Організація її роль та значення

 

План

 

 

 Вступ

Демократизація суспільних відносин у нашій державі кардинально змінила функцію організації діяльності, а ринкові умови господарювання дали розвиток новому типу підприємств (приватним, спільним, акціонерним, ТзОВ та ін.). Цей факт є найсуттєвішим при розгляді сучасних підходів до розуміння змісту поняття "організація"("організовування").

Будь-яка діяльність, навіть найпростіша, вимагає певної організації, координації дій стосовно як всього колективу працівників, так і окремих його членів. Тобто це процес, окремий напрям роботи кожного керівника і працівника зокрема. Крім цього організацію менеджмент представляє як певну структуру, що має керівні органи та функціональні підрозділи, в межах яких збережена певна ієрархія підпорядкування, тобто в звичному для нас розумінні це підприємство, фірма, заклад з відповідною назвою, юридичним статусом, статутом діяльності, персоналом, різного виду ресурсами тощо.

Суб'єктами світової господарської системи на мікрорівні є організації, різні по розмірах, організаційно-правових формах, сферах діяльності.

Щодня утворюються безліч нових фірм. Далеко не всі з них здатні успішно розвиватися, домагатися успіхів і досягати поставлених цілей. Далеко не всі організації здатні існувати нескінченно довго, і жодна не живе без змін. Ті, які не зуміли адаптуватися до постійно мінливого зовнішнього середовища підприємства гинуть. У той же час компанії, керівництво яких відрізняється гнучкістю, здатністю передбачати й адекватно реагувати на зовнішні зміни, процвітають. Однак для ефективного керування організацією недостатньо вміти прогнозувати події. Керівництву необхідно знати, на якій стадії свого розвитку перебуває компанія, щоб сконцентрувати зусилля на тих завданнях, які на цьому етапі необхідно вирішити в першу чергу.

Сучасний мінливий світ вимагає від кожного працівника швидкої адаптації до його перемін. Спеціалісти одностайні в тому, що результативність праці великою мірою залежить від рівня розвитку менеджменту в організаціях. Причому, якщо, скажімо, рівень розвитку техніки та технологій може мати певні обмеження, викликані як активними обставинами, то менеджмент має можливість розвиватися стабільно за висхідною за будь-яких з них, бо він передбачає використання людського ресурсу, який володіє необмеженими резервами щодо вдосконалення. Прогрес, досягнутий людством в другій половині минулого століття, значною мірою пов’язаний саме з розвитком менеджменту. Найкращим прикладом тут слугують економіки США, Японії, країн Європи, де були започатковані основні засади менеджменту. Сьогодні ж термін "менеджмент" отримав розповсюдження в усьому світі і практично вживається в усіх мовних культурах. Це є переконливим доказом його значущості і потреби в ньому.

У процесі управління організацією необхідно враховувати стан її внутрішнього й зовнішнього середовища.

В процесі вивчення цієї теми важливо, насамперед, усвідомити сутність трьох ключових категорій: "організація", "організаційний процес (діяльність)", "організаційна структура". Всі вони тісно пов’язані між собою, але не є синонімами.

 

 

1. Організація її роль та значення

1.1. Сутність функції  організації

 

Сам термін "організація" в менеджменті вживається в двох значеннях. У першому з них під організацією розуміється підприємство, відомство, а в другому - функція організації людської діяльності. В принципі, друге значення поняття "організація" обов'язково розглядається в контексті першого, бо організація будь-якої людської діяльності залежить від структурної побудови підприємства. Розглянемо поняття "організації" за першим її значенням.

Організація - соціальне утворення, яке об'єднує багато людей, діяльність яких має певну суспільнокорисну мету й певним чином координується. В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називаються підприємствами.

Організації поділяються на формальні та неформальні. Формальні організації - це такі організації, в яких діяльність людей організовується свідомо й регламентується певними законами, наказами, обов'язками і т.д. Неформальні організації виникають і функціонують спонтанно. Організація є системою, до якої входить керуюча й керована підсистеми, між якими існує прямий та зворотний зв'язок.

Будь-яка організація має внутрішнє і зовнішнє середовище. Внутрішнє середовище складають цілі, завдання, технологія та структура організації.

• Цілі - це очікувані кінцеві результати діяльності організації на певному проміжку часу.
• Завдання - це види робіт з предметами праці, людьми та інформацією, які необхідно виконати певним способом у відповідні терміни.
• Технологія - це засіб перетворення вхідних елементів організації у вихідні.
• Структура - це рівні управління й види робіт ( функціональні обов'язки), які виконують служби або підрозділи.

Зовнішнє середовище організації складають законодавчі акти, постачальники, споживачі, конкуренти, система економічних відносин у державі, міжнародні події, науково-технічний прогрес тощо.

Організація – це функція управління, в межах якої здійснюється розподіл робіт поміж окремими робітниками та їх групами та узгодження їх діяльності. Реалізація функції організації здійснюється у процесі організаційної діяльності.

Організаційна діяльність –  це процес, за допомогою якого керівник усуває невизначеність, безладдя, плутанину та конфлікти поміж людьми щодо роботи або повноважень і створює середовище придатне для їх спільної діяльності.

Основними складовими організаційного процесу (організаційної діяльності) є (докладніше вони розглядаються у третьому питанні лекції):

а) розподіл праці  - розподіл загальної роботи в організації на окремі складові частини, достатні для виконання окремим робітником відповідно до його кваліфікації та здібностей;

б) групування робіт та видів діяльності у певні блоки (групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо) - департаменталізація;

в) підпорядкування кожної такої групи керівникові, який отримує необхідні повноваження (делегування повноважень);

г) визначення кількості робітників, безпосередньо підлеглих даному менеджерові (встановлення діапазону контролю);

д) забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності (створення механізмів координації).

Організаційний процес – це достатньо складний вид діяльності. Його складність полягає у необхідності вибору рішення з безлічі можливих альтернатив, кожна з яких не поступається решті з точки зору раціональності прийняття організаційного рішення. Це наочно підтверджує рис.1.1., на якому представлено континууми можливих рішень в межах організаційної діяльності. (Континуум – це безперервна сукупність, наприклад, в математиці – це сукупність всіх точок прямої, яка еквівалентна сукуності всіх дійсних чисел). Кінцевим

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.1. Континууми можливих рішень в процесі організаційної діяльності результатом організаційної діяльності є вибір певної позиції на всіх континуумах складових організаційної діяльності. Такий вибір у підсумку і формує організаційну структуру.

Організаційна структура в теорії управління визначається як абстрактна категорія, що характеризується трьома організаційними параметрами: 1) ступенем складності; 2) ступенем формалізації; 3) ступенем централізації (рис.1.2.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.2. Основні складові категорії "організаційна структура"

Під складністю розуміється те, як багато виразних ознак має організація. Чим глибше  розподіл праці, чим більше вертикальних рівнів в ієрархії управління, тим більше структурних підрозділів, тим складніше координувати діяльність людей в організації.

Ступінь, у якому організація покладається на правила та процедури, спрямовуючи поведінку своїх робітників і є ступенем формалізації. Чим більше правил та регуляторів в організації, які вказують, що можуть робити співробітники, а що - ні, тим більш формалізованою є структура організації.

Централізація визначає місце, де переважно зосереджено право прийняття рішень. Якщо всі  рішення (або їх більшість) приймаються вищими керівниками, тоді організація є централізованою. Децентралізація означає, що право прийняття певних рішень передається з вищих рівнів управління на нижчі.

1.2. Основи теорії організації

За критерієм часу в розвитку теорії організації виділяють :

1) класичну (ієрархічну) теорію організації;

2) неокласичну ( поведінкову) теорію  організації;

3) сучасну ( ситуаційну) теорію організації.

Класична теорія організації сформувалася як загальний теоретичний підхід до визначення організаційних параметрів, який грунтується на:

• вивчені анатомії організації;
• її формальній структурі;
• розподілі праці та спеціалізації;
• використанні ієрархії у побудові організації.

В центрі уваги неокласичної (поведінкової) теорії організацій знаходиться  людина в організації, більш конкретно – соціо-психологічні відношення, індивідуальні та групові взаємозв’язки, децентралізація повноважень тощо.

Сучасна теорія  розглядає організацію як відкриту систему, яка знаходиться у постійній взаємодії зі своїм зовнішнім середовищем, до якого вона має пристосуватися. Сучасна теорія організації спрямована на вивчення механізмів адаптації організації до свого середовища.

В основу класичної теорії організації покладено результати досліджень 
А. Файоля та М. Вебера. Вони намагалися виділити загальні характеристики та закономірності управління будь-якою організацією. За мету своїх досліджень вони ставили виділення "універсальних принципів управління", дотримуючись яких можна забезпечити успіх організації.

Відомим теоретиком класичної школи теорії організацій був М.Вебер ("Теорія соціальних  та економічних організацій"). Він в результаті емпіричного аналізу церковних, урядових, військових та комерційних організацій сформулював концепцію ідеальної бюрократії. Вебер розглядав бюрократію як нормативну модель, як ідеал, досягнення якого мають прагнути всі організації.

За Вебером ідеальна бюрократія має  5 наступних основних характеристик:

1. високий ступінь розподілу праці - кожна операція повинна виконуватися спеціалістом;
2. чітка управлінська ієрархія - кожний нижчий рівень контролюється вищим і підпорядковується йому;
3. численні правила, стандарти та показники оцінки роботи - організація повинна розробити та встановити певний набір правил та стандартів, аби гарантувати певну єдність виконання робіт;
4. "дух формальної безособовості" - менеджери повинні управляти бізнесом за відсутності симпатій та переваг щодо окремих робітників;
5. підбір кадрів в організації має здійснюватися виключно за діловими та професійними якостями кожного співробітника.

Таблиця 1.

Сильні та слабкі сторони ідеальної бюрократії

Сильні	Слабкі
Такі елементи, як: - розподіл праці - ієрархія повноважень      - використання  правил      - підбір кадрів  за їх діловими          якостями звичайно підвищують ефективність Бюрократична модель є основою для розуміння сутності процесу організації	Бюрократична модель є жорсткою, стабільною та негнучкою У кожній моделі не приймаються до уваги людські та соціальні процеси в організації Тезис щодо управління в дусі формальної безособовості не є реалістичним

 

Найбільш чітко поведінковий підхід в теорії організації був сформульований у працях професора Мічіганського університету Р.Лайкерта. Вивчаючи результати діяльності багатьох великих комерційних організацій з метою з’ясування питань, що робить їх роботу більш ефективною, він дійшов висновку, що організації, які орієнтувалися на бюрократичну модель були менш ефективними проти організацій, які приділяли більше уваги створенню робочих груп, поведінковим та соціальним аспектам діяльності організацій.

Лайкерт запропонував характеризувати організації за допомогою таких 8 ключових характеристик:

• процеси лідерування;
• процеси мотивації;
• процеси комунікацій (формальної і неформальної);
• процеси взаємодії (керівник                  підлеглий);
• процеси прийняття рішень( зверху, знизу);
• процеси встановлення цілей (залучення підлеглих);
• процеси контролю (жорсткий, частий і навпаки);
• процеси досягнення цілей (оцінка роботи по досягненню цілей).