Организационная власть

2.1 Краткая характеристика  ООО «Поволжьеторгопт»

     Общество  с ограниченной ответственностью «Поволжьеторгопт» представляет собой розничное предприятие торговли по продаже многочисленных групп продовольственных товаров, с небольшой разветвленной сетью в городе Н.Новгороде.

     ООО «Поволжьеторгопт» учреждено 6 сентября 2001 года и имеет учредительный договор, устав предприятия, регламентирующий его деятельность. Учредительными документами определены и сформированы структура и органы управления фирмой.

       Главная цель предприятия - стать  одним из лучших торгово-розничных  предприятий города по формированию покупательского спроса населения в сфере реализации продовольственных товаров повседневного спроса.

       Реализация  главной цели предприятия   строится на:

     - совершенствовании технологии продаж;

     - установлении более тесных отношении  партнерства с поставщиками, на основе взаимовыгодного сотрудничества, для создания стабильных условии снабжения;

     - организация прибыльной деятельности  за счет эффективного обслуживания  покупателей;

     - установление круглосуточного режима  работы, без обеденного времени и выходных дней;

     - планирование кадровой политики, направленной на привлечение  высококлассных специалистов, обслуживающего  персонала; раскрытие их творческого  потенциала через отбор, обучение, поощрение.

     Финансовое  состояние предприятия находится  на хорошем уровне и за последний год значительно улучшилось.

     2.2 Организационная  структура ООО  «Поволжьеторгопт»

     Структура организации напрямую зависит от стратегического планирования предприятия, поскольку она определяет то, как  организация будет направлять усилия на достижение своих основных целей. Структура ООО «Поволжьеторгопт» представлена на рис.3.1. 

                                                                Генеральный директор 

           Директор транспортно-                                                                Главный бухгалтер

          экспедиционной службы

                                              Директор по коммерции и торговым 

Транспортно-экспидиционная служба                                                Финансовый отдел

                                                                                                                   Отдел маркетинга 

                                             Магазин №1     Магазин  №2    Магазин №3

Рис.3.1. Организационная структура ООО «Поволжьеторгопт» 

     2.3  Власть в ООО «Поволжьеторгопт» и ее анализ 

     Для того, чтобы определить «баланс власти»  в ООО «Поволжьеторгопт» необходимо на первом этапе определить тип организационной структуры фирмы, во-вторых, изучить должностные обязанности работающих.

     Организационная структура в ООО «Поволжьеторгопт» имеет функциональный тип формирования.

       При функциональной организационной  структуре наиболее полно раскрываются  возможности разделения труда. Каждый отдел, или отдельный работник, выполняет свои функции, имеет определенные права и обязанности и несет ответственность за результаты собственного труда.

     Каждая  составная часть организации  выполняет свою функцию:  финансовый отдел занимается планированием  финансовой деятельности;  отдел  маркетинга изучает конъюнктуру рынка и поиском поставщиков и новых потребителей продукции; транспортно-экспедиционный отдел занимается грузоперевозками для нормального функционирования магазинов.

       Преимущества данной организационной структуры: четкое разделение труда способствует появлению высококвалифицированных специалистов в каждом деле; строгая иерархия уровней управления, при которой действия нижестоящего звена управления контролируются вышестоящим; выработка единых для каждого вида деятельности правил, норм и стандартов; формальная обезличенность руководителей, обязанных следовать инструкциям и предписаниям по занимаемой должности; найм на работу в строгом соответствии с квалификацией работника и его увольнение «строго по закону».

     Однако  функциональная структура имеет ряд недостатков. Так, например, инструкция, составленная ранее в одних условиях, может не только не соответствовать современным требованиям, но и быть просто вредной, сдерживающей возможности предприятия и отдельных работников, которые должны действовать только по инструкции. Пройдет немало времени, пока данные правила будут пересмотрены. Это длительная процедура согласования, рассмотрения и окончательного утверждения нового документа. Устаревают нормативы труда, нормы расходования средств, техника и технологии, падает спрос на традиционные товары и пр.

     Стабильность, незыблемость, малая подвижность  и закостенелость функциональных структур сдерживают развитие организации. 

       Должностные обязанности работающих  имеют следующий вид.

     1) Генеральный директор. Руководит в соответствии с законодательством  всеми видами деятельности предприятия. Организует  работу и эффективное  взаимодействие структурных  подразделений предприятия, направляет их деятельность на достижение высоких темпов  развития. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными  кадрами, по наилучшему использованию знаний и опыта работников, созданию безопасных и благоприятных условий для их труда. Решает все вопросы в пределах предоставленных ему прав и поручает выполнение отдельных хозяйственных функций  другим должностным лицам – директору по коммерции и торговым процессам, руководителям магазинов.

     2) Директор по коммерции. Осуществляет руководство магазинами. Проводит работу по совершенствованию организации продаж, ее технологии и автоматизации, экономии всех видов ресурсов. Обеспечивает технически правильную эксплуатацию оборудования и других основных средств, безопасные и здоровые условия труда. Координирует работу  продавцов. Осуществляет подбор кадров и служащих, их расстановку и целесообразное использование. Контролирует соблюдение работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности, трудовой дисциплины.

     3) Директор транспортно-экспедиционной  службы. Осуществляет руководство транспортно-экспедиционной службой. Координирует и контролирует работу экспедиторов, следит за потоками движения товаров. Составляет отчеты по работе транспортно-экспедиционной службы.

     4) Главный бухгалтер. Осуществляет  организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности  на предприятии и в его подразделениях  на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных норм и методов бухгалтерского учета и контроля. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств,  своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства  и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности  предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, контроль за законностью, своевременностью и правильностью их оформления.

     5) Экономист по финансовой  работе. Разрабатывает проект финансового плана. Определяет размеры доходов и расходов, поступлений и отчислений средств, кредитные взаимоотношения и взаимоотношения предприятия с бюджетом, составляет балансы доходов и расходов, кассовые планы и кредитные заявки. Осуществляет контроль за выполнением финансовых показателей подразделениями предприятия, соблюдением кассовой дисциплины, расчетами с поставщиками, своевременностью поступлений всех причитающихся предприятию денежных средств, обеспечивает соблюдение режима экономии.

     6) Кассир. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

     7) Продавец. Осуществляет операции по реализации продуктов питания и товаров народного потребления населению. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

     8) Экспедитор по  перевозке грузов. Принимает грузы со складов в соответствии с сопроводительными документами. Проверяет целостность упаковки. Контролирует наличие приспособлений и санитарное состояние соответствующих видов транспорта, предназначенных для перевозки, правильность погрузочно-разгрузочных работ, размещение и укладку грузов. Сопровождает грузы к месту назначения, обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке. Сдает доставленный груз,  оформляет приемосдаточную документацию. При необходимости участвует в составлении актов на недостачу, порчу и других документов.

     9) Агент по маркетингу.  Выполняет работу по заключению договоров на поставку товаров, составляет заявки, сводные ведомости заказов и номенклатурные планы поставок. Принимает и ведет учет нарядов, заказов и спецификаций, проверяет соответствие объемов и номенклатуры  заказываемой продукции действующим стандартам, техническим документам и другим нормативным документам. Определяет потребность в различных транспортных средствах, оформляет транспортные, расчетные и платежные документы.

       «Баланс власти» складывается  по горизонтали, когда одни  отделы, службы и работники зависят  от других отделов, служб и  работников, а те в свою очередь,  зависят еще от кого-нибудь и по вертикали, когда одни уровни управления зависят от действий других уровней управления. Баланс власти означает наличие частицы власти у большого числа лиц и структур.

     Таким образом, анализируя организационную  структуру и должностные обязанности  работников ООО «Поволжьеторгопт», можно однозначно сказать, что в фирме существует «баланс власти» или, по крайней мере, предприятие находится  близко от этого состояния.

     Мы  видим, что на предприятии существует четыре уровня управления по вертикали (ген. Директор – Директор по коммерции – Директор магазина №1 - продавец) и  три уровня по горизонтали (Директор по коммерции – Директор транспортно-экспедиционной службы – Главный бухгалтер). А это значит, что генеральный директор правильно делегировал свои полномочия по управлению фирмой. У него в подчинении находятся три человека, что позволяет ему наделить каждого из них определенными руководящими функциями над своими подразделениями, но в то же время они зависят от деятельности друг друга.

     От  директора транспортного отдела зависит своевременность поставок продуктов в магазины, от главного бухгалтера зависит правильная организация финансовой деятельности фирмы, в то же время работа главного бухгалтера также зависит от работы магазинов (как источников первичной документации в бухгалтерском учете).

     Такую же взаимосвязь можно показать и  на примере вертикальных уровней  управления. Деятельность директора  по коммерции заключается в координации  работы трех директоров магазинов, он координирует их деятельность в зависимости от текущей стратегии фирмы и несет ответственность перед генеральным директором за реализацию планов. В подчинении у директора  по коммерции находятся три директора магазинов, которые ежедневно отчитываются по проделанной работе, формируя для него документацию аналитического, статистического, учетного характера, которая поможет ему правильно координировать работу магазинов (которую сам он сделать не может из-за отдаленности от места возникновения документов).  В данном случае мы видим, что директор по коммерции делегировал ряд своих полномочий, тем самым, поставив себя в зависимость от деятельности директоров магазинов. Директора магазинов в своем подчинении имеют в подчинении продавцов, которые также имеют власть над директорами, соответствующую их должностным обязанностям. Это происходит из-за контроля доступа к инструментарию. Инструментарием называют любой аспект физических средств организации или ее ресурсов (оборудование, машины, деньги). Продавцы в нашем примере как раз относятся к данной категории работающих, которые имеют доступ к данным видам средств.

     Можно однозначно сказать, что хотя функциональная структура организации и делает зависимыми ее членов, но на малом предприятии  это хорошая возможность создать  «баланс власти», когда деятельность каждого звена зависит от работы другого.