Организация и проведение презентаций

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Российский государственный  торгово-экономический университет

челябинский институт (филиал)

Кафедра «менеджмент и мировая экономика»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Персональный  менеджмен»

Тема: «Организация и проведение презентаций»

Содержание

Введение………………………………………………………………………......…3

1. Общий обзор презентаций...............................................................................3
2. Планирование презентаций.............................................................................6
3. Особенности и основные этапы презентации..............................................12
1. Вступительная часть..............................................................................12
2. Основная часть......................................................................................13
3. Заключительная часть...........................................................................14

Заключение…………………………………………………………………….......15

Список используемой литературы………………………………………….......16

Введение

Изучение методов, способов и приемов проведения презентации  является актуальной темой для исследования, поскольку конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции – увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.

Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты разных областей в наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

Презентация – испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.

Целью работы является рассмотрение этапов подготовки презентации, изучение способов и методов проведения презентации  и применение их на практике.

1. Общий обзор  презентаций

Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного на примере: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

Презентации бывают следующих  видов:

• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
• Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т.к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Очевидно, что презентация  – это коммуникационный процесс. Термин процесс определяется как  серия действий. Этому термину  присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному  результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.

В любой презентации, устной или письменной, следующие  факторы воздействуют на характер общения и исход презентации.

Презентатор. Это, конечно, лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий – центральная  фигура, он песет полную ответственность  за исход презентации. Поэтому очень  важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения.

Сообщение. Это, непосредственно та информация, которую презентатор  передает аудитории.

Аудитория. Это, лица, которые  были приглашены на презентацию. Их состав и число определяется организаторами презентации заранее.

2. Планирование  презентаций

Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений  широкое распространение получили презентации. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т. п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это мероприятие как "смотрины" компании. 
 
Организуя презентацию заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа.

Презентации лучше всего проводить  после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли "хозяев". На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга. Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям. Если запланированные речи организаторов, гостей займут более 30 минут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений. Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руководителей фирмы. Он также представляет других руководителей. Затем, как правило, следует сообщение о деятельности предприятия, его перспективах.

Презентация бесполезна, если компания скрывает свои цели. Это все равно, что прийти на переговоры и не обсуждать  цену контракта. Если фирма рассчитывает на то, чтобы приглашенные стали клиентами, скажите им об этом и снабдите всей необходимой информацией. На презентации часто приглашают высокопоставленных гостей, решения которых могут повлиять на бизнес фирмы. Кроме того, их присутствие само по себе способствует формированию солидного имиджа фирмы.

Для наглядной иллюстрации деятельности компании можно показать небольшой  видеофильм. Затем могут быть ответы на вопросы приглашённых.

Не следует планировать самое  важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что "изюминку" презентации лучше провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избгайте заказывать закуски, для которых  требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант - закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносимые на подносах официантами. Из напитков подойдут шапанское, пиво, вино или пунш; непременно закажите большое количество безалкогольных напитков. Ведь это, в конце концов, не свадьба, а деловое мероприятие.

Если раньше при проведении презентаций  основное внимание уделялось процессу угощения и создания хорошего настроения, то сегодня организаторы в первую очередь стремятся донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами.

Размер помещения должен соответствовать  числу приглашенных. Если вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в  таких случаях больше столов, чем  нужно, а это не в ваших интересах: пустые места за столами создадут впечатление неудавшейся презентации. Пусть лучше накроют столов меньше, но вы должны заранее определить, где в случае необходимости можно будет быстро накрыть дополнительный стол. Если все же гостей окажется меньше, чем вы ожидали, попросите немедленно убрать лишние столы.

Удачная форма музыкального сопровождения  презентации - небольшой камерный или  джазовый ансамбль, пианист или виолончелист. Музыка не должна быть навязчивой, а  только служить фоном, не привлекая  всеобщего внимания.

В последние годы в нашей стране широко распространились приемы гостей и другие виды деловых и неформальных встреч. Подготовку к приему можно  проводить в следующем порядке.

Вначале необходимо разработать программу  приема, составить список приглашенных, порядок их размещения.

Размещать приглашенных на прием можно в соответствии с заранее заготовленными карточками с указанием фамилий. Правая сторона  по этикету является более почетной, чем левая. Поэтому старшему по положению  гостю и дамам нужно предлагать место по правую сторону. В международной практике принято, что при участии двух делегаций они размещаются лицом к лицу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари - на торцах стола. Этого правила можно придерживаться и в случае приема гостей из российских фирм. Затем необходимо подготовить помещение. Осмотрите помещение, в котором будет происходить прием. Его следует проветрить, украсить (при возможности) цветами, проверить, достаточно ли стульев и другого необходимого оснащения. Если приглашены зарубежные гости, не забудьте международный протокол флага. Государственный флаг является символом страны. При одновременном вывешивании или выставлении флажков делегаций нескольких государств их размер должен быть одинаковым. Флаги размещаются на одном уровне. По общему правилу, государственный флаг страны пребывания имеет право занимать наиболее почетное место. Часто флаги иностранных государств при одновременном вывешивании размещают в соответствии с алфавитным названием государств, при этом используется алфавит согласованного языка. Помните, что всякое неуважение, проявленное в отношении государственного флага иностранного государства, рассматривается как сознательно оскорбительное действие в адрес этого государства. Есть даже государства, в которых, согласно протоколу, перевернутый флаг символизирует состояние войны.В часы встречи гостей особенно следите за своим внешним видом и поведением. Помните: по вашему внешнему виду судят не только о фирме, в которой вы работаете, но и о вашей стране вообще. Поэтому неукоснительно соблюдайте правила этикета и достойного поведения. Не шумите, не суетитесь, не бегайте, не привлекайте внимания своей одеждой - одеваться надо согласно общепринятым стандартам: не отставая от моды, но и не опережая ее.

В жизни каждого человека встречаются ситуации, когда он должен выступать в качестве хозяина или гостя и уметь правильно вести себя в этой роли. Круг таких ситуаций у секретаря может быть значительно шире, чем у других сотрудников фирмы. Нередко приходится для руководителя, его гостей приготовить и подать чай, кофе, напитки. Да и деловые приемы зачастую строятся сегодня с участием "хозяйки" фирмы, хотя роль хозяйки тут во многом условна. И все же хорошему секретарю не обойтись без знания, минимально необходимых правил. Они не относятся к полной программе (наподобие ресторанного обслуживания), а лишь к приемам типа фуршет, коктейль, чай, кофе.

Под сервировкой понимается подготовка стола и необходимых  для этого предметов: посуды, цветочных  ваз и, при необходимости, пепельниц. Главное, что здесь необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего. Всю посуду, (скатерти, салфетки, полотенца следует держать в абсолютном порядке и безукоризненно чистыми. Нельзя использовать посуду разрозненную, с трещинами. Пусть она будет менее дорогой и менее нарядной, но сверкающей своей чистотой и в ансамбле.

На равном расстоянии друг от друга и ближе к краям  стола ставят мелкие большие тарелки (по количеству приглашенных). На мелкую тарелку ставят закусочную.

Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а с левой стороны - вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз. Рюмки, бокалы, фужеры ставят на расстоянии 3-5 см. от тарелки; маленькие рюмки - для водки и вина; бокалы - для виноградного вина и шампанского; фужеры - для минеральной воды и соков. Салфетки из ткани кладут, сложив их треугольником или колпачком, поверх закусочной тарелки. Бумажные салфетки помещают в маленькие вазочки и равномерно расставляют на столе. Ко всем блюдам с закусками подают общие приборы: лопатки, ложки, щипцы, вилки. 
Цветы украшают стол и создают торжественное настроение. Однако большие букеты цветов, помещенные к тому же в высокие вазы, будут загораживать сидящих. Поэтому ставят на стол цветы с коротко обрезанным стеблем в низких вазах. Существенную роль играет умение вести застольную беседу. Обед на 7-8 персон более всего благоприятствует общей беседе. За столом с большим числом гостей беседу поддерживают трое или четверо гостей, сидящих рядом. Не рекомендуется заводить разговор с гостем, сидящим через соседа, не вовлекая его в общий разговор. Невежливо также, увлекшись разговором, поворачиваться к собеседнику всем корпусом, потому что в результате этого к другому соседу вы поворачиваетесь спиной. 
Одно из главных правил сводится к тому, что во время застолья вы должны обменяться хотя бы несколькими репликами, фразами с каждым из своих соседей (даже если вы не знакомы или ваш сосед не вызывает у вас интереса). 
Для начала беседы можно использовать любые темы: погода, еда, напитки, "братья наши меньшие", дети, новости из театральной и общественной жизни. Следует избегать острых разговоров о политике, религии, национальных проблемах или разговоров на профессиональные темы, которые могут быть не интересны всем. Разговоры о доходах, деньгах, недомоганиях могут испортить настроение окружающим. Плохим тоном считается резкая критика, злословие, использование старых шуток и анекдотов. Приветливое выражение липа, заинтересованность, доброжелательный взгляд, негромкий голос сделают застольный разговор приятным для всех.