Основы менеджмента

Введение

 

Процесс управления — это  совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию  функционирования и развития организации  и ее элементов в интересах  достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая  заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и  работоспособности всех элементов  объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно  иное состояние.

Этот процесс характеризуется  непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки  и принятия решений; организации  их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

Управленческий процесс  объединяет в себе такие моменты  как управленческий труд, его предмет  и средства, и реализуется в  определенном продукте.

Средствами управленческого  труда является все то, что способствует осуществлению операций с информацией  — от компьютеров, телефонов до авторучки  и бумаги. При этом выделяют: средства составления документов (принтеры, диктофоны и пр.); средства обработки  и оформления документов (штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки  и хранения документов (папки, скоросшиватели, картотеки); средства выполнения вычислительных операций; средства оперативной связи; мебель.

Управленческий труд, как  и инженерный, конструкторский, исследовательский  и пр., относится к категории  труда умственного, осуществляемого  человеком в виде нервно-психических  усилий. Он существует в трех основных формах: эвристического, административного  и операторного.

Процесс управленческого  труда состоит из элементарных действий, или операций, то есть однородных, логически  неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей  информации (документов) от момента  их поступления до передачи в преобразованном  виде другим или на хранение.

Управленческие операции бывают: поисковыми, вычислительными, логическими, описательными, графическими, контрольными, коммуникационными, например, слушание, чтение, говорение, контактирование, наблюдение за действиями различных  устройств, мышления и т.п.

Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение  единства, непрерывности и согласованности  действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерную загрузку исполнителей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПОНЯТИЯ И ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

 

Управление — это регулирование  процессов вложения и обработки  ресурсов, производства и реализации продукции.

В системе производства продукции  управление занимает определяющее место .

Характер и эффективность  процесса производства товаров или  услуг обуславливается уровнем  организации его управления. Оно  неотделимо от процесса производства, является его составной частью, необходимым  элементом. Основные задачи управления — обеспечение наиболее эффективного использования материальных, трудовых, финансовых и информационных ресурсов, создание предпосылок для всемерного повышения эффективности производства. Сложность и динамичность современных  технологических процессов, информационных потоков, производственных и хозяйственных  связей, значительный объем работ  по сбору и обработке информации — все это обуславливает повышение  требований к организации управления предприятием. Функциональное назначение управления — обеспечить единство, соответствие и согласованность  всех звеньев производства, для того, чтобы производственно-хозяйственная  деятельность осуществлялась бесперебойно и способствовала достижению плановых целей при наименьших затратах ресурсов.

Получение и обработка  информации о состоянии объекта. Процесс управления начинается с  получения и обработки информации о состоянии управляемого объекта. Информация — это передача сведений о состоянии управляемой системы  объекта. Совокупность таких сведений может быть представлена в виде количественных значений переменных, характеризующих  систему. Для оптимального использования  обработанной информации необходимо знать  конкретные цели и задачи. Первое правило  эффективного руководства: «Хорошо  обдумайте цели и задачи, стоящие  перед предприятием». Однако прежде чем определять конкретные цели, необходимо сформулировать принципы хозяйствования и выявить хозяйственные ориентиры.

Определение хозяйственных  принципов и ориентиров, целей  и задач. Принцип хозяйствования — это основополагающее, кардинальное направление деятельности предприятия. Принципам хозяйствования обычно свойственны  стабильность и постоянство, однако они при необходимости могут  подлежать корректировке и пересмотру. Современные принципы хозяйствования существенно отличаются от традиционных. Это связано с принципиально  иными подходами к пониманию  целей производственной деятельности, осознанию важности учета социальной составляющей менеджмента, сохранению окружающей природной среды и  др.

Влияние принципов хозяйствования на производственно-хозяйственную  деятельность предприятия можно  проследить на классическом примере  работы компании Ford Motor Company (3.3). Из приведенной  информации видно, что грамотный  и в то же время нестандартный  подход владельца компании Г. Форда  к формулированию основополагающих хозяйственных принципов позволил ему добиться решающего преимущества в конкурентной борьбе с другими  производителями автомобилей перед  предприятием. Хозяйственный ориентир — это весьма отдаленная цель. Хозяйственным  ориентирам необходима большая, нежели принципам хозяйствования, конкретность и оперативность. При этом желательно иметь их расчетное выражение. Они  определяются в зависимости от изменения  внешней и внутренней среды предприятия. Число достигаемых ориентиров имеет  связь с этапами развитая предприятия. Так, для небольшого предприятия  обычно достаточно единого ориентира, который, как правило, определяется прибылью. Хозяйственная деятельность крупного предприятия определяется необходимостью достижения множества  разнообразных ориентиров. При этом приоритеты у различных предприятий  могут меняться. Примеры наиболее важных хозяйственных ориентиров: рост доли освоения рынка; увеличение доли новой продукции; прибыль на вложенный капитал; улучшение ассортимента продукции; рационализация производства; расширение сбытовой сети: улучшение условий труда; рост социального имиджа предприятия и т.д.

Цели предприятия отражают более конкретный уровень принятия решений. Они могут выражаться в  количественных и качественных показателях.

Различают общие цели предприятия  и специальные. Общие цели разрабатываются  для предприятия в целом. Они  отражают основную концепцию развития компании (основные направления программы  развития) и разрабатываются на достаточно длительную перспективу. Примерами  общих целей могут быть: обеспечение  оптимальной рентабельности производства; обеспечение устойчивости положения  фирмы на рынке: разработка новых  направлений развития или новых  видов производственно-хозяйственной  деятельности и т.д.

Специальные цели определяются на основе общих целей предприятия  по основным видам и направлениям деятельности в каждом из производственно-хозяйственных  подразделений. Примеры специфических  целей:

1) определение рентабельности  по каждому подразделению; достижение  определенного уровня продаж;

2) освоение новой продукции;

3) совершенствование системы  сбыта;

4) определение структуры  и источника финансирования;

5) расширение объема услуг  по сервисному обслуживанию.

Задачи — это, по существу, развернутый план действий. Важнейшей  задачей менеджмента является организация  производства товаров или услуг  с учетом выявленных потребностей на основе имеющихся материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также  обеспечение эффективности деятельности предприятия и его стабильного  положения на рынке. Перечень задач, решаемых предприятием, может быть чрезвычайно разнообразным. В качестве примера отметим лишь некоторые  наиболее важные: освоение новых рынков сбыта продукции; повышение квалификации персонала; постоянный контроль за эффективностью деятельности предприятия; автоматизация производства; создание лучших условий труда и т.д.

Качество работы менеджера  по выполнению поставленных задач и  достижению намеченных целей получает оценку лишь в результате реализации произведенной продукции на рынке.

Выработка решений. Следующее  звено процесса управления — выработка  решения, которое следует в максимальной степени оптимизировать путем достижения заявленных целей предприятия при  минимальном использовании ресурсов. Решения являются основным средством  воздействия менеджера на производственный коллектив. Методы обоснования решений  выбираются с учетом специфики объекта, на который обращается решение.

Выдача команды, реализация решения, изменение объекта. Завершающие  звенья процесса управления — выдача на основе принятого решения команды, призванной обеспечить реализацию принятого  решения, изменение управляемого объекта  или перевод его из одного состояния  в другое.

Таким образом, процесс управления — это совокупность отдельных  видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов  в интересах достижения стоящих  перед ними целей. Процесс управления начинается с получения и обработки  информации о состоянии управляемого объекта. Информация — это передача сведений о состоянии управляемой  системы объекта. Совокупность таких  сведений может быть представлена в  виде количественных значений переменных, характеризующих систему. Для оптимального использования обработанной информации необходимо знать конкретные цели и  задачи. Первое правило эффективного руководства: «Хорошо обдумайте  цели и задачи, стоящие перед предприятием». Однако прежде чем определять конкретные цели, необходимо сформулировать принципы хозяйствования и выявить хозяйственные  ориентиры

 

2. ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАЧЕСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ

 

В современных условиях жесткой  конкуренции особое внимание следует  уделять качественному развитию организационной составляющей фирмы. Учитывая современное состояние  и перспективы развития предприятий, можно констатировать необходимость  всестороннего изучения методологии  совершенствования качества их организации  и определения на этой основе эффективного механизма реализации их потенциала.

Успешное функционирование предприятия как правило связано  с его ростом – увеличением  объемов производства либо продаж, наращиванию производственной и  технологической составляющей. При  этом если рост технической составляющей в подавляющем случае может быть достигнут за счет экстенсивных факторов, организационная структура должна развиваться интенсивно, что связано  с постоянным уточнением функций  подразделения, определением прав и  обязанностей руководителя и сотрудника, разработкой оптимального документооборота.

Документооборот является основной связующей составляющей организационной  структуры предприятия. Рационально  поставленный документооборот должен обеспечивать эффективное планирование, функционирование и управление процессами внутри предприятия, обеспечивать взаимодействие с внешними связями и по сути является основным критерием, подтверждающим результативность функционирования управления.

Процесс совершенствования  документооборота связан с размером организации и ее деятельностью, сложностью процессов управления и  их взаимодействием, компетентностью  персонала. При этом основной особенностью совершенствования документооборота является необходимость его формирования с учетом развития структуры организации  на плановый период. В противном  случае, оптимизация структуры документооборота будет постоянно находиться в стадии «запаздывания», терять свою актуальность и, следовательно, снижать эффективность организационной деятельности в целом. Таким образом, первым шагом совершенствования документооборота является определение тенденций развития организации, выявления развивающихся процессов управления и определение динамики их взаимодействия.

Для обеспечения процесса постоянного совершенствования  документооборота необходимо выбрать  процессы управления, максимально влияющие на эффективность деятельности всего  предприятия в целом, оценить, насколько  они нуждаются в переработке  в случае развития предприятия, установить показатели, при достижении которых  следует заранее начать изменять существующий документооборот. Одним  из таких показателей может быть численность персонала. Известно, что  руководитель способен эффективно управлять  и корректировать работу ограниченного  количества прямых подчиненных. Для  примера возьмем отдел сбыта  с одноуровневой системой управления. При значительном увеличении объема реализации от базового и, следовательно, численности персонала, руководитель теряет возможность эффективно направлять деятельность подчиненных, требуется  усложнить организационную структуру  управления подразделением. В данном случае возможно разбиение службы сбыта  на специализированные отделы. Специализация  возможна по различным направлениям: территориальным, в зависимости  от размера заказа, номенклатуры продукции. Однако важно, что при таком усложнении структура документооборота должна измениться, должны добавиться новые  агрегатированные формы отчетности, показатели оценки работы работников. И этот процесс должен быть проведен заранее, иначе неизбежны потеря управляемости, а, следовательно, снижение эффективности предприятия. Таким  образом, успешно функционирующее  предприятие – развивающиеся, а  успешно функционирующий документооборот  – опережающий существующую необходимость  на предприятии на величину плановых показателей развития с учетом времени  на его совершенствование.