Методы исследования систем управления на примере ООО «Уралтермопласт»

Использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компьютере все возможные варианты управления процессами разработки, выделить функции, права и обязанности подразделений и ответственных исполнителей,

В последнее  время для решения задач управления и анализа функционирования различных  систем все шире применяется метод  системной динамики (System Dynamics), основы которого разработаны профессором Дж. Форрестером (США) в 50-х годах. Название этого метода не совсем точно отражает его сущность, так как при его использовании имитируется поведение моделируемой системы во времени с учетом внутрисистемных связей. Поэтому в ряде зарубежных работ в последние годы метод все чаще называют System Dynamics Simulation Modeling, и мы будем также называть его — имитационным динамическим моделированием.

Учитывая, что в литературе описываются в основном конкретные модели и результаты их исследования, целесообразно изложить в общих чертах методику построения и применения имитационных динамических моделей (ИДМ), а затем рассмотреть их применение в управлении.

Любую систему  можно представить в виде сложной  структуры, элементы которой тесно  связаны и влияют друг на друга  различным образом. Связи между элементами могут быть разомкнутыми и замкнутыми (или контурными), когда первичное изменение в одном элементе, пройдя через контур обратной связи, снова воздействует на этот же элемент. Так как реальные системы обладают инерционностью, в их структуре имеются элементы, определяющие запаздывания передачи изменения по контуру связи.

Сложность структуры и внутренние взаимодействия обусловливают характер реакции системы на воздействия внешней среды и траекторию ее поведения в будущем: она может через какое-то время стать отличной от ожидаемой (а иногда даже противоположной), так как с течением времени поведение системы может измениться из-за внутренних причин, именно поэтому целесообразно предварительно проверять поведение системы с помощью модели, что позволяет избежать ошибок и неоправданных затрат в настоящем и будущем.

При имитационном динамическом моделировании строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы; затем поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное время вперед. Это дает возможность исследовать поведение как системы в целом, так и ее составных частей. Имитационные динамические модели используют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере.

 

1.4 Понятие  об информационных потоках и  информационных моделях организации,  взаимосвязи задач управления

Проведение  исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе  указывается, что и в какой  последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов;

назначение  документа;

• количество одновременно выписываемых экземпляров;
• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
• кем заполняются реквизиты и их показатели;
• правила формирования показателей;
• значимость каждого показателя;
• периодичность составления документов;
• частота разработки показателей.

Одновременно  с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи  с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей  системе и ее подразделениях различаются  процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента  их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей  системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода: метод инвентаризации и метод типических групп.

При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации.

Однако  в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и  регулярно повторяющихся документов более часто используется метод  типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее  распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные  элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной.

Каждый  документ на схеме изображен в  виде прямоугольника с указанием  номера документа. Стрелка, идущая ж  документу (от документа), показывает направления  движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

Анализ  схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы  объединяются или расчленяются. В  результате анализа схемы потока можно выявить: объем, характер и  срок выполнения работ для каждого  подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

Информационная  модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное  назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные  модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

 

2. Практическая часть

2.1 Характеристика  организации ООО «Уралтермопласт»

ООО "Уралтермопласт" — это производственное предприятие, с 2003 года профессионально занимающееся серийным выпуском изделий из пластмасс.

Основная  масса изготавливаемой нами продукции  обеспечивает потребности в пластмассовых  изделиях предприятий нефтяной, газовой, трубно-металлургической, машиностроительной, электротехнической и строительной промышленности, а так же автоаксессуары для Российских автомобилей.

География поставок товаров нашей компании не ограничивается Уральским федеральным  округом и охватывает большинство  регионов России.

Основные  направления работы нашей компании:

производство  изделий из различных типов пластмассы методами термолитья и термопрессования, с применением материалов:

• полиэтилен низкого давления;
• полиэтилен высокого давления, полипропилен;
• полистирол, пластик АБС;
• полиамиды;
• реактопласты (материалы для термопрессования)
• изготовление пресс-форм и штампов

При размещении заказов на производство изделий  из пластмасс наше предприятие способно обеспечить своих клиентов полным спектром взаимосвязанных услуг:

• разработка изделий;
• изготовление пресс-формы;
• серийное производство изделий;
• сертификация изделия.

 

Структура управления ООО «Уралтермопласт» указана в  приложении № 1

Директор  выполняет следующие функции:

1. Разработка плана работы организации сроком на 1 год;
2. Следит за выполнением плана, работы всех сотрудников фирмы;
3. Проводит с персоналом различные мероприятия, собрания, планерки.

Главный бухгалтер, бухгалтер:

1. Производит расчет прибыли и убытков фирмы;
2. Выдает заработную плату;
3. Занимается ведением всех хозяйственных счетов организации.

Коммерческий  директор:

1. Распределяет работу менеджеров;
2. Следит за качеством выполненных работ.

Менеджер  по продажам:

1. Принимает заявки от клиентов;
2. Принимает клиентов, знакомит их с продукцией и заключает договора купли – продажи.

Офис менеджер:

1. Документооборот компании;
2. Прием звонков;
3. Обеспечение жизнедеятельности офиса и цеха.

Начальник производства:

1. Занимаются ремонтом и обслуживанием оборудования;
2. Составляет график работы литейного цеха
3. Каждый месяц делают технический осмотр оборудования.

Литейный  цех:

1. Литье изделий из пластмасс;
2. Настройка оборудования и пресс-форм.

Примерные прибыли и расходы предприятия

К основной прибыли можно отнести продажу  изделий из пластмассы, а именно заглушки. Изделия стоят примерно от 100 рублей и выше, в среднем  организация продает  2000 изделий  в месяц, что составляет примерный  доход от 200 000 и выше в месяц.

Расходы фирмы. В основном фирма затрачивает  деньги на изготовление пресс-формы  и обслуживание термопласт автомата.