Организация эффективной работы планово-экономического отдела предприятия. Формирование критериев эффективности

6. Подготовка предложений, обоснований и расчетов по затратам на проведение НИОКР, капитального ремонта основных средств, доведение планов затрат до финансового отдела;

7. Определение объемов затрат на переподготовку кадров на основе прогнозов потребности кадров для организации;

8. Формирование ценовой политики организации и разработка прогнозов экономического развития организации в соответствии с рыночными потребностями;

9. Разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли.

10. Составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов, которые используются в производстве. [14]

1.3 Организация работы планово-экономического  отдела 

 

Документами, на основе которых осуществляется работа ПЭО, являются законодательные и  нормативные акты, положение об ПЭО, о его подразделениях, должностные инструкции сотрудников отдела, а также правила внутреннего распорядка.

В планировании своей деятельности участвуют все  службы предприятия - как производственные, так и функциональные. В цехах  и отделах организуются планово-экономические бюро или профессиональные группы. Структура планово-экономических служб предприятий зависит, прежде всего, от размеров производства, характеристики продукции, положения на рынке, формы собственности, уровня платежеспособности и т. д. При бесцеховой структуре управления плановые функции выполняются экономистами-менеджерами высшего звена. Каждое предприятие самостоятельно выбирает структуру своих планово-экономических органов. [8]

В процессе реализации задач и выполнения своих функций  планово-экономический отдел взаимодействует с различными отделами организации:

· с финансовым отделом финансовых и кредитных планов по получению отчетов о выполнении финансовых планов и результатов финансового анализа, методических и инструктивных материалов по вопросам финансовой деятельности; по предоставлению среднесрочных и долгосрочных планов производственной деятельности организации, плановых технико-экономических нормативов материало- и трудозатрат, результатов экономического анализа всех видов деятельности предприятия;

· с главной бухгалтерией данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа;

· с производственными подразделениями по получению и предоставлению отчетов о выполнении плана по производству продукции, данных о затратах трудовых ресурсов, использовании рабочего времени, о результатах анализа деятельности производственных подразделений за предыдущие плановые периоды с рекомендациями по более полной и равномерной загрузки производственных мощностей;

· с отделом главного технолога по вопросам получения данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа, проектов перспективных и ретроспективных планов развития и внедрения ресурсосберегающих технологических процессов;

с отделом материально-технического снабжения, сбыта, маркетинга организации и оплаты труда, юридическим отделом и т.д. [15]

Планово-экономический  отдел правомочен:

§ давать структурным подразделениям организации методические указания по экономическим расчетам, по учету и планированию, которые являются обязательными к исполнению подразделениями;

§ запрашивать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, которые необходимы для выполнения возложенных на отдел задач;

§ самостоятельно вести переписку по вопросам экономического планирования и статистической отчетности, а также по другим вопросам, которые входят в компетенцию отдела и не требуют согласования с руководителем предприятия;

§ представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции ПЭО, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, другими предприятиями, организациями, учреждениями;

§ проверять правильность и обоснованность смет, расчетов, иной учетной и отчетной документации, составленной структурными подразделениями организации;

§ проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам производственно-экономической деятельности предприятия;

§ привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела.[15]

Однако, несмотря на широту прав планово-экономического отдела, он несет ответственность  за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на него функций, задач, которые отражаются в Положении  об отделе.

Необходимо  также отметить ответственность  начальника планово-экономического отдела: на него возлагается персональная ответственность  за организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных  на отдел, за организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, за ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также за использование информации сотрудниками отдела строго в служебных целях, своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия, за создание условий для производственной деятельности сотрудников отдела. [6]

Высокий темп современного производства, требование быстроты реакции  на малейшие отклонения от планов, необходимость  немедленной локализации и устранения перебоев делают обязательным применение в практике работы планово-экономического отдела комплекса средств технического оснащения. Использование этих средств значительно облегчает задачи и поднимает на более высокий качественный уровень оперативное планирование. [4]

Задачи разработки оптимальных планов производства, начиная  от перспективных и включая сменно-суточные, оперативного учета и диспетчерского регулирования хода производства, находят  наиболее эффективное решение в  условиях автоматизированных систем управления производством (АСУП). АСУП охватывает и связывает между собой все функции управления и планирования производства на основе совершенствования организационных методов управления, использования экономико-математических методов и быстродействующей вычислительной техники, а также современных средств накопления, обработки, отображения и передачи информации.

Внедрение АСУП требует упорядочения информационной базы, отработки документации и документооборота, создания нормативного хозяйства. Нормативная и другая относительно постоянная производственная информация, соответствующим образом зашифрованная, хранится в ВЦ в картотеке нормативно-справочной информации на электронных носителях.

Если в процессе плановых расчетов возникает необходимость использовать промежуточные или окончательные результаты одного расчета в других, должен быть обеспечен вывод этих результатов на электронные носители, которые также поступают в картотеку ВЦ. Таким образом, обеспечивается увязка информационных потоков подсистем, т. е. документальное и нормативное единство и связь результативных и исходных данных в комплексе плановых расчетов.

Математическое  обеспечение АСУП включает разработку методов и алгоритмов решения  задач, рабочих нестандартных программ.

На такой  основе АСУП в части оперативного планирования позволяет:

а) использовать компьютерную технику для расчета формирования производственной программы и построения номенклатурно-календарного плана, расчета календарно-плановых нормативов и разработки цеховых оперативных программ, построения календарных планов-участков;

б) автоматизировать процесс обработки отчетных данных, формировать и получать аналитическую информацию, непрерывно отображающую фактический ход производственного процесса;

в) корректировать оперативные программы и календарные графики и осуществлять научное прогнозирование выполнения работ в установленные сроки;

г) накапливать систематизированные статистические данные о фактической длительности циклов, трудоемкости работ для разработки укрупненных нормативно-справочных материалов.

Автоматизация и механизация работ по планированию, учету и регулированию резко  повышает качество плановых расчетов, позволяя осуществлять выбор наиболее целесообразных решений, намного сокращает  трудоемкость и повышает эффективность  работы отдела в целом. [5]

внутрифирменный планирование экономический рентабельность

 

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ПРЕДПРИЯТИЯ

 

2.1 Формирование критериев эффективности  работы 

 

Западный менеджмент в основу управления бизнесом закладывает стоимостный подход, который гласит: «Все должны приносить стоимость. Кто стоимость не приносит, тот ее проедает». Таким образом, показатели KPI (Key Performance Indicators) в основном призваны измерять эффективность работы каждого подразделения или сотрудника.

Отличие данной системы от наших привычных показателей  эффективности заключается в  том, каждый конкретный бизнес имеет  собственные KPI. Следовательно, отрицательные  показатели эффективной работы одного предприятия вполне могут являться положительными для другого, если те находятся в разных условиях (иной рынок, этап развития фирмы, кадровый состав, степень подготовки менеджмента и прочее). Кроме того, конкретные цели и задачи для одной организации - давно пройденный этап, а для другой - наоборот, отдаленная перспектива.

Следовательно, понятие эффективности перестает  быть абсолютным и превращается в  критический фактор для данного  конкретного бизнеса на данном конкретном этапе работы предприятия (или одного из его подразделений).

Прежде чем  приступить к разработке показателей, определяющих эффективность работы какого-либо подразделения или сотрудника, следует ответить на главный вопрос: что является критическими факторами для того или иного бизнеса? Другими словами, когда разрабатывается и утверждается организационная структура предприятия, создается подразделение, то необходимо задается первым вопросом: зачем нужен тот или другой отдел, цех, подразделение, сотрудник? То есть каковы менеджерские ожидания от их работы? После ответа на первый вопрос тут же возникает второй: как измерить качество работы, ее эффективность?

И тут на помощь приходит система экономических  показателей KPI, призванная оценить  деятельность каждого, причем не только в контексте достигнутого положительного результата, но и с критических позиций.

При этом для  каждого показателя эффективности  создается некая матрица, описывающая  сам показатель, объект отражения, возможность  периодичности расчета и цели расчета.

Пример такой  матрицы отражен в таблице 1.

 

Таблица 1 - Матрица  показателей эффективности

Показатель	Значение	Лицо, которое  оценивает показатель	Возможная периодичность  расчета	Варианты использования
Прибыль, остающаяся после налогообложения, уплаты процентов  и дивидендов	Прибыль, остающаяся после уплаты налогов, на которую влияют уровни доходов, расходов, инвестиций (амортизации)	Генеральный директор, директора филиалов, отвечающие за доходную и расходную части своего бюджета	Ежемесячно, ежеквартально, ежегодно	Расчет бонусов, резерв самофинансирования, получение  кредитов, оценка рентабельности вложений
Уровень прибыльности (как правило, в процентах)	Отношение валовой  прибыли к общему объему продаж	Руководите-ли отделов, направлений бизнеса, развивающие  продукт или услугу	Ежегодно, ежемесячно, а также вплоть до выпуска товара или технологи чески завершено- го процесса	Для оценки перспектив развития продукта, влияния спроса на товар или услугу, влияния конкуренции
Ротация кадров	Отношение общего числа уволенных за период к количеству работающих за тот же период	Директор по персоналу, руководители структурных подразделений компании, имеющие отдельное штатное расписание	Ежемесячно, ежеквартально, ежегодно	Для оценки влияния  текучести кадров на результаты бизнеса, прогнозирования периодов наиболее активного поиска персонала, определения лояльности каждой категории работающих, выявления скрытых резервов экономии, оценки эффективности работы кадрового аппарата
Средний объем  продаж	Индивидуальный  объем продаж (в штуках, денежных единицах) каждого продавца	Отдел продаж, менеджер по продажам	Ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно	Планирование  доходной части бюджета подразделения, измерение эффективности работы каждого человека или отдела и  как следствие распределение  премиального фонда, выявление сезонности
Соотношение периодов оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности (равно как и каждый из периодов в отдельности)	Отношение среднего срока оплаты покупателем к среднему сроку оплаты поставщиком	Отдел по работе с клиентами, финансовый отдел, коммерческий отдел, отдел продаж	Ежемесячно, ежеквартально, ежегодно	Планирование  денежных потоков и кассовых разрывов, получение кредитов, расчет отсрочек платежей по контрактам, установление размеров скидок за раннюю оплату, выявление  внутренних источников финансирования