Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Марта 2014 в 20:58, реферат
В данной работе выявлено, какими способами можно избежать барьером в межличностных коммуникациях, рассмотрены пути усовершенствования искусства общения, что в совокупности делает коммуникации эффективными.
Введение
I.Сущность межличностных коммуникаций
II. Препятствия
III. Усовершенствование искусства общения
Заключение
Список источников
Например, рассмотрим следующую ситуацию. Вы входите в кабинет вашего руководителя, чтобы получить определенную информацию о проекте, над которым вы работаете. Вы вошли, а он несколько секунд продолжает рассматривать бумаги у себя на столе. Потом смотрит на часы и говорит отчужденным невыразительным голосом: «Чем могу быть вам полезен?». Хотя его слова сами по себе не имеют негативного содержания, язык поз и жестов ясно указывает, что вы – нежелательное отвлечение от его работы. С каким чувством вы будете задавать вопрос? Какие мысли придут вам в голову, когда в следующий раз у вас возникнет вопрос к руководителю? Можно предусмотреть, они не будут позитивными. Представьте теперь, как с вашим появлением в кабинете, руководитель, напротив, сразу поднимает на вас взгляд, радушно улыбается и бодрым тоном обращается к вам: «Как продвигается проект? Чем могу быть вам полезен?»
Руководитель, который использовал негативные символы языка поз и жестов, возможно, в действительности хочет помочь подчиненным так же, как и тот, чьи невербальные символы излучают тепло. Ведь слова в обоих случаях произносятся те же. В этом случае, как часто бывает в разговорах людей, невербальные символы полностью подавляют вербальные. Важный вывод из этого примера такой: нужно добиваться, чтобы используемые индивидом для передачи невербальные символы отвечали идее, которую он намеревается сообщить.
Как и семантические барьеры, культурные расхождения при обмене невербальной информацией могут создавать значительные препятствия для понимания. Приняв от японца визитную карточку, стоит сразу же прочитать ее и усвоить. Если вы положите ее в карман, вы тем самым сообщите японцу, что его считают несущественным человеком. Еще один пример культурных расхождений в невербальной коммуникации – склонность американцев с удивлением реагировать на «каменное выражение» лица у собеседников, в то время как улыбка не часто присутствует на лицах россиян и немцев.
ПЛОХАЯ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. Еще одним ограничением эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, на самом ли деле сообщение индивида, принятое получателем, истолковано в том понимании, что он в него вложил. Ниже рассмотрен ряд способов обеспечения обратной связи для совершенствования вашего умения поддерживать межличностные контакты.
НЕУМЕНИЕ СЛУШАТЬ. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщение. Необходимо уметь слушать. Как показали исследования, руководители слушают лишь с 25%-ой эффективностью. В соответствии с другим исследованием, эффективное слушание является важнейшим качеством эффективно функционирующего менеджера. Типичный ответ тысяч руководителей приблизительно таков: «Мне нравится мой начальник, он слушает меня» или «Я могу с ним разговаривать».
Когда менеджеру сообщают о задании, новых приоритетах в работе, изменении рабочих процедур, проблемах, связанных с работой, или новых идеях, способных повысить эффективность отдела или организации, важно услышать конкретные вопросы. Нужно также прислушиваться к чувствам.
О чувстве часто говорит язык поз и жестов и тон голоса. Почувствовав, что сотрудник, который разговаривает с управляющим, встревожен, рассержен или просто в бешенстве от чего-то, менеджер может, например, сказать следующее: «В Вашем голосе звучит тревога. Почему бы вам не быть со мной более откровенной?» или «Давайте поговорим об этом. Мне кажется, Вам хочется это обсудить». Выслушивание фактов и чувств – это выслушивание сообщения полностью. Ведя себя таким образом, менеджер расширяет свои возможности понять ситуацию и показывает свое почтенное отношение до того, как в действительности сотрудник вступит с ним в контакт.
III. Усовершенствование искусства общения
Как было упомянуто выше, первый шаг к эффективной межличностной коммуникации - устранение барьеров. Следующий шаг- усовершенствование искусства общения.
Ученые и специалисты в области управления отмечают несколько рекомендаций, которые следует предпринять человеку, который нацелен на эффективную межличностную коммуникацию:
Индивиду необходимо
систематически обдумывать и
анализировать вопрос, проблемы
или идеи, которые он хочет
сделать объектами передачи.
Необходимо прикладывать усилия для того, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Вместо фразы: «Принесите его мне, как только Вам представится удобная возможность», лучше сказать: «Чрезвычайно важно, чтобы я получил отчет утром в четверг. Тогда у меня будет время его пересмотреть и попросить у Вас уточнений, которые мне могут понадобиться к совещанию, которое намечено на 9 часов утра в пятницу». Употребляя точные слова, менеджер значительно выигрывает в результативности.
Следует следить за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивые сигналы. Нужно попробовать посмотреть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит Вас собеседник. Посылая гармонические знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, менеджер добивается большей ясности и понимания его слов.
Эмпатия – это внимание к чувствам других людей, готовность «представить себя на их месте». Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, менеджернастраивает соответствующим образом принимающую сторону и приспосабливает вариант кодировки и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации.
Например, некоторые люди отдают преимущество структурированности, деталям и повторению. К таким людям, вероятно, больше всего эффективно было бы обратиться с письмом или подробным меморандумом. Другие, напротив, не любят структурированность и детальность сообщений. В этом случае наиболее подходящей была бы неформальная беседа. Некоторые люди чувствуют себя тревожно или опасно в определенных ситуациях или остро реагируют на критику. Они могут реагировать избирательно или неправильно истолковывать предложения по совершенствованию, если они не представлены в дипломатической манере. Эмпатия означает также честную попытку увидеть ситуацию, вопрос и проблемы с точки зрения другого человека.
Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них – задавать вопрос.
Например, только что обсудив изменение процедуры выполнения работ и можно задать такой вопрос: «[Имя], с чего, по-вашему, стоит начать, учитывая изменения процедуры выполнения работ, чтобы все прошло гладко?» Задав этот вопрос с не угрожающей интонацией, менеджер должен внимательно выслушать ответ и уравнять услышанное с тем, что он сам сообщил. Конечно, если вопросов, связанных с изменением процедуры выполнения работ, много, лучше их записать. В любом случае необходимо направить подчиненному записку, сообщив в ней в письменном виде об изменении процедуры выполнения его работ.
Другой способ задавать вопрос – заставить человека пересказать ваши мысли.
Можно сказать, например: «Я не уверен,
что охватил все моменты, потому будьте
добры рассказать мне, какие вопросы Вы
считаете наиболее важными в связи с проектом,
над которым Вы должны работать?»
Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые предположительно указывают на непонимание.
Например, если руководитель дает новое задание работнику, ему следует отметить, не появляется ли в выражении его лица напряженности, нетли в нем легкого раздражения, не смотрит ли человек ниц, слушая вас? Эти сигналы, если они присутствуют, должны сообщить руководителю, что человек, может быть, не вполне понимает задание или огорченим. Может случиться, что работник отреагирует на слова начальства с колебаниями в голосе: «Так -так..конечно, я возьмусь за это.» Любой из этих знаков есть обратная связь, которая свидетельствует о возможном недовольстве или непонимании. Если это чувствуется, можно прибегнуть к методам задания вопросов.
Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что руководитель намеревался сообщить. Это – пример выполнения контрольной функции.
Наконец, еще один способ установления обратной связи – проведение с подчиненными политики открытых дверей. Сотрудники должны знать, что руководство готово обсудить с ними любые вопросы, которые задевают их интересы, и подкрепить свои слова действиями. Если работнику, который пришел поговорить с управляющим, сообщают о том, что руководитель занят, подчиненные узнают о «реальном» стиле его управления. С другой стороны, руководитель не хочет, чтобы его все время перерывали. Поэтому наилучшим решением в такой ситуации является выделение определенного времени на протяжении дня, когда руководство готово выслушать подчиненных по любому вопросу.
Очевидно, что все эти рекомендации требуют от менеджера концентрации и направление энергии на конкретные цели в процессе обмена информацией, однако впоследствии управляющий как правило остается в выигрыше.
Заключение
В настоящее время информационной революции актуальность коммуникаций не
снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах
деятельности человека. Все человечество живет, обмениваясь информацией друг с другом.
И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для
эффективной работы и благополучной личной жизни.
В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования. Ни один менеджер не может эффективно работать без поступления информации.
Менеджер каждый день в своей работе сталкивается с большим объемом газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные
вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся
сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные
коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником -
коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор
с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.
По моему мнению, вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера,
как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой
деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без
наличия другого.
Функция коммуникации также важна для менеджера, как и функции планирования,
организации, мотивации и контроля. С моей точки зрения, менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей профессиональной деятельности.
Список использованных источников: