Оптимизация трудовых затрат в деятельности предприятия

     Направления детального анализа определяются на основе показателей верхнего уровня. Например, если на предприятии стабильная численность сотрудников и очень низкий уровень текучести кадров, то анализ и отладка процесса приема на работу не являются приоритетным направлением оптимизации. И наоборот, если текучесть очень высока, то необходимо прояснить ее причины и проанализировать последствия, оценив размеры временных и денежных потерь. Один из наиболее надежных способов выявления проблемных зон — интервью с экспертами (руководителями производственных подразделений и направлений).

     Практически всегда особого внимания требует организация деятельности ремонтной службы. Каждый ремонт — это остановка оборудования, его переналадка, затраты расходных материалов, простои. Недовыполнение плана производства впоследствии компенсируется сверхурочной работой (рис. 4).

     Например, на машиностроительном предприятии 80% экстренных ремонтов связаны с простоями оборудования (в среднем 2,5 часа на выполнение ремонта). При этом около 2 тыс. часов в месяц уходит на переналадку резервного оборудования (не менее 0,5 часа на одну переналадку). Дополнительные затраты — выпуск пробной детали наладчиком. При этом анализ на ограниченной выборке выявил 39% случаев фактически повторных ремонтов (по учетным данным — 2%).

     Рисунок 4 - Пример связи между простоями, переработками и работами в выходные дни

   

     Например, на машиностроительном предприятии 80% экстренных ремонтов связаны с простоями оборудования (в среднем 2,5 часа на выполнение ремонта). При этом около 2 тыс. часов в месяц уходит на переналадку резервного оборудования (не менее 0,5 часа на одну переналадку). Дополнительные затраты — выпуск пробной детали наладчиком. При этом анализ на ограниченной выборке выявил 39% случаев фактически повторных ремонтов (по учетным данным — 2%).

      Общий план действий по оптимизации работы ремонтных служб заключается в выявлении и последовательном решении проблем, связанных с ремонтами. В некоторых случаях необходима полная перестройка всей системы ремонтов (как правило, это отдельный и достаточно сложный проект). Часто эту работу необходимо начинать с постановки корректного учета всех видов ремонтов, грамотного планирования и организации планово-предупредительных работ и адекватной системы мотивации персонала этого подразделения.

     Особое внимание при анализе необходимо уделять экстренным и повторным ремонтам — само их появление является сигналом о наличии проблем на данном участке работ. При этом нужно принимать во внимание, что повторные ремонты часто «маскируются» сотрудниками под первичные.

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     2.3.3 Непроизводственные потери рабочего времени

      К непроизводственным потерям рабочего времени мы относим все те случаи, когда в рабочее время сотрудники предприятия отсутствуют на своих рабочих местах (рис. 5). Традиционно самую большую долю в структуре непроизводственных потерь занимают ежегодные отпуска; на втором месте — периоды временной нетрудоспособности (больничные).

 

     Рисунок 5 - Пример структуры непроизводственных потерь рабочего времени

 

     Среди других видов непроизводственных потерь можно выделить:

• льготы и дополнительные отпуска (установлены законодательством или введены самой компанией);
• потери по вине работника (опоздания, ранние уходы, отсутствие на рабочем месте в течение рабочего дня);
• отсутствие по договоренности с руководителем;
• работа не на основном рабочем месте (командировки, случайная работа);
• учебные отпуска и отсутствие, связанное с обучением;
• компенсация социально значимых действий (например, дополнительные дни отдыха донорам).

     Собрав данные по непроизводственным потерям рабочего времени за достаточно продолжительный период (как минимум, один квартал), можно определить, каким видам неявок следует уделить наибольшее внимание. Как правило, в первую очередь это будут самые распространенные виды неявок — отпуска и периоды временной нетрудоспособности.

     Продолжительность ежегодного основного отпуска работников гарантирована законодательством и не может быть уменьшена. Однако при формировании рабочих графиков ежегодные отпуска можно разделить на части и распределить их в соответствии с производственной нагрузкой, составив график отпусков на год вперед.

     Применение графиков отпусков на предприятии имеет ряд законодательных ограничений. Так, например, одна из частей отпуска должна иметь продолжительность не менее 14 дней. Кроме того, график отпусков необходимо согласовать с профсоюзом, а сотрудника предупредить о дате отпуска не позднее, чем за две недели. Но если оптимальный график отпусков все-таки составлен и утвержден, он становится обязательным к исполнению, в том числе для работника.

     Ряд дополнительных отпусков, льгот и регламентированных перерывов в течение рабочего дня можно отменить, если они не гарантированы законодательством. Часто анализ льгот показывает, что отпуска и перерывы были когда-то введены для определенных целей (например, выполнения дополнительных работ), которые уже давно неактуальны.

     Некоторые «исторически сложившиеся» льготы вообще абсурдны, например — установление сокращенного рабочего дня не только для льготных категорий работников, но и для всего персонала предприятия (включая руководителей). В качестве примера приведем также компанию, которая активно поощряла обучение сотрудников, в результате чего руководство столкнулось с почти поголовным отсутствием людей на рабочих местах в период очередной сессии.

     Неявки по причине временной нетрудоспособности являются незапланированными и потому поддаются лишь косвенному влиянию. Тем не менее, с помощью анализа больничных листов можно выявить группу сотрудников, злоупотребляющих своим «правом на болезнь».

     Например, на машиностроительном предприятии около 25% работников систематически увеличивают продолжительность отпусков и «длинных выходных» за счет периодов временной нетрудоспособности. При этом данная тенденция в равной мере характерна для всех проанализированных групп и категорий персонала.

      Способы борьбы с «хронической» временной нетрудоспособностью отдельных сотрудников весьма многообразны. Это и проверка подлинности больничных листов, и индивидуальная работа с людьми, которые отсутствуют по болезни свыше установленной нормы.

     Вообще, борьба с неявками — очень креативный процесс, в котором следует использовать как методы наказания, так и поощрения. Например, можно ввести поощрения в виде временных надбавок и/или премий для тех сотрудников, кто не превысил годовой нормы неявок и т. д. Не менее эффективны нематериальные формы стимулирования персонала — например, организация бесплатных завтраков за 30 минут до начала рабочего дня (как форма борьбы с опозданиями). Однако с некоторыми работниками, порой проявляющими поразительную изобретательность в поиске поводов для неявок, приходится либо расставаться, либо смириться с их регулярным отсутствием на рабочих местах (если это действительно ценные кадры).

     За счет сокращения непроизводственных потерь рабочего времени можно сэкономить до 10% общего фонда рабочего времени производственных рабочих и, соответственно, до 10% потребности в персонале!

 

 

 

      2.3.4 Неоптимальная система оплаты труда и материального стимулирования

      В каких случаях система оплаты труда и материального стимулирования является источником дополнительных затрат для предприятия? Можно выделить несколько признаков, свидетельствующих о том, что она нуждается в пересмотре:

• система оплаты труда и материального стимулирования персонала давно не пересматривалась в комплексе, при этом принимались точечные решения о введении/ликвидации отдельных видов выплат;
• имеется большое количество видов выплат (несколько сотен, а в тяжелых случаях и тысяч);
• действуют потерявшие актуальность или дублирующие друг друга виды выплат (например, надбавка, премия и компенсация за вредные условия труда, установленные для одних и тех же должностей);
• размер регулируемой части ФОТ (мотивирующие выплаты) является небольшим по сравнению с постоянными выплатами;
• переменная часть заработной платы (премии за эффективность) — фактически постоянная величина, то есть практически всегда выплачивается полностью;
• размер ФОТ предприятия постоянно увеличивается, хотя производительность труда не растет;
• система оплаты труда и материального стимулирования включает выплаты, не служащие интересам компании или явно им противоречащие (например, премия за количество выполненных ремонтов, надбавки за знание иностранного языка при отсутствии необходимости его применения в работе и т. п.).

     Таким образом, чтобы оценить эффективность системы оплаты труда и материального стимулирования, необходимо проанализировать номенклатуру выплат, объемы по видам выплат и структуру дохода работников, а также оценить мотивирующий эффект каждой выплаты.

      Иногда система оплаты труда уже настолько устарела, что надо ее пересматривать целиком. Но даже в условиях ограниченных сроков и бюджета почти всегда можно предпринять некоторые локальные меры — например, изменить или ликвидировать определенные виды выплат.

       Аналогичный подход используется и для оптимизации социального пакета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      2.3.5 Другие резервы

      Помимо устранения убытков, вызванных потерями рабочего времени, некорректным планированием и устаревшей системой оплаты труда, при помощи комплексного анализа можно выявить дополнительные затраты, например, связанные с трудовыми спорами, конфликтами с персоналом или некорректным документированием выплат.

     Например, в Положении об оплате труда указано, что премия работников зависит от выполнения плана подразделением. Цех не выполнил план из-за отсутствия заказов. Решение суда: выплатить работникам премию полностью, так как в невыполнении плана нет их вины

     Нередко из-за ошибок документирования предприятие вынуждено платить своим работникам гораздо больше, чем планировалось. Для оптимизации документирования системы выплат и отношений с персоналом желательно привлечение квалифицированных экспертов по трудовому праву (многие аспекты законодательства могут послужить темой отдельных статей). Тем не менее, при анализе ФОТ и непредвиденных расходов часто «всплывают» явные ошибки документирования, исправление которых избавляет предприятие от дополнительных затрат.

     Кроме того, в некоторых случаях законодательство допускает свободу выбора из нескольких вариантов выплат (льгот, надбавок, доплат и т. п.), значительно отличающихся по уровню рисков и итоговой стоимости для предприятия. Оптимизация подобных выплат также позволяет сократить затраты на персонал.

 

 

 

 

 

 

     Заключение

     Итак, можно утверждать: оптимизируя ФОТ и потери рабочего времени, предприятиям обычно удается получить реальную экономию, эффект от которой часто сравним с результатом сокращения численности персонала на 15–20%. Высвобождение работников при этом не является самостоятельной целью, но, как правило, при нахождении и использовании скрытых резервов это в том или ином объеме происходит.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

     1 Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 27 ноября 1995 г. № 189 «Об утверждении формы единовременного федерального государственного статистического наблюдения о составе затрат предприятия (организации) на рабочую силу и инструкции по ее заполнению». - М.: Проспект, 2001.

      2 Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом. М.: Юнити, 2008.

      3 Капустина Ю.А. Проблемы и недостатки анализа затрат на персонал на современном этапе развития // Российский экономический журнал. - 2009. - № 5. - С.82 - 87.

     4 Сидоркина С. Некоторые аспекты оценки эффективности затрат на персонал организации // Труд и социальные отношения. - 2008. - № 1. - С. 67-70.