Отчет по практике менеджмента в управлении по информационной политики и связям с общественностью

Получатель Канал Получатель

Канал

 

 

Сообщение

 Канал          Получатель 

 

 

 

Рис.4.Схема коммуникационного взаимодействия  
при поступлении документа

 

Итак, определим элементы коммуникационного обмена, исходя из схемы:

1. Этап посылки и кодирования

Выбор получателя информации, исходя из ее содержания и направленности. Для регистрируемых документов получателем  всегда будет начальник Управления. Для нерегистрируемых – отдел, которому предназначена информация, либо территориальное подразделение.

2.Этап передачи  информации.

Источник выбирает способ передачи – начальнику и отделам  в виде личной передачи, территориальным  подразделениям – с помощью факса  или электронной почты. Выбор  способа передачи зависит от его быстроты и эффективности.

3. Этап получения. 

Получение информации и  ее раскодирование – личное восприятие получателя, внутреннее оформление и  включение информации во внутреннюю работу отдела.

4. Этап обработки  информации.

 Смена ролей участников процесса - получатель (начальник, либо отдел) передает информацию либо другому получателю (начальник передает информацию отделу), либо посредством  обратной связи (отдел отчитывается о выполнении  распоряжения в канцелярию). Во втором случае процесс коммуникации заканчивается. В первом случае процесс продолжается,  начальник кодирует информацию, направляет ее в отдел, который по каналам обратной связи направляет отчет о выполненной работе сначала начальнику отдела, который ее визирует (дает свое согласие с выполненным документом и ставит свою подпись), затем на подпись к начальнику Управления, и наконец, в первоначальный источник-канцелярию.

 

 

5.3. Препятствия  в ходе обмена информацией  в организации

В ходе обмена информацией  в организации могут возникать следующие препятствия:

1. Барьеры личностного  характера – неправильная интерпретация  полученных данных, личное отношение к информации как к более или менее важной, неправильный выбор источником канала связи, незнание получателем способа раскодирования информации.

2. Технологические барьеры,  связанные со сбоями во время  электронной передачи информации, неправильное использование технических средств, что может привести к потере информации в процессе ее передачи

3. Организационные барьеры  – большое количество информации, загруженность источника и получателя, отсутствие того или иного на месте в момент передачи информации.

Все вышеперечисленные  барьеры хотя и имеют место  в рассматриваемой организации, но их проявление создает лишь небольшие затруднения и временные простои в передаче информации. В целом, информационный обмен в организации очень высок. Связь с отдаленными подразделениями осуществляется преимущественного через электронные средства связи. Этот обмен обладает высокой скоростью и сохранностью информации. Внутри самого Управления взаимодействие осуществляется в основном через личную передачу, что обеспечивает полную сохранность информации в первоначальном виде, а также повышает эффективность правильной интерпретации полученной информации и обратной связи.

 

6. Основные  проблемы и пути их решения

В целом, управление в  организации осуществляется достаточно организованно и эффективно, без каких-либо видимых дефектов. Среди основных препятствий, которые мешают более эффективной деятельности можно выделить следующие:

1. Препятствия при  обмене информацией с различными  организациями, физическими и  юридическими лицами, связанные  с частыми случаями у последних  незнания основных правил оформления  документов, правил составления отчетной информации и других организационных процедур. Это приводит к переделыванию документов, частой загруженности отделов, неправильной интерпретации полученной информации.

   2. Организационные проблемы – это поломка либо сбои техники (факс, телефон, электронная почта).

  3. Несоответствие уровня заработных плат объёму возлагаемых обязанностей. (низкие зарплаты гос.служащих)

В соответствии с выделенными  проблемами можно выделить следующие  предложения по совершенствованию  деятельности Управления:

* Сформировать и направить во все организации и СМИ необходимые требования к оформлению документов и отчетности;

     * Своевременное решение технических и организационных проблем – ремонт либо замена технических устройств

     * Присуждение премиальных, материальная мотивация сотрудников, денежное поощрение за достижение высоких результатов.

Данные методы нацелены на оптимизацию работы в отделе и будут способствовать улучшению организационной функции отдела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

1. Федеральный Закон «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
2. Закон Псковской области от 05.12.2005 № 491-ОЗ (ред. от 16.04.2009)«О государственной гражданской службе Псковской области» (принят Псковским областным Собранием депутатов 24.11.2005)
3. Постановление Администрации Псковской области от 15.10.2007 N 397 «О Регламенте Администрации Псковской области»
4. Постановление Администрации области от 29 июня 2009 г. № 222 «Об утверждении Положения о Государственном управлении по информационной политике и связям с общественностью Псковской области»
5. Положение от 01.08.2009г. «Об отделе медиапланирования и связей со СМИ Государственного управления по информационной политике и связям с общественностью Псковской области»
6. Распоряжение Администрации Псковской области от 09.02.1998г. №76-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Псковской области и ее структурных подразделениях»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

Положение о управлении

Утверждено

постановлением

Администрации области

от 29 июня 2009 г. N 222 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О ГОСУДАРСТВЕННОМ  УПРАВЛЕНИИ ПО ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ

И СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ  ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

1. Общие  положения 

 

1.1. Государственное  управление по информационной  политике и связям с общественностью  Псковской области (далее - Управление) является органом исполнительной власти области и осуществляет государственно-властные полномочия в сфере печати, полиграфии, телерадиовещания, средств массовых коммуникаций.

1.2. Управление  в своей деятельности руководствуется  Конституцией Российской Федерации,  федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Псковской области и законами области, постановлениями и распоряжениями Администрации области, настоящим Положением.

<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-size: 14pt; tex