Организация как функция управления: основные прцедуры и их взаимосвязь

  Функции — важнейший  элемент при построении структуры  организации, наборе персонала  и т.д.

  Мы подходим к понятию  «единичная самостоятельная функция».

 Аналогично тому, что  здание лучше строить из единичных  законченных блоков, чем из кусков  или нестандартных блоков, также  и в системе формирования функциональных  структур использование единичных  самостоятельных функций существенно  упрощает этот процесс. Это  понятие относится как к конкретным, так и к общим функциям управления.

  С нашей точки зрения, наиболее плодотворный подход  к выделению (формированию) единичной  самостоятельной конкретной функции  управления (ЕСКФУ) заключается в  соблюдении двух условий:

• рассмотрение набора КФУ, используемых в большой группе организаций в Российской Федерации (назовем его типовым набором функций),
• наличие в каждой КФУ полного набора общих функций управления.

 Первое условие можно  выполнить при рассмотрении группы  малых предприятий (МП).

 Как показывает практика, независимо от сферы деятельности, малые предприятия имеют близкие  по трудоемкости и сложности  параметры типовых КФУ. Поэтому  примем малое предприятие за  основу при определении набора  ЕСКФУ. По критерию типизации  целесообразно выделить четыре  набора КФУ для организаций:  базовый, отраслевой, групповой и  специальный¹⁰.

 Базовый набор КФУ входит  в состав любого конкретного  набора функций организации (рис. 2).

Рис. 2. Состав полного набора КФУ

 

Базовый набор КФУ составляют:

1) управление производством  продукции (товара, услуг, информации  и знаний);

2) управление бухгалтерским  учетом;

3) управление техническим  и социальным развитием;

4) управление техническим  и социальным обеспечением;

5) управление технической  безопасностью;

6) управление трудом и  заработной платой;

7) управление персоналом;

8) управление реализацией;

9) управление маркетингом;

10) управление экономикой;

11) управление финансами;

12) управление рекламой;

13) управление охраной;

14) стратегическое управление;

15) представительская деятельность;

16) консультационная деятельность.

  Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др. В рамках отраслевых функций могут включаться и функции, характерные для подотраслей. Например, для промышленности — функции, характерные для организаций топливноэнергетического и металлургического, машиностроительного, химико-лесного комплексов.

  Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО и др.), например, управление ценными бумагами для акционерных обществ, управление внешним и внутренним аудитом для финансово-промышленных групп.

  К типовому набору могут присоединяться специфические функции управления, например, управление внешнеэкономической деятельностью, управление подсобным хозяйством.

  Второе условие (наличие  полного набора общих функций)  может быть выполнено путем  соблюдения следующего соотношения:  КФУ Î (набор всех общих функций) (символ Î означает включение).

Любая конкретная функция  управления должна содержать весь набор  ненулевых по трудоемкости общих  функций. Каждая из КФУ имеет свою трудоемкость.

  КФУ с высоким уровнем  трудоемкости свидетельствует об  элементах непрофессионализма в  управленческой деятельности, т.е.  работники выполняют порученные  функции дольше, чем положено. КФУ  с низким уровнем трудоемкости  свидетельствует либо о широком  использовании современных информационных  технологий при сохранении прежнего  штата работников, либо об элементах  непрофессионализма в управленческой  деятельности, т. е. работники,  выполняют функции быстрее, чем  положено, либо в силу их чрезмерного  профессионализма, либо в силу  поверхностного отношения к ним.

Таким образом, выделяются два  понятия — общая функция и  единичная самостоятельная общая  функция управления (ЕСОФУ). Последняя  служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ  является общей функцией, но не каждая общая функция — ЕСОФУ. Между  собой ЕСОФУ связаны процедурами (аналогично с общими функциями).  В рамках одной функции процедуры  могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные или функциональные связи (табл. 2.).

 

 

Табл. 2.

Классификация процедур

Направленность		Связи
Внутренняя	Внешняя	Линейные	Функциональные
ПР, ПО, ОР	УТ, СО	ПО-УТ, ПР-ПР	ПР-ПО,ПР-ОР,СО-ОР

 

Примечание: ПР — принятие решения, ПО — подготовка решения, ОР — организация выполнения, УТ — утверждение, СО — согласование

Приведенная в табл. 2. классификация  позволяет сформировать схему и  условное обозначение типового функционального  звена (рис. 3).

Процедуры принятия, подготовки решения и организаций его  выполнения являются внутренними для  типового звена, а согласование и  утверждение — внешними. В типовом  звене процедуры утверждения  и согласования могут разветвляться  на несколько звеньев структуры.

Рис. 3. Схема и условное обозначение типового функционального звена

 

Входное воздействие (рис.3.1) поступает от другого типового звена и в зависимости от направленности формирует линейную или функциональную  связь.   

            

Рис. 3.1 Варианты схем взаимодействия типовых звеньев

 С процедурами ПО  и ОР образуются функциональные  связи, а с ПР—линейные. Обычно  входное воздействие направлено  на процедуру принятия решения.  Для формирования взаимодействия  процедур нескольких типовых  звеньев предлагается следующая  метаморфоза процедур:

• процедура «Утверждение»  переходит на другое звено (обычно вышестоящее) в процедуру «Готовит решение»,

• процедура «Согласование» — в процедуру «Организация выполнения»;

• процедура «Принимает решение» переходит на нижестоящий  уровень в одноименную процедуру.

 Данная метаморфоза  вытекает из приведенного выше  определения функции как совокупности  действий, направленных на достижение  частной цели, которая подчинена  общей цели управления. С учетом  этого схема взаимодействия типовых  звеньев, изображенных на рис  3.1. На рисунке связи между типовыми звеньями конкретизируются связями между процедурами звеньев. Типовое звено содержит внутри себя и организует при помощи взаимодействий с другими звеньями линейные и функциональные связи. Поэтому при объединении нескольких звеньев очень естественно формировать линейные, линейно-функциональные и функциональные структуры, а так же все другие сводящиеся к ним.

Рис. 3.2 Уточненные схемы взаимодействия

 

Однако типовое звено  нельзя ассоциировать со звеном управления. 

Звено управления — это  ячейка с определенным набором процедур, а не функций. Причем процедуры могут  лишь частично представлять одну или  несколько функций управления. Жесткой  связи между функцией и звеном управления нет. Как правило, звено  управления соответствует должности  работника аппарата управления (например, звено «главный инженер», «главный экономист») либо названию подразделения  аппарата управления (например, звено  «отдел кадров», «бухгалтерия»).

Типовое звено соответствует  только одной единичной самостоятельной  общей функции управления. Оно  обладает большей независимостью и  стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена  управления в общем случае не совпадают.

 Таким образом, совокупность  типовых звеньев — функциональная  структура — может служить  базой для формирования организационной  структуры управления.

 

Заключение

В зависимости от позиций  менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых  функций данные роли могут быть присущи  им в большей или меньшей мере. Однако каждый менеджер обязательно  принимает решения, работает с информацией  и выступает руководителем по отношению к определенной организации.

   Существует большое  разнообразие типов организации.  Для всех организаций характерно  то, что в их рамках осуществляется  систематизированное сознательное  объединение действий людей, преследующее  достижение определенных целей.

    Организация не  может существовать без менеджмента.  Во внутриорганизационной жизни  он выполняет функцию координационного  начала. Также менеджмент устанавливает  баланс во взаимодействии организации  с внешней средой. Для этого  он так организует деятельность  организации, чтобы, с одной  стороны, она получала из внешней  среды все то, что ей нужно  для ее существования, а другой  – производила продукт, который  соответствовал бы запросам внешней  среды.

     Изучение процесса управления с точки зрения его функций позволяет установить объемы работ по каждой из функций, определить потребность в трудовых ресурсах и в итоге сформировать структуру и организацию системы управления. Каждая управленческая функция наполнена характерным для нее объемом и содержанием работ и имеет специфическую структуру, в рамках которой она реализуется. Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий. Функции управления весьма многогранны: организация производства, планирование (прогнозирование, моделирование, программирование), координация, мотивация, контроль и учет выполнения поставленных задач и, наконец, маркетинг, выделенный недавно в самостоятельную функцию управления.

        Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами. Принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

1. Веснин, В.Р. Менеджмент: учебник, - 2-ое изд., переработанное и дополненное / В.Р. Веснин – М.: Проспект, 2009. – 504 с.
2. Гурков, И.Б. Стратегический менеджмент организации: учебное пособие / И.Б. Гурков – М.: ЗАО "Бизнес-школа", "Интел-Синтез", 2011. – 316 с.
3. Котлер, Ф.Л. Маркетинг. Менеджмент: учебное пособие / Ф.Л. Котлер – СПб.: Питер, 2011. – 248 с.
4. Менеджмент: учебное пособие для студентов ВУЗов, изд. 2-ое. / Под редакцией Подлесных В.И. – СПб.: Бизнес-пресса, 2012. – 467 с.
5. Мильнер, Б.З. Теория организации: учебник. 4-е изд., переработанное и дополненное.  / Б.З. Мильнер – М.: Инфра-М, 2010. – 646 с.
6. Основы менеджмента: учебник для студентов ВУЗов. / Семенов А.К., Набоков В.И., 2-ое изд. – М.: Дашков и К, 2009. – 298 с.
7. Основы менеджмента: учебное пособие / Андреев А.Ф., Гришина Н.В.. / Под общей редакцией Лопатиной С.Г. – М.: Юрайт, 2009. – 290 с.
8. Орлов,  А.И. Менеджмент: учебник / А.И. Орлов – М.: Знание, 2009. – 107 с.
9. Подлесных, В.И. Теория организации: учебник для вузов / В.И. Подлесных — СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2009. — 336 с.
10. Управление организацией: Учебник / Под редакцией Румянцевой А.Т. – 3-е изд., переработанное и дополненное. – М.: Инфра-М, 2011. – 714 с.
11. Шегда, А.В. Менеджмент: учебник – 3-ее изд., исправленное и дополненное /А.В.  Шегда – К.: Знания, 2009. – 645 с.
12. Теория организации: учебное пособие / Рогожин С.В., Рогожина Т.В., - изд. 2-ое. – М.: Экзамен, 2011. – 318 с.
13. Экономика: Учебник, изд. 3-е, переработанное и дополненное. / под редакцией д.э.н. профессора Булатова А. С.. – М.: ЮРИСТЪ, 2009. – 576 с.

¹ Веснин, В.Р. Менеджмент: учебник, - 2-ое изд., переработанное и дополненное / В.Р. Веснин – М.: Проспект, 2009. – С.189

² Веснин, В.Р. Менеджмент: учебник, - 2-ое изд., переработанное и дополненное / В.Р. Веснин – М.: Проспект, 2009. – С.190.

³ Управление организацией: Учебник / Под редакцией Румянцевой А.Т. – 3-е изд., переработанное и дополненное. – М.: Инфра-М, 2011 – С.202.

⁴ Теория организации: учебное пособие / Рогожин С.В., Рогожина Т.В., - изд. 2-ое. – М.: Экзамен, 2011. – С.190.