Отчет по практике менеджмента в управлении по информационной политики и связям с общественностью

 

4. Анализ процесса  управления в организации

4.1. Анализ  системы планирования деятельности

Администрация области  организует свою деятельность на основе:

Стратегии социально-экономического развития Псковской области на определенный период;

программ социально-экономического развития области на среднесрочную перспективу (от трех до пяти лет);

областных долгосрочных и ведомственных целевых программ;

краткосрочного планирования деятельности в виде:

Плана действий Администрации области на год;

планов действий органов исполнительной власти области, подразделений Аппарата Администрации области на год;

текущего планирования, осуществляемого в соответствии с разделом 4 настоящего Регламента;

планов законопроектной деятельности;

планов проведения заседаний Администрации области.

Планирование  в Управлении осуществляется в соответствии с правилами и сроками всей Администрации области, которые установлены в постановлении Администрации Псковской области от 11 июня 2003 г. № 220 «О регламенте Администрации Псковской области». Согласно данному документу, планы основных мероприятий, проводимых Администрацией области и органами исполнительной власти области, разрабатываются в управлении организационной работы и делопроизводства Администрации области, куда структурные подразделения аппарата Администрации области не позднее 20 числа месяца, предшествующего планируемому, представляют сведения об основных планируемых мероприятиях на месяц.

На основе представленных сведений в управлении оргработы  разрабатывается месячный план основных мероприятий, проводимых Администрацией области и органами исполнительной власти области, который утверждается заместителем губернатора области - руководителем аппарата Администрации области. План основных мероприятий на месяц рассылается управлением оргработы структурным подразделениям аппарата Администрации области.

Помимо планирования на месяц, управление разрабатывает  план основных мероприятий на квартал  или полугодие, которое подписывается  начальником Управления и утверждаются заместителями губернатора области, руководителем Аппарата в соответствии с утвержденными сферами ведения между губернатором области, заместителями Губернатора области и руководителем Аппарата. Утвержденный план работы представляется наряду с плановыми документами других структурных подразделений в управление оргработы Администрации Псковской области не позднее 20 декабря и 20 июня. На основании представленных планов в управлении оргработы разрабатывается план основных мероприятий Администрации области на полугодие, который утверждается руководителем аппарата и рассылается управлением оргработы структурным подразделениям Аппарата Администрации области, органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления и иным заинтересованным организациям не позднее 31 декабря и 30 июня. По окончанию полугодия Управление предоставляет в управление оргработы Администрации отчет о проделанной работе за полугодие.

В качестве примера можно  посмотреть «ПЛАН Основных мероприятий Государственного Управления по информационной политике и связям с общественностью Псковской области на I квартал 2011 года» в Приложении 2.

 

4.2. Анализ процесса  организации и координации деятельности

Организация и координация  деятельности в Управлении определена постановлением Администрации области от 29 июня 2009 г. № 222 «Об утверждении Положения о Государственном управлении по информационной политике и связям с общественностью Псковской области», согласно которому Управление возглавляет Ширан О.В.- начальник Государственного управления по информационной политике и связям с общественностью Псковской области (далее - начальник Управления), который назначается и освобождается от должности губернатором области в установленном порядке. Первый заместитель и заместители начальника Управления назначаются и освобождаются от должности начальником Управления. Начальник Управления:

руководит деятельностью  Управления на принципах единоначалия;

несет ответственность  за исполнение задач и функций, возложенных  на Управление;

координирует  и контролирует деятельность подведомственных государственных учреждений области, государственных предприятий области;

планирует работу Управления;

вносит в установленном  порядке в Администрацию области  проекты нормативных правовых актов  по вопросам, входящим в компетенцию  Управления;

определяет обязанности  своих заместителей;

распоряжается финансовыми средствами, выделенными Управлению;

утверждает штатное  расписание Управления в пределах штатной  численности и бюджетной сметы  Управления в пределах утвержденных ассигнований; положения о структурных  подразделениях Управления и должностные инструкции работников Управления;

назначает на должность  и освобождает от должности работников Управления, поощряет работников и  применяет меры дисциплинарного  взыскания;

назначает руководителей  подведомственных государственных  учреждений области;

открывает и закрывает в банках расчетные и иные счета Управления, совершает по ним операции, подписывает финансовые документы;

организует прием  граждан по вопросам, входящим в  компетенцию Управления;

осуществляет  другие полномочия в соответствии с  федеральным законодательством и законодательством области.

В отсутствие начальника Управления его обязанности исполняет  первый заместитель, а в отсутствие первого заместителя - заместитель  начальника Управления в соответствии с приказом Управления.

Заместители выполняют координационную и контрольную работу в своих отделах, закрепленных за ними территориальных подразделениях, а также отвечают за мобилизационную работу (входит в компетенцию первого заместителя начальника Управления)  и информационное обеспечение в Управлении.

Все заместители обязаны  своевременно отчитываться о выполняемых  ими функциях, утвержденных в рамках их компетенций перед начальником  Управления.

Таким образом, из анализа  было выявлено, что функция организации  деятельности принадлежит только самому начальнику управления. Назначаемые им заместители хотя и являются начальниками в своих отделах, но несут только координационные и контрольные функции.

 

4.3. Анализ кадрового  потенциала

Управление  информационной политикой и связей с общественностью.

Начальник Управления Ширан Оксана Валериевна является государственной гражданской служащей Псковской области. В соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Псковской области должность начальника Управления информационной политики и связей с общественностью Администрации области относится к категории «Руководители» главной группы. Начальник Управления информационной политики и связей с общественностью подчиняется Губернатору Псковской области, а также исполняет поручения заместителя Губернатора области – Руководителя Аппарата Администрации области и первого заместителя Руководителя Аппарата Администрации области в соответствии с распределением полномочий между Губернатором Псковской области и его заместителями, утвержденным распоряжением Администрации области.

Квалификационные  требования

Высшее    профессиональное    образование    по    специализации 
государственных должностей гражданской службы, либо по специальности 
«государственное     и     муниципальное    управление»     или     образование, 
считающееся равноценным.

Стаж государственной  гражданской службы или государственной 
службы иных видов не менее четырех лет или стаж работы по специальности 
не менее пяти лет.

Способность поддерживать уровень квалификации, необходимый 
для надлежащего исполнения должностных обязанностей.

Навыки  работы   на  компьютере   на  уровне   пользователя  (ОС 
Windows, MS Office, информационные правовые системы, «Интернет» и 
сетевые  ресурсы),   а     также  навыки   по  использованию  копировальной 
техники, средств телефонной и факсимильной связи.

Первый заместитель  начальника управления Добрынин Олег Владимирович.

Требования практически  такие же, как и у начальника Управления.

В Управлении работает 16 человек, из них 3 в отделе медиапланирования  и связей со СМИ. Преобладает женский коллектив – 12 человек. Кадры в основном молодые. Возраст составляет до 56 лет. В отделе медиапланирования и связей со СМИ возраст консультанта и главного специалиста составляет 24 года, а начальника отдела 56 лет, это самый старший сотрудник Комитета.

Большинство работников Управления имеют стаж работы более 5-ти лет, имеют высшее образование, добросовестно исполняют свои обязанности.

 

4.4. Анализ организации  системы контроля

Контролю в Администрации  области подлежит выполнение поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата, в том числе по организации исполнения:

нормативных правовых актов, принятых Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Советом Федерации и Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации, судебных актов, принятых судами Российской Федерации (далее - акты органов государственной власти Российской Федерации);

поручений Президента Российской Федерации;

решений Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

нормативных правовых актов областного Собрания депутатов;

актов Администрации области;

решений, содержащихся в протоколах заседаний и совещаний под председательством Губернатора области и его заместителей;

служебных документов, устных и письменных обращений граждан.

Устные и письменные поручения Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата должны быть исполнены в установленные ими сроки. В случае если срок исполнения поручения не установлен, то поручение должно быть исполнено в трехдневный срок.

Распоряжения, приказы  и прочие документы приходят в Управление трех различных источников:

1. Документы приходят по почте
2. Территориальные управления приносят их сами на руки
3. Документы из Администрации или параллельных комитетов самостоятельно забирают из специальных ячеек.

На каждый входящий служебный документ, поставленный на контроль в подразделении Аппарата Администрации области, к функциям которого отнесены вопросы документационного обеспечения Администрации области, готовится карточка предупредительного контроля, направляемая исполнителю не позднее чем за 3 дня до наступления срока исполнения.

По итогам работы за месяц подразделение Аппарата Администрации области, к функциям которого отнесены вопросы документационного обеспечения Администрации области, проводит анализ состояния исполнительской дисциплины по соблюдению сроков рассмотрения и исполнения поручений по организации исполнения служебных документов внешнего документооборота в Аппарате Администрации области, органах исполнительной власти области и направляет справку об исполнительской дисциплине в секретариаты Губернатора области, заместителей Губернатора области, Руководителя Аппарата и в подразделение Аппарата Администрации области, к функциям которого отнесены вопросы контроля за исполнительской дисциплиной в Администрации области.

 

5.Анализ процесса  коммуникаций

5.1. Модель коммуникационного  взаимодействия

Информационный обмен  в Управлении проходит в двух формах - зафиксированной письменной форме (в виде приказов, распоряжений из различных источников), и в устной. В своей деятельности Управление взаимодействует, согласно положению «О Главном государственном управлении Псковской области» с другими структурными подразделениями Администрации Псковской области, с территориальными подразделениями, с Псковским областным Собранием депутатом, Федеральными органами власти, а также с другими организациями, обращения депутатов и других частных физических и юридических лиц.

Согласно проанализированному  мною процессу обмена информацией в  Управлении, коммуникационной взаимодействие можно охарактеризовать в виде модели «Цепь».

 

Рис. 3. Коммуникационная сеть «Цепь»

Из модели четко видно, что процесс коммуникаций имеет  многоступенчатый характер. Первоначально распоряжения отдаются Начальником Управления Начальнику конкретного отдела согласно распределению обязанностей в Управлении, затем начальник отдела самостоятельно назначает в своем подразделении ответственных за выполнение данного поручения.

 

5.2. Этапы коммуникационного  взаимодействия.

Коммуникационные процессы в Управлении происходят непрерывно и, как правило, поэтапно. Наиболее типичным случаем коммуникационного обмена является документооборот в учреждении, создание, обнародование, исполнение (рис. 4).

Источник

                                                                                   Получатель

 Сообщение   Канал