Методология и организация исследования систем управления

– математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (примерами могут служить модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, индустриальной динамики и др.);

– графоаналитические модели организационных систем², представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределения прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п.;

– натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные эксперименты – заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты – искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения, сходные с реальными организационными условиями; управленческие игры – действия практических работников, основанные на заранее установленных правилах с оценкой их текущих и долгосрочных последствий ;

– математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях. Примерами могут служить регрессивные модели зависимости численности ИТР и служащих от производственно-технологических характеристик организации; зависимости показателей специализации, централизации, стандартизации управленческих работ от типа организационных задач и других характеристик и т.п.

На  рисунке, представленном ниже отражена структура методов исследования систем управления.(рис 1).

2.Алексеев С. И. Исследование систем управления: Учебное пособие — М.: МЭСИ, 2007. — 128 с

 

 

 

 

 

Рис.1. Структура методов исследования систем управления

                

Таким образом ,объектом исследования и проектирования систем управления выступают социальные системы, представляющие собой сложные системные объекты. Цель исследования заключается в поиске наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования и развития , а результат исследования систем управления представляет собой практические рекомендации по изменению тех или иных сторон се функционирования, повышению качества управленческой деятельности менеджера и всего персонала управления. Базовым подходом и методом в исследовании и проектировании систем управления является системный анализ.

 

1.2.Организация исследования  систем управления.

 

Под организационным механизмом³ понимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений.

Такое определение  нацеливает аналитиков и проектировщиков  систем управления на исследование механизма  управления, под которыми соответственно понимается

 

организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений  в рамках существующей структуры  управления. Практически организация  управления — это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором  можно достаточно полно анализировать  всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных  процедур и схемы принятия решений  и до поиска путей совершенствования  системы управления — результата решения.

Анализ  такого рода всегда целесообразно проводить  в начале работы, направленной на перестройку  системы управления. Как показал  опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть  этапов. Рассмотрим их подробнее:

На 1-ом этапе  производится обследование организации  управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых  в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений  с функциями, изложенными в должностных  инструкциях и Положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально  потоки информации, циркулирующие в  каждом подразделении.

На 2-ом этапе  разрабатываются организационные процедуры принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается; для выполнения такой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

На 3-ем этапе выясняются взаимосвязей между процедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений.

На 4-ом этапе  составляется схема принятия решений  конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих  процедур принятия решений.

На 5-ом этапе  происходит проверка реальной схемы  принятия решения. На котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,

На 6-ом этапе разрабатывается вся документация, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации. Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления организаций.

Первостепенная  задача проектирования системы управления организацией⁴ является формирование его целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей  с помощью экспертных методов  требует применения специальной  методики. Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений. Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления. Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, структуры которых мы выявили на стадии обследования.

Моделирование состава управленческих решений  осуществляется для обоснования  решений, которые должны приниматься  в конкретном подразделении. Состав группы решений определяется количеством  структурных подразделений. Оптимальность  процесса подготовки управленческих решений достигается путем выявления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе.

                                               

4. Корхов  Ю.В. Организационное проектирование. Киев: Бизнес, 2001.-240с.

 

Формальная  постановка задачи моделирования функциональных групп управленческих решений такова. Известен полный список управленческих решений, необходимых для реализации целей функционирования, а также  их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных  управленческих решений. Известно также  число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы  каждая из групп потребляла минимальное  количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов  анализа и логики. Распределение  решений по уровням управления осуществляется с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность  руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения  управленческих решений формируется  следующим образом: для каждого  выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности  необходимо определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник должен принимать решения, соответствующие  своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются  в оптимальные сроки. Задача решается последовательно для всех уровней  управления. Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых  схемах управления. В качестве типовой  схемы в рамках предполагаемой концепции  предлагается матрично-штабная схема  управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управленческих решений по уровням управления. Расчет загрузки уровня управления для координационного, проблемного либо функционального  уровня, что в результате обеспечит  обоснование выбора типа структуры  управления. Окончательный выбор  варианта схемы структуры и все  дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры  управления. На заключительном этапе  разрабатывайся документы, регламентирующие деятельность системы управления: положения  о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.

Итак, системная  концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы  управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей  функционирования. Решение задачи анализа  системы управления предлагает исследование процесса управления и структуры  управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа  ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления, т.е. не достигается комплексное проектирование системы управления.

Комплексное проектирование системы управления⁵ предполагает выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих цели функционирования, процесс принятия решений (моделирование организационной технологии подготовки решения), формирование структуры управления, разработку документации, регламентирующей деятельность управления. Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению организованности управления и качества принимаемых решений.

Таким образом ,организация управления — это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления. Организация систем управления состоит из 6 этапов , которые целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. На 1-ом этапе производится обследование организации управления; на 2-ом этапе разрабатываются организационные процедуры принятия управленческих решений; на 3-ем этапе выясняются взаимосвязей между процедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений;на 4-ом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации; на 5-ом этапе происходит проверка реальной схемы принятия решения;на 6-ом этапе разрабатывается вся документация, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                         

   5. Корхов Ю.В. Организационное проектирование. Киев: Бизнес, 2001.-240с.

 

2.Этапы и их характеристика  при проведении исследований.

Любое исследование осуществляется в несколько этапов. Рассмотрим эти этапы.

На первом этапе необходимо выявить потребности  в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого  проблема должна быть четко сформулирована. Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному. Именно в связи с отклонением  от плановых состояний, которое отмечается в определенный момент времени или  прогнозируется на будущее, и возникают  чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение  самих целей или нормативов.