Организационные структуры управления предприятием, примеры применения в отраслях народного хозяйства

Существует множество  определений данному термину, например:

Информационная технология – системно организованная для решения  задач управления совокупность методов  и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств  вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью  которого информация предлагается клиентам.

Существует связь между  информационными технологиями и  менеджментом. Менеджеру все время  приходится принимать решения в  условиях большой неопределенности: инфляция, изменения валютного курса, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Компьютеры могут быстро и точно просчитывать варианты и  давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые  полезны для экономиста-менеджера:

• помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;

• являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;

• способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;

• подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.

Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать  управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации  процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение  новых форм реализации этой деятельности.

 

2.2. Информационные системы управления

Так как имеются различные  интересы, особенности и уровни в  организации, существуют различные  виды информационных систем. Никакая  единственная система не может полностью  обеспечивать потребности организации  во всей информации. Организацию можно  разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного  уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации, сегодня они являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать  контроль, управление, принятие решений  и административные действия средних  менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом.

Системы стратегического  уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые  подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и  в деловом окружении.

 

Информационные системы  могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются  собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы.

Типичная организация  имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция  имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает  соответствующие дисплеи для  демонстрации изделий фирмы. Системы  уровня управления отслеживают ежемесячные  коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый  уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает  коммерческие тренды в течение пятилетнего  периода – обслуживает стратегический уровень.

Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку  определенному менеджеру или  маленькой группе менеджеров. Они  включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные  системы, разработанные для поддержки  организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки  транзакций, накопления данных. Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные  системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных.

 

Организационные системы  являются важными для управления бизнесом или любым другим типом  организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов. Однако эти организационные системы были разработаны для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций.

2.3. Общие понятия о коммуникации

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в  совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане – это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

- Обеспечение эффективного  обмена информацией между субъектами  и объектами управления.

 

- Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией.

- Создание информационных  каналов для обмена информацией  между отдельными сотрудниками  и группами и координации их  задач и действий.

- Регулирование и рационализация информационных потоков.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так  и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого –  плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания  предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения  за инициативу, труд и т.п., создает  условия для свободного выражения  своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и  стараются использовать весь свой потенциал  и интеллект для достижения процветания  организации. На таком предприятии  сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто  обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким  предприятиям легче вынести экономические  и политические кризисы в стране, т.к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности. Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры.

 

2.4.Типы организационных коммуникаций

Существует множество  классификаций организационных  коммуникаций. По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя они подразделяются на внешнеорганизационные и внутриорганизационные. Внутриорганизационные коммуникации подразделяются на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные коммуникации представляют собой обмен информацией между иерархическими уровнями организации, а горизонтальные – обмен в пределах паритетных иерархических уровней.

В свою очередь, вертикальные коммуникации делятся также на два  основных типа – нисходящие и восходящие коммуникации. Первые чаще всего являются основной формой, в которой руководитель реализует свои управленческие воздействия. Вторые представляют собой систему  каналов движения информации «снизу вверх» (сигналы о событиях, оповещение о неблагополучии дел, официальных  отчетов, неформальное осведомительство и др.)

Горизонтальные коммуникации подразделяются на:

- коммуникации между паритетными  подразделениями организации;

- коммуникации между исполнителями,  составляющие наиболее обширное  «поле» всех коммуникативных обменов в организации;

- коммуникации между паритетными  руководителями подразделений внутри  организации;

 

Вертикальные и горизонтальные коммуникации имеют определяющее значение для функционирования организации.

Обычно принято считать, что вертикальные коммуникации более  значимы, поскольку они реализуют  главный принцип построения организации  – иерархический. Он, однако, всегда синтезирован с другим – координационным  принципом, который требует коммуникаций по горизонтали. Лишь через сочетание  этих двух принципов и соответственно типов обеспечивается коммуникативная  функция в целом. Это сочетание  образует своего рода «каркас» всей коммуникативной  сети организации. Для характеристики деятельности руководителя значимо  также разделение вертикальных коммуникаций на следующие подтипы:

- коммуникации вида «руководитель-подчиненный», специфика которого состоит в  том, что это индивидуальный, развертывающийся  «лицом к лицу» процесс межличностного общения.

- специфический подтип  коммуникаций «руководитель –  подчиненный», в котором первый  является руководителем высшего  звена, а второй (подчиненный)  – также руководителем, но  нижележащего иерархического уровня.

- коммуникации вида «руководитель  – руководитель»; они включают  две разновидности: между руководителями  паритетных подразделений внутри  организации и между руководителем  всей организации и руководителями иных учреждений и организаций.

Традиционно коммуникации подразделяются на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее основными функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации – это все те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Они также включают ряд основных разновидностей:

– неформальные контакты между рядовыми членами организации.

– аналогичные связи между руководителем и подчиненными.

– неформальные внешне коммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).

Организационные коммуникации подразделяются также по форме: устные (вербальные), письменные, комбинированные, визуальные, аудиоционные коммуникации, а также коммуникации через оперативную печать, через средства наглядной агитации и др.

Наконец, существует еще  одна классификация типов коммуникаций – по признаку того этапа организационного функционирования, на котором они  имеют преобладающее значение: коммуникация при приеме на работу, при ориентировке в круге служебных обязанностей, в самом процессе деятельности, в  процессе ее оценки, в ходе дисциплинарного  контроля за ней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В заключении подведём итоги:

1. Структура управления  создаёт механизмы координации,  обеспечивающие эффективное достижение  общих целей и задач организации.

2. Структура управления  – упорядоченная совокупность  связей между звеньями и работниками,  занятыми решением управленческих  задач организации.

3. Структуру управления  характеризуют с помощью таких  понятий, как сложность, уровни  формализации и централизации,  механизмы координации.