Оптимизация техники личной работы

календарь был основным инструментом чиновника и менеджера.

Преимущества: можно делать необходимые записи.

Недостатки: стационарное размещение на рабочем столе.

2)Ежедневник — это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного

календаря, и ее можно  было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням.

Преимущества: Можно носить с собой, сохранность информации выше, чем у перекидного календаря, информацию можно архивировать  по годам.

3) «Организатор» (от англ. organizer). Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде «организатора» (1921). Действительно, эти три необходимых инструмента менеджера должны быть всегда под рукой. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства. Наиболее удобными оказались «организаторы» формата А4 и А5, так как позволяли делать записи на листах стандартного формата и хранить инструмент в дипломате или дамской сумке.

Преимущества: совмещение в одном инструменте накопителей информации и технических средств (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор); единый фирменный стиль, компактность и удобство инструмента для работы; приемлемая цена от 100 до 500 руб. за «организатор» для менеджеров среднего и нижнего звена.

Недостатки: отсутствие четкой классификации и систематизации записей, так как в нем объединены в принципе разные инструменты; множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом; отсутствие методов целевого планирования и технологии решения «слоновых задач».

4) «Тайм-менеджер» (ТМ). Инструмент был создан в 1975 г. предприимчивыми супругами из Дании. Им удалось материализовать главную идею целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии решения глобальных мероприятий («слоновых задач»). Тайм-менеджер стал инструментом третьего поколения и флагманом для достижения конечных результатов в отличие от рутинной фиксации выполнения мероприятий в календаре. Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «когда» вы хотите делать. Тайм-менеджер создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений (цели, функции, задачи, операции)

на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день).

Преимущества:  позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения «слоновых задач»; дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время; позволяет повысить свой творческий потенциал, жить полноценной жизнью и лучше общаться с окружающими; помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков; отмечается рост производительности труда управленческого персонала, когда ТМ становится базовым инструментом работы всего предприятия.

Недостатки: невозможность применения для широкого круга руководителей и специалистов. Так, тайм-менеджер неприемлем для неорганизованных и малодисциплинированных людей, работающих за столом, забитым и заваленным бумагами; необходимость специального обучения по тайм-менеджменту (минимум 2-дневный семинар) и дополнительные расходы времени на внесение информации в тайм-менеджмент (не менее 30 мин в день); высокая стоимость инструмента и обучения, оплату которых могут позволить себе только преуспевающие организации (от 400 до 900 долл. на человека).

5) Электронная записная книжка. Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного «организатора». Электронные записные книжки (ЭЗК) были сконструированы в Японии. Они появились в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию ЭЗК и малому габариту.

Преимущества: малый габарит и масса позволяют носить ЭЗК в кармане рубашки или пиджака. Наличие независимого будильника и часов с поясным временем. Возможность программировать события, отстоящие от настоящего времени на несколько лет. Календарь до 2099 г. Звуковое напоминание о наступлении запланированного события. Телефонный справочник. Блокнот для деловой информации. Возможность работать с конфиденциальной информацией,

снабженной кодом доступа. Сетевой график, формирующийся автоматически при планировании событий на день, дает полное представление о ресурсах свободного времени. Удобство работы в «полевых условиях»: в переполненном автобусе, электричке нажимать на клавиши гораздо удобнее, чем писать карандашом. Возможность резервного копирования на диск компьютера и создание таким образом архива информации. Нередкое совмещение функций телефона и фотокамеры с доступом в Интернете, электронной почте.

Недостатки: Как и любая другая вещь, ЭЗК может потеряться. Причем, как правило, информация, которую она хранит, намного более ценна, чем сам инструмент. Более того, если ЭЗК с вашей информацией каким-либо образом попадет к вашему конкуренту, то можете попрощаться со своими коммерческими тайнами, если только не храните их в секретном файле, защищенном паролем. Никогда не храните ЭЗК под действием сильных магнитных полей. Были случаи, когда память стиралась при прохождении с ЭЗК через дугу металлоискателя в аэропорту. При смене батареек строго соблюдайте инструкцию: сначала меняйте одну, потом другую батарейку. Если вы извлечете сразу обе батарейки, ваши данные будут потеряны. Не оставляйте ЭЗК под действием прямых солнечных лучей, не пользуйтесь ей при минусовой температуре, не допускайте контакта с кислотными и щелочными средами. Не протирайте экран и клавиатуру спиртом — можете стереть буквы с клавиатуры, а экран сделается мутным. Несвоевременная зарядка аккумулятора может привести к отключению в нужный момент. Однако, несмотря на неудобства технологии, ЭЗК повсеместно признана для планирования и хранения информации и все более широко используется.

6)Карманные портативные компьютеры. Карманные компьютеры начинают играть все более заметную роль в нашей жизни. Эти устройства являются полноценными компьютерами и обладают большей мощностью и универсальностью, чем электронные записные книжки. Они имеют почти все возможности компьютеров класса «ноутбук», обладая при этом меньшими размерами и большей продолжительностью автономной работы.

7)Компьютерные системы организации труда. Получили распространение в начале 1980-х гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома. Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера, программиста и специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи ТМ: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий календарь, проблемно-ориентированные бланки.

«Календарное планирование»  мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов.

«Документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.п.).

«Справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска.

«Калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические расчеты в процессе работы по основной задаче пользователя.

При этом сохраняются изменения  на диске, информация печатается на принтере и защищается паролем.⁶

Преимущества: Практически неограниченный объем памяти, позволяющий записывать значительные объемы информации, хранить долгие годы и искать данные в режиме реального времени, что особенно эффективно на больших

 

6. Организация труда персонала_ Егоршин А.П., Зайцев А.К_Учебник_2008 -320с. 85 стр.

предприятиях и в государственных органах. Возможность обмена данными внутри организации по локальным сетям, а через публичные глобальные или виртуальные

частные сети - с любыми другими  архивами в стране и мире. Полная унификация и систематизация процессов и получение любых разрезов информации (сотрудник, функция, день, отдел, проект, период времени и т.п.). Автоматизированное преобразование долгосрочных целей и планов в задания на неделю и день, резкое сокращение затрат времени на рутинные операции поиска и записи мероприятий и концентрация усилий на решении ключевых задач.

Недостатки: Привязаны к рабочему столу менеджера, так как являются неотъемлемой частью персонального компьютера. Частично эти недостатки снимаются путем использования малогабаритных компьютеров «Note book», однако они значительно больше ЭЗК. Необходимость владения персональным компьютером на уровне пользователя и дополнительного изучения программного

обеспечения. Известно, что многие крупные руководители вовсе не работают с компьютером, доверяя его секретарю. Тогда мы имеем потерю части информации

или ее неадекватность действительности.

На каком инструменте личной работы остановить свой выбор? Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории сотрудника, планируемых

годовых расходов, уровня владения компьютером и характера работы сотрудника.

Давайте рассмотрим на примерах:

Тип предприятия или организации и его экономическое положение

всегда являются решающим фактором. Предприятие может для своих сотрудников приобрести календари или «организаторы» в качестве элемента фирменного стиля. Это практикуют многие крупные предприятия, например ОАО «ГАЗ», ОАО «ЗМЗ», ОАО «ВАЗ» и др. В этом случае календари, ежедневники, еженедельники и калькуляторы выдаются всем руководителям и ведущим специалистам, т.е. имеет место тиражирование инструментов в тысячах копий.

Если рассматривать предприятие малого бизнеса с численностью работников 50— 100 чел., которое не может позволить такие расходы на создание фирменного стиля, может закупить инструменты в обычных магазинах. Категория сотрудника имеет также большое значение в выборе инструмента. Первый руководитель (директор, президент) может пользоваться любым инструментом, но в современных рыночных

условиях он обязан иметь престижный тайм-менеджер в кожаном футляре или

электронную записную книжку. Было бы странно видеть руководителя в кожаном кресле, пользующимся перекидным календарем.

Многое зависит от планируемых  расходов на сотрудников. Если вы имеете возможность израсходовать на сотрудника  около 50 000 тысяч в год, то можно использовать всю гамму инструментов. Но если вы не планируете значительных вложений, то тогда следует выбирать между календарем, организатором и ли простой электронной записной книжкой.

Уровень владения компьютерной техникой определяет ручной или компьютерный вариант инструмента. Если вы свободно или в режиме пользователя владеете компьютером, то проблем с освоением ЭЗК, КПК или компьютерных систем у вас не будет. Если уровень владения компьютером низкий, то лучше выбирать ручной

инструмент (календарь, «организатор»  или тайм-менеджер).

Важное значение в выборе инструмента имеет характер работы сотрудника, определяемый временем нахождения на рабочем месте. Если вы постоянно находитесь в офисе и за письменным столом, то ваш выбор максимальный.

При частичном нахождении на рабочем месте, когда остальное время вы тратите на обход, за рулем автомобиля, часто бываете на совещаниях — тогда ТМ, КПК или компьютерная система на базе «Note book» для вас подходит. Сотрудники, имеющие разъездной характер труда могут эффективно использовать «организатор», ТМ, ЭЗК или КПК.

Подводя итоги этой главы, можно  сказать, что проблем мешающих рациональному использованию нашего времени множество. Это и отсутствие унифицированной документации; отсутствие техники, позволяющей тратить свое время на бизнес цели; плохая организованность в связи с отсутствием инструментов;  это дела, которые не так важны, но маскируются под важные; дрейф целей; постоянные помехи; отвлечение на мелкие дела и многие другие.

 

 

Глава 3. 

 Если мы будем пользоваться инструментами личной работы, то это еще не значит, что мы решим все проблемы мешающие рациональному использованию времени. Помимо электронных и бумажных инструментов существуют несколько техник управления временем.  

1.Техника "Матрица Эйзенхауэра".

Реализуется путем настройки системы  приоритетов и категорий. 

Смысл её сводится к тому, чтобы каждую задачу, которую предстоит выполнить - надо определить в одну из четырех  групп:

• А  Важное и срочное
• B. Важное
• C. Срочное, но не важное
• D. Не срочное и не важное

Группа A:

Сюда  относятся задачи, которые нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов. Они повлияют на здоровье и отбросят назад в достижении цели.

Группа B:

В этой группе должны быть сосредоточены  задачи, которые приближают тебя к  цели – самые полезные задачи. Сосредоточив все свои усилия на задачах этой группы  мы получим самую большую отдачу.

Группа C:

Выполнение  этих задач никак не приблизит к достижению цели. В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи группы A.

Группа D:

Сюда  входят задачи, выполнение которых  вообще не даст никакого результата, но они часто бывают интересными  и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко - вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

 

Ниже  представлена таблица распределения  приоритетов для среднего менеджера.

	Обычно	Рекомендуется
А	30-40%	10-15%
Б	10-20%	60-70%
В	30-40%	15-30%
Г	10%	0%

Табл.1 Распределение приоритетов для  среднего менеджера по матрице Эйзенхауэра ⁷

2. Закон Паркинсона

 

 Паркинсон установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если мы отвели для написания отчета время с утра и до обеда, можно  не надеяться, что нам удастся  выполнить его за полчаса. Если мы отведем на написание отчета полчаса, возможно, мы уложимся не более чем  в 40 минут. Непонимание закона Паркинсона ведет к дрейфу целей в неопределенное будущее.⁸