Інформаційні технології (IT) в управлінні підприємством готельно-ресторанного бізнесу

До організації інформаційного забезпечення аналізу висувається  ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність та ін.

Сенс першої вимоги полягає  в тому, що вся система економічної  інформації незалежно від джерел надходження повинна відповідати  потребам керівника, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності та з тією деталізацією, яка у цей момент потрібна керівнику для всебічного вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних чинників і визначення внутрішньогосподарчих резервів підвищення ефективності надання готельних послуг. Тому вся система інформаційного забезпечення повинна постійно удосконалюватися.

Це очевидно в сьогоднішній практиці організації обліку, планування та статистики у готельному комплексі  «Експрес». Там постійно переглядаються форми документів,їх зміст, організація  документообігу, з'являються принципово нові форми накопичення і зберігання даних (мається на увазі комп'ютерна техніка). Всі зміни диктуються не тільки власне вимогами обліку або  планування. Вони в значній мірі підпорядковані необхідності інформаційного забезпечення для вироблення управлінських  рішень.

Економічна інформація повинна  достовірно, об'єктивно відображати  досліджувані явища і процеси. Інакше висновки, зроблені за наслідками аналізу, не відповідатимуть дійсності, а  розроблені аналітиками пропозиції не тільки не принесуть користь готельному комплексу, але можуть виявитися  шкідливими.

Наступна вимога, що висувається  до організації інформаційного потоку, - це єдність інформації, що надходить  з різних джерел (планового, облікового і неврахованого характеру). З  цього Принципу витікає необхідність усунення відособленості та дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен  господарський акт повинні реєструватися  тільки один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі та аналізі.

Ефективність аналізу  може бути забезпечена тільки тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес надання готельних послуг за його результатами. Це означає, що інформація повинна надходити до аналітика  якнайшвидше. У цьому і полягає  сутність ще однієї вимоги до інформації оперативності. Підвищення оперативності  інформації досягається застосуванням  новітніх засобів зв'язку, обробкою її на комп'ютері тощо.

Одна з вимог до якості інформації це забезпечення її зіставності за предметом і об'єктом дослідження, періодом часу, методологією обчислення показників і ряду інших ознак.

І нарешті, інформаційна система  повинна бути раціональною (ефективною), тобто вимагати мінімум витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища або процесу потрібна різнобічна інформація. При її відсутності аналіз буде неповним. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і прийняття рішень. З  даної вимоги витікає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних  потоків шляхом усунення зайвих даних  і введення погрібних.

Таким чином, інформаційна система  у готельному комплексі «Експрес»  повинна формуватися і вдосконалюватися з урахуванням перерахованих  вище вимог, що є необхідною умовою підвищення дієвості та ефективності управління.

Інформаційна система  управління готельним комплексом є  його кровоносною системою, що забезпечує досягнення поставленої мети шляхом надання організованої, чітко структурованої і своєчасної інформації.

Інформація - це найважливіший  стратегічний ресурс готельного комплексу. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. Л в умовах невизначеності точність прийнятих  рішень погіршується.

Бізнес на певному етапі  розвитку стає недостатньо керованим. При недостатності необхідної інформації в зручній формі раптом виявляється  надлишок важко зіставлюваної інформації, що надходить з різних підсистем. Виявляється, що для управління окремими підрозділами готельного комплексу  бракує механізму оперативної оцінки ефективності кожного з них. Крім того, нерідко відсутнє стратегічне  планування і ефективний контроль.

Нова інформаційна технологія може бути впроваджена на об'єкті управління як свідчить практика, двома способами; в локальні інформаційні структури  які засновані на адаптації нової  інформаційної технології до діючої організаційної структури, на удосконаленні докорінним чином діючої організаційної структури управління.

Першій спосіб впровадження нової інформаційної технології приводить до локального удосконалення  методів обробки інформації, які  діють на об'єкті управління і не міняє діючу організаційну структуру  управління. Так як комунікації розвинуті  недостатньо, то раціоналізуються тільки методи збору і обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих  робочих місць. У цьому випадку  здійснюється розподіл обов'язків поміж  оператором ПЕОМ (технічним працівником) і фахівцем. При цьому відбувається зливання операцій по збиранню і обробці  первинної (інколи з умовно-постійною  інформації, а в ряд випадків і  з функцією прийняття управлінських  рішень.

За другим способом впровадження нової інформаційної технології удосконалюється організаційна  структура управління таким чином, щоб ця технологія принесла як найбільшу  ефективність управлінню виробництвом. В цьому випадку відбувається розвиток комунікацій і розробляються  нові інформаційні і організаційні  взаємозв'язки, створюються комплекси  взаємозв'язаних АРМ керівників і  фахівців різних рівнів, впроваджуються розподілені бази даних. При цьому  способі продуктивність організаційної структури управління збільшується за рахунок раціонального розподілення обробки інформації; відбувається зниження обсягів інформаційних потоків  по каналах зв'язку, приближення  обробленої інформації до користувачів різних рівнів, збирання і обробка  первинної інформації в ритмі  виробництва, яка передається відповідним  користувачам в такому ж ритмі.

Таким чином, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну. структуру управління. При цьому  ступінь риску від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, так як зроблені затрати незначні і організаційна структура не змінювалась. Другий спосіб спрямований  на принципова зміна організаційної структури управління в бік її удосконалення. Однак для обох способів принципово змінюються методи використання обчислювальної, периферійної і організаційної техніки : замість централізованого впроваджується децентралізований збір і первинна обробка інформації і, тобто ці процеси наближається у першу чергу до місць, де виникає і використовується первинна (фактична) інформація. На практиці і в літературі ці методи використання одержали назву розподілених обчислювальних систем, в яких поряд з централізованою обробкою інформації на великих і середніх ЕОМ застосовується децентралізована, тобто розосереджена (розподілена) обробка інформації з використанням мікро-ЕОМ (ПЕОМ).

3.2. Вдосконалення  Формування комплексної інформаційної  системи

Розвиваючись, готельний  комплекс «Експрес» стикається з  серйозними проблемами:

- старі методи управління дають все більше збоїв;

- контроль вимагає більшої кількості персоналу, додаткових витрат і ускладнення управління;

- узгодження рішень займає все більше часу, а дані для прийняття рішень або відсутні, або сильно запізнюються;

- кількість фінансових операцій і прийнятих рішень перевершують межу, за якою вже не ясні причини, що призвели до тих або інших кінцевих результатів.

При виборі та впровадженні системи необхідно вирішити технічні, адміністративні та організаційні  завдання.

Система повинна підгримувати таку схему взаємодії між модулями та автоматизованими робочими місцями, яка відповідала б вимогам  і технічним можливостям користувача. Найважливішими параметрами інформаційної  системи є надійність, масштабованість, безпека, тому при створенні таких  систем використовується архітектура  клієнт-сервер. Ця архітектура дозволяє розподілити роботу між клієнтською  і серверного частинами системи, передбачає розвиток і вдосконалення  відповідно до особливостей вирішуваних  задач. Останніми роками спостерігається  стійка тенденція збільшення попиту на клієнт-серверні прикладні програми, які мають в області обліку і управління більші можливості, ніж файл-серверні системи при обробці великих обсягів даних, можливість створення розподілених систем, а також достатню інтеграцію з іншими системами.

Наявність мережі дозволяє співробітникам готельного комплексу витрачати  менше часу на рутинні операції, економлячи його для продуктивності праці. Розсилаючи службові записки  електронною поштою, менеджери позбавляються  необхідності друкувати, копіювати  та розносити їх. Електронна пошта  забезпечує практично миттєву доставку кореспонденції і реакцію на неї.

Застосування мережевих  додатків, таких як система управління базами даних і електронні таблиці, дозволяє співробітникам працювати  спільно, не покидаючи свого робочого місця, де б не знаходилися користувачі  або прикладні програми. Це може набагато прискорити ведення справ.

Наявність мережі дозволить  співробітникам готельного комплексу  спільно використовувати достатньо  дороге периферійне устаткування, таке як лазерні принтери, пристрої резервного копіювання, комунікаційне устаткування. Це знижує їх вартість, що припадає на одного користувача, і забезпечує доступ до них великій кількості співробітників.

Значне зниження адміністративних витрат виникає при об'єднанні  персональних комп'ютерів у мережу. Якщо, наприклад, менеджер вирішує перейти  на нову версію прикладної програми, йому досить внести зміни тільки в її спільно використовувану копію, а не на кожному робочому місці. Простота управління мережею означає підвищення продуктивності праці працівника, відповідального  за її експлуатацію. Це особливо важливо  для невеликих підрозділів готельного комплексу, де управління часто поєднується  з виконанням інших обов'язків. Чим  менше часу витрачає менеджер на виконання  рутинних - операцій, тим більше часу він може приділити вирішенню  важливих для підрозділу поточних задач, що у кінцевому підсумку підвищує рентабельність готельного комплексу.

Одними з найважливіших  для керівника особливостей корпоративної  інформаційної системи є модулі управлінського обліку і фінансового  контролінгу. Кожен функціональний підрозділ може бути визначений як центр фінансового обліку, з відповідним рівнем фінансової відповідальності його керівника. Це в свою чергу підвищує відповідальність кожного з таких керівників і падає в руки вищих менеджерів ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів.

За наявності інформаційної  системи, керівник здатний одержувати актуальну і достовірну інформацію про всі зрізи діяльності готельного комплексу без тимчасових затримок і зайвих передавальних ланок. Крім того, інформація подається керівнику  в зручному вигляді «з листа» за відсутності людських чинників, які  можуть упереджено або суб'єктивно  трактувати інформацію при передачі.

3.3. Переваги  впровадження в діяльність готелю  систем автоматизації управлінської  діяльності

Впровадження сучасних інформаційних  технологій у готельному комплексі  «Експрес» в систему управління готелем вимагає значних капіталовкладень. Оцінка економічної доцільності  інвестицій — завдання дуже складне, особливо тому, що метою придбання  нових технологій є не лише скорочення витрат на робочу силу, але і підвищення якості і розширення асортименту  послуг, скорочення термінів підготовки нових послуг і підвищення гнучкості  процесу обслуговування. Зважаючи на те, що деякі з цих переваг не спричиняють прямого скорочення витрат на робочу силу, виправдати їхній  вибір буває дуже складно. Крім того, стрімкий розвиток нових технологій приводить до того, що придбане устаткування «старіє» протягом яких-небудь декількох  місяців, що робить оцінку витрат і  вигод ще більш складним завданням.

Розглянемо переваги впровадження в практику роботи готелю «Експрес»  автоматизованої інформаційної  системи з управління.

Маркетингові переваги. Зниження тривалості операційного циклу дозволяє готелю скоротити терміни надання  послуг і забезпечує можливість швидко реагувати на зміни попиту. При  чому збільшується кількість надаваних  готелем послуг, поліпшується їхня якість. Однак увесь цей зиск складно  точно оцінювати або прогнозувати, оскільки він дуже сильно залежать від дій конкурентів, що практично  непередбачувані. Але, незважаючи на це, їх не слід ігнорувати, оскільки за своєю  природою такі переваги є стратегічними  і надзвичайно важливими для  довгострокового успіху будь-якої компанії.

Інформаційна система  готелю дозволяє у найкоротший термін виключити з асортименту послуги, що реалізуються погано, і замінити їх новими, отримати ефект за рахунок  більш точного визначення того, які  категорії гостей отримують конкретні  послуги, у який час і як змінюються їхні смаки тощо.

Впровадження автоматизованої  інформаційної системи дозволяє скоротити витрати на робочу силу приблизно на 30%, знижуючи потребу  в ній, а, отже, й підвищити продуктивність праці. Тобто робочий час і  витрати на оплату праці з надання  послуг будуть менші від цих самих  показників при використанні старого  підходу.

У результаті використання і  впровадження автоматизованої інформаційної  системи значно знижуються витрати  на технічне обслуговування і поточний ремонт, витрати енергії тощо, скорочуються поточні витрати у результаті більш раціонального використання номерного фонду готелю і збільшення ефективності обслуговування гостей. Економічний ефект одержується  також від надання послуг через  Інтернет.

Таким чином, впровадження інформаційної  системи відкриває нові можливості для ефективного вирішення основних завдань готельного бізнесу. Експлуатація системи дозволяє готелю реалізувати  програми ресурсозбереження шляхом зниження експлуатаційних витрат на утримання систем зв'язку, зниження енергоспоживання і водоспоживання, уникнути пікових навантажень, збільшити  продуктивність праці, поліпшити якість послуг, виконуваних робіт і підвищити  кваліфікацію працівників готелю.

Отже, інформаційний центр  в сучасних умовах стає невід’ємним  елементом ефективної системи управління наданням послуг гостям.

Розвиток Інтернету дозволяє не лише здешевити засоби зв'язку, але  й отримати реальну можливість налагодити працю всіх учасників ринку готельних  послуг як єдиного офісу. Робота з  глобальними системами бронювання через Інтернет дозволяє готелю не лише надавати всім учасникам ринку  оперативну і достовірну інформацію про ціни і кількість вільних  місць у будь-який момент часу, але  і надає можливість стежити за проходженням замовлення на всіх етапах його здійснення.