Организация как функция управления: основные прцедуры и их взаимосвязь

К фоновому окружению относятся  политика государства, законодательство, конкуренция и многие другие обстоятельства, которые подавляющему большинству организаций неподвластны. На них нельзя влиять целенаправленно, а приходится либо им подчиняться, либо уходить от их воздействия, либо пытаться нейтрализовать негативные последствия.

Организации всегда приходится действовать с учетом особенностей окружения. Ее руководство должно быстро улавливать изменения во внешней  и внутренней среде правильно  оценивать их последствия и выбирать наилучший вариант реакции в пределах имеющихся ресурсов (например, изменять направление или темпы развития).

Так, при стабильной среде  у организации преобладает консервативная ориентация на повторение прежних действий, принесших успех.

При расширяющейся среде  имеет место производственная ориентация, характеризующаяся линейным ростом и экономией на масштабах деятельности. При плавно изменяющейся среде преобладает рыночная ориентация (например, подстройка под изменение конъюнктуры).

При неожиданных дискретных изменениях в среде на первое место  выходит стратегическая ориентация, ставящая во главу угла гибкость, адаптивность, освоение новых технологий, изделий, рынков.

Поскольку ограниченность ресурсов труднопреодолима, особенно в краткосрочном периоде, на деле организация может реагировать лишь на незначительные изменения среды, а остальные игнорировать. 
 
 

 

 

 

 

 

Глава 2 Процедуры  управления организацией

2.1. Процедуры управления: понятие и виды

 

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе  управления, необходимо:

• определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс;
• подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику), технические средства;
• определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Большое значение имеет анализ, исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления.

Смена операций, их сочетание, взаимосвязь, переход друг в друга определяется процедурами, которые представляют собой совокупность разнообразных  управленческих операций, выполняемых  по определенной схеме (алгоритму)⁷.

Понятие "процедура" отражает порядок  подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и  параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Технология управления тесно связана  с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или  иных функций управляющей системы.

Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного  процесса представляет собой правила  последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые этот процесс может  быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей  системой. При этом весь процесс  как бы разлагается сверху вниз, то есть от конкретной функции управленческого  аппарата к подфункции (части функции), от подфункции к конкретной процедуре  и далее к операции.

Управленческая процедура представляет собой систему последовательно  реализуемых предписаний (правил) о  выполнении в определенном порядке  организационных, информационных и  других операций, приводящих к решению  задач, стоящих перед системой управления.

Процедуры отличаются по ряду признаков  и классифицируются следующим образом:

1. По должностным признакам на творческие, логические, а также на технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60 процентов, у специалистов — 40 процентов, у технических исполнителей — до 20.
2. По содержанию — на информационные, логико-мыслительные и организационные.
3. По степени повторяемости на повторяющиеся и нет.
4. По уровню механовооруженности: ручные; механизированные; автоматизированные; машинно-ручные.
5. По характеру сочетания во времени: на последовательные, параллельные, последовательно-параллельные.

Роль процедур в эффективном  процессе управления очень велика. В рамках одной функции управления процедуры могут быть внутренними  и внешними.

К внутренним процедурам управления как процесса относятся:

• информационная подготовка;
• разработка вариантов решений;
• принятие решения руководителем;
• организаций его выполнения;
• контроль.

Входное воздействие поступает  от предыдущего этапа процедуры  управления, а выходное воздействие  поступает на следующий. С процедурами  информационной подготовки, разработки вариантов решения и организации  выполнения образуются функциональные связи, а с процедурой принятия решения  — линейные или функциональные в  зависимости от приоритета процедуры. Обычно входное воздействие направлено на процедуру принятия решения.

При сознательном проектировании технологии управления можно избежать ненужных и второстепенных процедур управления, исключить дублирование работ, сократить  документооборот, сформулировать чёткие критерии к качеству результата на каждом этапе управленческого процесса. Технология позволяет усилить эффект человеческих действий путём сочетания  отдельных элементов в единую цепь.

Одновременно это вносит разумную организованность в сам процесс  управления за счёт введения норм и  правил выполнения отдельных операций. При этом для трудового процесса лиц, причастных к управлению предприятием, применимы такие категории, как  технологическая дисциплина, регламент  и т. д. Этот аспект технологизации управления позволяет более эффективно применять  методы мотивации.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Взаимосвязь  процедур управления

 

  Профессиональный подход  в действующих организациях заключается  в реализации следующих восьми  этапов⁸:

1. Создание группы развития  организации на конкурсной основе.

2. Составление набора  необходимых функций управления  и производства.

3. Проверка набора функций  управления по методике функционально-стоимостного  анализа.

4. Распределение этого  набора по четырем группам  и его анализ.

5. Составление функциональной  структуры управления.

6.  Сравнение этой структуры  с существующей.

7 . Внесение корректив  в набор функций.

8 . Внесение корректив  в структуру управления организацией.

В общем виде функция —  это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных  общей цели управления. К. Маркс назвал функцию услугой. «Услуга есть не что иное, как полезное действие той или иной потребительской  стоимости — товара ли, труда ли» (Маркс К., Энгельс Ф. Соч. 2-е изд. т. 23 С. 203-204). Полезность, необходимость функции должна служить критерием для ее дальнейшего анализа. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы (рис. 1.):

• производственные,

• управление производственными  функциями,

• управление управленческой деятельностью.

Рис. 1. Взаимодействие функций в организации

 

К производственным относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний. Например, производство токарных станков модели 1М62, производство станин для вертикальных сверлильных автоматов, ведение бухгалтерского учета, делопроизводство по внешнеэкономической деятельности и др. К функциям управления производственными функциями относятся функции по планированию, прогнозированию, организации, координации, стимулированию и контролю деятельности работников» занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производствах. Например, управление производством, управление персоналом, управление инновационной деятельностью, управление внешнеэкономической деятельностью, управление бухгалтерским учетом и др.

К функциям управления управленческой деятельностью относятся стратегическое управление, внешнее представительство  и консультационная деятельность. Особое внимание уделяется стратегическому  управлению, которое образно сравнивается с зонтиком, под которым укрываются все функции управления.

Производственные функции  выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари) референты, конструкторы, технологи, инспекторы, бухгалтеры и др., которых  мы далее будем называть специалистами. Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Этих работников мы в дальнейшем будем называть менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией  организации. Таких работников мы в  дальнейшем будем называть руководителями в реальной организации руководители, специалисты и менеджеры выполняют  функции из разных групп приведенные  ниже.

  В крупных организациях руководители  могут выполнять функции только  из одной группы (управление управленческой  деятельностью), а в малых —  из двух или даже из трех  групп. Символ «?» показывает  на возможность, как наличия,  так и отсутствия функций соответствующей  группы в деятельности руководителя⁹.

 

Табл. 1.

Распределение функций  управления

Категории	Функции
	Управление Управленческой деятельностью	Управление производственными  функциями	Производственные функции
Руководители	+	+, ?	-, ?
Менеджеры	-	+	+, ?
Специалисты	-	-	+

 

В системе управления организаций  нас интересуют две группы функций: функции управления производством  и функции управления управленческой деятельностью, которые в дальнейшем будем именовать как функции  управления. Они реализуются набором  процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления. Так, для выполнения функций управления необходимо получить задание или  его сформулировать; провести информационную работу; подготовить варианты решений, принять, согласовать и утвердить  решение; организовать и контролировать его выполнение; сдать выполненную  работу заказчику или использовать ее в своей организации. Приведенная  совокупность процедур находится во взаимосвязи. Каждая процедура должна включать набор операций. Например, подготовка решения включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний, проведение совещаний  и т.д. Таким образом, образуется следующая иерархия:

-конкретные функции управления,

-общие функции управления,

-типовые процедуры,

-набор операций.

  Отсутствие какой-либо процедуры или операции может привести к низкой эффективности выполнения функций или к их невыполнению. Так, без проведения информационной работы (оценки ситуации, получения и обработки достоверной информации) дальнейшая работа будет затруднена.

Процесс специализации и  кооперации управленческой деятельности приводит как к дроблению, так  и к объединению функций управления. Так, общая функция «разработка  плана снабжения» в крупных организациях разделяется на: подготовительную работу по составлению плана, определение  текущих потребностей производственных единиц в материалах и определение  остатков материалов на складах.

Каждые функция, процедура  и операция имеют три главных  параметра: трудоемкость, сложность  и стоимость. Трудоемкость определяется в часах. Сложность имеет три  уровня: низкий, средний и высокий. Уровень определяется характером выполняемых  операций. Напомним, что низкий уровень  сложности характеризуется преобладанием  технических операций; средний уровень  — преобладанием логических операций; высокий — преобладанием творческой деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных решений.

  При расчетах рассматривается  и нулевой уровень сложности,  характеризуемый отсутствием правил, инструкций и документационного  сопровождения их выполнения. Таким  образом, мы можем ввести численный  эквивалент уровня сложности  функции: высокий — 3, средний  — 2, низкий — 1, нулевой —  0.

  Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих конкретную функцию управления (КФУ). Как известно, каждая КФУ представляется как набор общих функций — планирование (П), организация (О), активизация (А) и контроль (К) — основные из них, и других общих функций — прогнозирования, координации, информирования и т.д., которые также играют важную роль, но рассматриваться здесь не будут, так как методика анализа при этом не меняется.

  Каждая общая функция управления, составляющая КФУ, включает набор  процедур: подготовка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения  решения. Приоритет процедур, составляющих  ФУ, определяет уровень обязательности  их исполнения. В рамках этого  необходимо выделить административные, технологические и патронажные  ФУ. Функция считается административной, если среди составляющих ее  процедур приоритетна процедура  «Принятие решения» или «Утверждение  решения». Для технологической —  наличие среди процедур, составляющих  функцию, приоритетных процедур  «Подготовка решения», «Согласование»  или «Организации выполнения  решения». Если в наборе нет  приоритетных процедур, то это  патронажная ФУ. Наличие административной  общей ФУ в КФУ также придает  ей этот же статус.