Методология и организация исследования систем управления

Совершенно  очевидно, что введение изменений, требующих  для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние  и положение организации. Совокупность факторов и условий, вызывающих появление  той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части:

Во-первых, характеристика самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений;

Во-вторых, ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Внутренние  факторы в наибольшей мере зависят  от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние  портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ. Внутренние факторы влияют на систему  управления и в значительной степени  способствуют достижению стоящих перед  ней целей. Поэтому изменение  одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются  воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются  внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой  сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают  различное влияние на работу организаций. Еще одна большая группа внешних  факторов, практически не поддающихся  управлению менеджерам организации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.д. Например, экономическое состояние страны (региона) воздействует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы покупателей, правительственная, финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает соответствующее увеличение затрат на производство в организации, следствие — рост цен на ее продукцию, что может вызвать «отток» определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и структуру потребления, что также оказывает воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране влияет на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организации и, что особенно важно, на конкурентоспособность продукции и технологий. Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений — сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами.

Анализ  ситуационных факторов позволяет рассмотреть  проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и  начать поиск решения.

Определить проблему — значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в системах и смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.

При определении  проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и  следствий. Определение главной  проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.

Определение цели связано с ограничением направлений  и средств ее достижения. Эти ограничения  играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению  к определенной системе ограничения  можно разделить на общие и  частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некоторой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением не решенных проблем в более общих системах.Далее представлены этапы проведения исследования систем управления(рис.2)

                Рис.2.Этапы проведения исследования систем управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.

Содержание  второго этапа закономерное продолжение  первого. Это выявление объекта  и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную  работу организации.

На третьем  этапе необходимо выбрать методологию  проведения исследования, под которой  понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.

На четвертом  этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов,

Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся  ресурсов и целей исследования.

Шестой  этап заключается в организации  проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность  и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных  инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений  при проведении исследований.

На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать  и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные  рекомендации, новая модель системы  управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность  исследований, т.е. соразмерить затраты  на проведение исследований и полученные результаты. Иногда процесс исследования конкретного объекта производится в соответствии с выбранной (рекомендуемой) моделью системы управления, часто  называемой эталоном.

При исследовании этапов систем управления необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования.

Введение изменений, требующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации. Также необходимо выбрать методологию проведения исследования и анализ ресурсов для проведения исследования. необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах. ооооооооооооооооооооооооооооооооооооооооооооооооо 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Источники получения сведений  о деятельности организации.

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако  ни один из указанных источников в  отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности  сведений о работе системы. Документы  сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние  дел; сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может  оказаться искаженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательна интеграция методов  получения информации о работе системы, их проверка, сопоставление сведений, полученных из разных источников, повторное  возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки  ранее полученных сведений, детализации  ранее не уточненных важных аспектов. Сопоставление сведений и выявление  истинного состояния дел существенно  облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления. Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после  того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей  системой. Обычно изучение полезно  начинать с документов, прежде всего  рассмотрев структурную организационную  схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях  полезно на этой схеме указать  вышестоящие и подчиненные организации  и связи с ними.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой  организации или подразделении, он переходит к стадии опросов  и бесед с сотрудниками.

Первый  контакт с сотрудниками осуществляйся  с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам  цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор  сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторые задач  и на первых этапах работы нужны  обобщенные данные; для других задач  и на более поздних этапах детальные. Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после  каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед.

Следует учесть, что получение и последующая  обработка сведений является весьма важной, но в то же время и очень  трудоемкой работой. Надо все время  помнить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень  детализации данных и соответствующие  затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключении данной курсовой работы по теме «Методология и организация исследования систем управления», можно сделать некоторые общие выводы и содержании методов и совокупности принципов по данному предмету.

В современных  условиях, на предприятии необходимо знать, как использовать эти методы на практике для достижения наивысшего результата хозяйственной деятельности.

Задачей данной курсовой работы было изучить теоретический материал по основам

организации управления на современных предприятиях; изучить методологические аспекты исследования систем управления; рассмотреть этапы и их характеристики при проведении исследований.

Данные  задачи были выполнены и по результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

1. Главной целью системного анализа является разработка и внедрение такой системы управления, которая выбирается в качестве эталонной, в наибольшей степени соответствующей всем предъявленным требованиям оптимальности;
2. Эффективность исследования систем управления определяется методами исследования;
3. Всю совокупность методов исследования можно структуризировать на методы, основанные на использовании знаний специалистов, методах представления систем и методах исследования информационных потоков;
4. Любая деятельность системы управления направлена на достижение поставленных целей;
5. Методы основанные на использовании знаний и интуиции специалистов включают методы типа «мозговой атаки» , методы экспертных оценок, методы структризации типа «дерева целей»;
6. создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.