образом, персональная эффективность – это личная эффективность человека плюс контекст конкретной сферы деятельности.

Каким образом личная эффективность связана с повышением эффективности корпоративной? Начав более осознанно относится к своему времени, человек очень быстро начинает понимать, что потери его личного времени находятся в прямой зависимости от неэффективности существующей корпоративной системы управления. Владея навыками тайм-менеджмента, он будет видеть взаимосвязь потерь компании и собственных (вспомните график взаимосвязи личных и корпоративных целей), и соответственно, более активно инициировать позитивные изменения. При этом изменения, инициированные самим сотрудником, гораздо более эффективны, чем внедренные «приказом сверху». То, что работник придумал и предложил сам, он охотнее будет воплощать в жизнь; при этом он лучше всех информирован о реальном положении вещей, так как ближе всего к реальным проблемам и трудностям работы, которую сам же и выполняет. Таким образом, именно рядовые сотрудники компаний и организаций – лучший ресурс для повышения эффективности компании. «Фирма сама повышает свою эффективность».

• управленческая полезность повышения персональной эффективности подчиненных:
• управляемость персональной эффективностью и понимание особенностей планирования и распределения рабочего времени сотрудником;
• возможность устанавливать оптимальные сроки выполнения задач благодаря реалистичному пониманию степени загруженности подчиненных;
• уверенность в оперативности и своевременности действий подчиненных в ситуациях, когда непосредственный контроль за ними затруднен или невозможен: при взаимодействии подчиненных с клиентами, коллегами из других подразделений и т.д.;
• прозрачность работы подчиненных, формализованность их личных рабочих целей, планов и задач, устранение фактора «незаменимости от неорганизованности» сотрудника.

 

2. Внедрение корпоративного тайм-менеджмента

 

Тайм-менеджмент принято считать наукой по управлению временем, но надо помнить, что время — понятие относительное, им управлять невозможно. Зато можно управлять организацией деятельности. Правильная постановка целей и задач, умелое оперирование бизнес-процессами, грамотный расчет времени, выделенного на определенный проект — вот основные ключи корпоративного тайм-менеджмента, который может принести успех вашей компании.

Итак, что с чего же начать внедрение технологий тайм-менеджмента? Первым делом нужно провести обучение персонала, сопровождаемое различными пред- и пост-треннинговыми мероприятиями. Затем следует выявить, насколько правильно организован рабочий процесс сотрудников компании. По результатам этой диагностики появится возможность оценить реальную картину, которая наглядно покажет все достоинства и недостатки системы работы фирмы. Анализ полученных данных позволит выявить основные проблемы ежедневной деятельности сотрудников, подразделений и даже компании в целом.

После этого логично приступить к формализации полученных знаний и их закреплению в виде корпоративных стандартов. Здесь в качестве корпоративных стандартов могут выступать: правильно поставленные задачи (приоритетность, срочность, виды дедлайнов), единые стандарты отчетности и планирования, личные и командные настройки электронных органайзеров и др. Кроме того, обязательно нужно определить глоссарий тайм-менеджмента — термины, которые относятся к планированию времени. И, маленький секрет — регламенты, подкрепляемые санкциями. Например, введение штрафных санкций за опоздания автоматически дисциплинирует сотрудников компании.

 

2.1.Этапы внедрения корпоративного тайм-менеджмента:

 

«Посев». Основная задача данного этапа – вызвать у сотрудников и коллег свободную заинтересованность темой организации времени. Способы:

«Мотивация через ценности». Объяснение и предъявление сотруднику, в чем его личный интерес грамотно распоряжаться его личным ресурсом времени.

«Делай как я». Самый сильный прием на этом этапе – личный пример руководителя с явно видными внешними позитивными результатами. Еще один способ – грамотно донести до сотрудников, коллег, вышестоящего руководства идеи тайм-менеджмента.

И, наконец, один из сильных приемов мотивации подчиненных: «Бросить в воду, а потом научить плавать». 

«Мотив». Создавайте мотивацию для использования навыков и знаний тайм-менеджмента в реальной практике сотрудников. Один из способов на этом этапе – введение количественных показателей, делающих время подразделения, отдела осязаемым ресурсом и позволяющее отслеживать изменения в процессе применения инструментов тайм-менеджмента.

Примеры таких показателей:

• Сколько времени тратим на совещания;
• Как часто доделываем работу после окончания рабочего дня;
• Как часто и на сколько срываем сроки поставок;
• Сколько времени проходит от получения заказа клиента до момента отгрузки / как вариант: от момента появления новой идеи до вывода нового товара на рынок;
• Сколько раз в неделю руководители соседних подразделений жалуются на то, что задерживаем документацию…

 

 «Порядок». Формализация возникших на первых этапах новых эффективных приемов работы, инструментов, способов, помогающих оптимизировать процессы деятельности, более эффективно использовать рабочее время. Здесь начинается выработка норм, правил, регламентов и договоренностей в области организации времени. 

Таким образом, встраивание тайм-менеджмента в систему управления компанией или организацией, на определенном этапе своего развития приходит к необходимости разработки корпоративных стандартов в области организации времени. 

2.2.Проблемы внедрения корпоративного тайм-менеджмента

 

Существует множество причин, препятствующих повышению эффективности организации сотрудников. Основными являются нехватка времени, отсутствие навыков работы в команде, неэффективное планирование и, как следствие, использование рабочего дня. Более того, с каждым годом развитие высоких технологий требует от человека ускорения темпов работы. Самое важное оружие в борьбе с недостатком самодисциплины - грамотное распределение задач и выделение приоритетов в течение всего дня. Немаловажными являются эффективная система мотивации персонала, поощрение наиболее активных сотрудников, проведение тренингов за счет организации. Сегодня множество компаний предлагают различные тренинги по тайм-менеджменту. Очень важно подобрать для своего персонала наиболее подходящую программу обучения.