Основные типы информационных систем в организации

Иногда  руководитель может возложить принятие решения на тех, кто должен будет  его исполнить. Чаще же он вынужден убеждать в правильности своей точки  зрения других людей в организации, доказывая, что его выбор несет  благо и организации, и каждому  в отдельности. Некоторые руководители считают попытки убеждения напрасной  тратой времени, однако, подход типа "прав я или не прав, но начальник я" сегодня в мире образованных людей, как правило, не срабатывает.

Шансы на эффективную реализацию решения  значительно возрастают, когда причастные к этому люди внесли в решение  свою лепту и искренне верят в  то, что делают. Поэтому хороший  способ завоевать признание решения  состоит в привлечении других людей к процессу его принятия. Дело руководителя выбирать, кто должен решать. Тем не менее, бывают ситуации, когда руководитель вынужден принимать  решение, не консультируясь с другими. Участие работников в принятии решений, подобно любому другому методу управления, будет эффективным далеко не в каждой ситуации.

Более того, твердая поддержка сама по себе еще не гарантирует надлежащего  исполнения решения. Полное осуществление  решений требует приведения в  действие всего процесса управления, в особенности его организующей и мотивационной функции.

6.Обратная связь. Еще одной фазой, входящей в процесс принятия управленческого решения и начинающейся после того, как решение начало действовать, является установление обратной связи.  Система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь – то есть поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения - позволяет руководителю скорректировать его, пока организации не нанесено значительного ущерба. Оценка решения руководством выполняется, прежде всего, с помощью функции контроля.  

                 1.2    Анализ и принятие управленческих решений

       В условиях рыночной экономики  степень неопределенности экономического  поведения субъектов рынка достаточно  высока³. В связи с этим большое практическое значение приобретают методы перспективного анализа, когда нужно принимать управленческие решения, оценивая возможные ситуации и делая выбор из нескольких альтернативных вариантов.

       Теоретически существует четыре  типа ситуаций, в которых необходимо  проводить анализ и принимать  управленческие решения, в том  числе и на уровне предприятия: в условиях определенности, риска, неопределенности, конфликта. Рассмотрим каждый из этих случаев .

    1. Анализ и принятие управленческих  решений в условиях определенности.

Это самый  простой случай: известно количество возможных ситуаций (вариантов) и  их исходы. Нужно выбрать один из возможных вариантов . Степень сложности  процедуры выбора в данном случае определяется лишь количеством альтернативных вариантов. По результатам этого  эксперимента отбирается один или несколько  вариантов , являющихся базовыми для  принятия окончательного решения на основе дополнительных формальных и  неформальных критериев . 

    2 . Анализ и принятие управленческих  решений в условиях риска. 

    Эта ситуация встречается на практике наиболее часто. Здесь пользуются вероятностным  подходом , предполагающим прогнозирование  возможных исходов и присвоение им вероятностей . При этом пользуются:

    а) известными, типовыми ситуациями ( типа - вероятность появления герба  при бросании монеты равна 0.5 ) ;

    б) предыдущими распределениями вероятностей ( например, из выборочных обследований или статистики предшествующих периодов известна вероятность появления  бракованной детали )

    в) субъективными оценками, сделанными аналитиком самостоятельно либо с привлечением группы экспертов.

        3. Анализ и принятие управленческих решений в условиях неопределенности.

    Эта ситуация разработана в теории, однако на практике формализованные алгоритмы  анализа применяются достаточно редко. Основная трудность здесь состоит в том, что невозможно оценить вероятности исходов. Основной критерий - максимизация прибыли - здесь не срабатывает , поэтому применяют другие критерии :

• максимин (максимизация минимальной прибыли)
• минимакс (минимизация максимальных потерь)
• максимакс (максимизация максимальной прибыли) и др.

    4 . Анализ и принятие управленческих  решений в условиях конфликта. 

    Наиболее  сложный и мало разработанный  с практической точки зрения анализ. Подобные ситуации рассматриваются  в теории игр . Безусловно на практике эта и предыдущая ситуации встречаются  достаточно часто . В таких случаях  их пытаются свести к одной из первых двух ситуаций либо используют для  принятия решения неформализованные  методы .

    Оценки, полученные в результате применения формализованных методов, являются лишь базой для принятия окончательного решения; при этом могут приниматься  во внимание дополнительные критерии, в том числе и неформального  характера . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                          2. Назначение информационной системы 

     В процессе своей деятельности бухгалтерия  организации осуществляет непрерывное и документальное наблюдение, измерение, отражение и обобщение в денежном измерителе фактов движения средств организации и источников их формирования в процессе ее финансово-хозяйственной деятельности.

     Информационная  система организации задействована  при выполнении следующих задач:

     - обеспечение своевременной, полной  и объективной информации о  результатах деятельности за  определенный промежуток времени;

     - обмене информацией между персональными  компьютерами (ПК) сотрудников организации  через локальную сеть;

     - обмене информацией между персональными  компьютерами, расположенными не  в данном помещении через удаленный  доступ;

     - получении информации через электронную  почту .

     - ведении документооборота и делопроизводства  организации;

     - хранения данных деятельности  организации в электронном виде.

   Для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации – структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком  уровне управления. По характеру представления  и логической организации хранимой информации информационные системы подразделяются на фактографические, документальные и геоинформационные. 
Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов). Каждый из таких экземпляров или некоторая их совокупность отражают сведения по какому-либо факту, событию отдельно от всех прочих сведений и фактов.  
Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов, отражающих основные аспекты и характеристики объектов данной предметной области. Комплектование информационной базы в фактографических информационных системах включает, как правило, обязательный процесс структуризации входной информации. 
Фактографические информационные системы предполагают удовлетворение информационных потребностей непосредственно, т.е. путем представления потребителям самих сведений (данных, фактов, концепций). 
В документальных (документированных) информационных системах единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе (входной документ), как правило, не структурируется, или структурируется в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции (дата изготовления, исполнитель, тематика). 
Некоторые виды документальных информационных систем обеспечивают установление логической взаимосвязи вводимых документов – соподчиненность по смысловому содержанию, взаимные отсылки по каким-либо критериям и т.д. Определение и установление такой взаимосвязи представляет собой сложную многокритериальную и многоаспектную аналитическую задачу, которая не может быть формализована в полной мере.  
В геоинформационных системах данные организованы в виде отдельных информационных объектов (с определенным набором реквизитов), привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеет пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство).

                     2.1 Типы информационных систем в организации

Так как  имеются различные интересы, особенности  и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности  организации во всей информации. Виды информационных систем, лежащих в  основе организации: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный, далее  разделены на функциональные области  типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и  человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные  организационные интересы.⁴

Различные организационные уровни обслуживают  четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы  уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного  уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня

Типы Группы служащих информационных систем знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они  имеют тенденцию сосредоточиться  на менее структурных решениях, для  которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто  отвечают на вопросы: "что, если?". Ответы на эти вопросы часто требуют  новых данных вне организации  или данных изнутри, которые не могут  быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

Системы стратегического  уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?

Информационные  системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются  собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также  имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для  управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная  организация имеет  системы различных  уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Каждая  система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Внутри каждого из этих уровней принятия решений исследователи классифицируют решения как структурированные и неструктурированные⁵.  Неструктурированные решения - те, в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, не имеет аналогов или разработанной методики для их принятия. Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными и имеют определенную процедуру для их принятия, чтобы они не рассматривались каждый раз, как новые. Некоторые решения слабоструктурированны; в таких случаях только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.