Отчет по практике в администрации Октябрьского района

• утверждает должностные инструкции специалистов курируемых структурных подразделений администрации района;

- координирует взаимодействие администрации района с Главным управлением федеральной регистрационной службы по Алтайскому краю, ИФНС РФ по Октябрьскому району, КГУ «Центр занятости населения г.Барнаула», Территориальным органом федеральной службы государственной статистики по Алтайскому краю, Управлением Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучию человека по Алтайскому краю,  Федеральным агентством кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость), Управлением Роснедвижимости по Алтайскому краю, Барнаульским территориальным (межрайонный) отделом, комитета  экономического анализа и ценового регулирования, ГУ «Территориальное управление ветеринарии государственной ветеринарной службы Алтайского края по г.Барнаулу»;

- руководит работой комиссий администрации района: Межведомственная комиссия по охране труда и безопасности производства, Комиссия по повышению устойчивости функционирования объектов экономики района, Координационный Совет по потребительскому рынку и услугам, Совет предпринимателей  Октябрьского района, Балансовая комиссия, Комиссия по снижению недоимки  в городской бюджет;

• исполняет обязанности главы администрации на период ее отсутствия.

Заместитель главы  администрации по жилищно-коммунальному  хозяйству отвечает за деятельность структурных подразделений администрации района в области обслуживания жилищного фонда, деятельность по благоустройству, на территории Октябрьского района. Заместитель главы администрации по жилищно-коммунальному хозяйству непосредственно подчиняется  главе администрации района.

Основные должностные обязанности:

-     координирует работу управления коммунального хозяйства, отдела по учету и распределению жилья и главного специалиста по ГО и ЧС;

- руководит работой комиссий администрации района: административной комиссией, комиссией по предупреждению и ликвидации ЧС и обеспечению пожарной безопасности района, жилищной комиссией, а также Штабом по подготовке к зиме;

- координирует взаимодействие  администрации района с МУП «Дорожник 1, 2», МУП «Горзеленхоз», МУП «Барнаулгорсвет», МУП «Энергетик», ОАО «Барнаульская горэлектросеть», ООО «Барнаульский Водоканал», ОАО «Алтайэнерго», филиалом ОАО «Кузбассэнерго» «Барнаульская теплоцентраль»;

- организует работу по сохранности и содержанию жилищного фонда района в соответствии с правилами и нормами технической эксплуатации, обеспечивает бесперебойную работу всех коммунальных служб района, техники и  оборудования, надлежащее содержание элементов внешнего благоустройства, соблюдение санитарно-технических и противопожарных правил;

- организует работу по профилактическому осмотру жилищного фонда и его плановому и внеочередному текущему ремонту.

- обеспечивает выполнение установленных планов и рентабельное ведение жилищного хозяйства района, своевременное поступление квартирной и арендной платы;

• организует разработку мероприятий по снижению эксплуатационных расходов и сокращению трудовых затрат на содержание жилищного фонда района;
• исполняет обязанности заместителя главы администрации по экономике и строительству на период его отсутствия.

 

2.Характеристика  структурного подразделения.

Организационно - контрольное управление (далее управление) является структурным подразделением администрации Октябрьского района г.Барнаула, без права юридического лица, имеет круглую печать со своим наименованием.

Управление образовано с целью организационного 
обеспечения деятельности администрации, обеспечения

эффективности и своевременности исполнения поступающих в администрацию документов, распорядительных документов вышестоящих органов и главы администрации района, повышения ответственности муниципальных служащих за исполнение принимаемых распорядительных документов.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ, Законами Алтайского края, решениями Барнаульской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы Администрации Алтайского края, города Барнаула, района, Положением об Октябрьском районе в г.Барнауле и администрации Октябрьского района г.Барнаула, а также действующим законодательством по вопросам компетенции управления и Положением об организационно контрольном управлении.

  Управление находится в непосредственном подчинении заместителя главы, руководителя аппарата администрации района. Работники управления являются муниципальными служащими в соответствии с Законом Алтайского края «О муниципальной службе в Алтайском крае».

К основным задачам управления относятся:

• организационное обеспечение проведения референдумов, 
  отзывов, выборов, мероприятий, проводимых администрацией района;
• обеспечение взаимодействия районной администрации с 
  представительными органами государственной власти и местного 
  самоуправления, с общественными организациями, партиями и 
  движениями, органами территориального общественного 
  самоуправления, избирательными комиссиями всех уровней;
• контроль за своевременным и эффективным исполнением поступающих    в    администрацию    документов, распорядительных документов вышестоящих органов и главы администрации района, поручений главы администрации;
• содействие инициативе населения района в решении вопросов местного значения.

Управление выполняет следующие функции:

• организационно обеспечивает работу коллегии и аппаратных совещаний администрации района;
• организует работу по учету входящей корреспонденции, обращений депутатов избранных от Октябрьского района, контролирует их исполнение в установленный срок;
• осуществляет контроль за своевременным исполнением распорядительных документов комитетами, отделами, управлениями и службами администрации, анализирует состояние исполнительской дисциплины, осуществляет техническое обеспечение контроля;
• информирует главу и заместителя главы, руководителя аппарата о   ходе выполнения распорядительных документов;
• готовит проекты постановлений, распоряжений, положений по вопросам, входящим в компетенцию управления;
• оказывает помощь избирательным комиссиям всех уровней при проведении выборов, отзывов и референдумов;
• обеспечивает взаимодействие администрации района с депутатами Алтайского краевого Совета народных депутатов и Барнаульской городской Думы, общественными формированиями;
• оказывает помощь депутатам Алтайского краевого Совета народных депутатов и Барнаульской городской Думы в организации приема граждан, встреч с избирателями, выступлений в средствах массовой информации;
• содействует работе общественных объединений, оказывает им помощь;
• обобщает предложения, замечания, высказанные в ходе проводимых мероприятий, направляет их исполнителям и контролирует исполнение;
• оказывает помощь Советам территориального общественного самоуправления;
• оказывает помощь уличным и домовым комитетам, проводит 
  обучающие семинары;
• проводит работу по составлению списков присяжных 
  заседателей;
• организует проведение Единого информационного дня;
• планирует работу администрации района;
• оформляет материалы по выходам в трудовые коллективы;
• осуществляет организационное обеспечение районных 
  мероприятий.

Управление имеет право:

• по поручению главы администрации района проводить проверку деятельности любого управления, комитета, отдела администрации, учреждения или организации, подведомственных администрации района, привлекать депутатов, работников отделов, комитетов, управлений администрации, учреждений района для изучения отдельных вопросов организационной работы;
• получать в отделах, комитетах, управлениях администрации 
  района, а также в подведомственных администрации района учреждениях 
  и предприятиях необходимые сведения, справки и объяснения, 
  связанные  с  проверкой работы и выполнением
• распорядительных документов вышестоящих органов 
  представительной и исполнительной власти, постановлений и
• распоряжений главы администрации района;
• возвращать на доработку руководителям структурных подразделений представленные ими документы в случае их некачественной подготовки;
• готовить и участвовать в проведении совещаний по вопросам своей компетенции.

Управление несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за своевременное и качественное решение поставленных задач, за невыполнение функций, возложенных на управление настоящим Положением.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации; организациями предприятиями, учреждениями района, органами местного самоуправления.

Работа управления организуется на основании Регламента работы 
администрации, перспективного и текущих планов. Делопроизводство в управление ведется на основании 
Номенклатуры дел.

Руководство управлением осуществляет начальник.

Контроль деятельности управления и проверки исполнения функций осуществляют вышестоящие органы по направлениям работы.

Прекращение деятельности управления осуществляется по решению главы администрации района в установленном законом порядке.

Несмотря на проводимые ежедневные плановые мероприятия по повышению исполнительской дисциплины по работе со служебной корреспонденцией, правовыми актами нужно усилить комплекс мер по данному направлению.

 

Информационные  процессы в структурном подразделении.

Специалистами организационно-контрольного управления готовятся различного рода нормативные акты администрации  района: постановления, администрации  Октябрьского района, постановления  главы администрации Октябрьского района, распоряжения главы администрации Октябрьского района, также составляются информации о ходе реализации постановлений Администрации Алтайского края и города Барнаула. Наибольшее количество от числа общего документооборота занимают справки. Справки составляются по итогам проведения различных проверок. В основном они содержат предписания устранить какие либо замечания, или носят рекомендательный характер.

Средством передачи информации служит корпоративная сеть. В работе организационно-контрольного управления используется локальный диск «Y». Для взаимодействия со всеми структурами администрации существует диск «D». Высокоскоростной канал связи с корпоративной сетью позволяет сотрудникам администрации получать качественный доступ к сети Интернет и пользоваться для рассылки документов электронной почтой. Для рассылки оперативной информации через локально-вычислительную сеть администрации используется сервер мгновенных сообщений «Jabber» и стандартная служба сообщений.

В администрации района для обеспечения системы электронного документооборота и контроля сроков исполнения документов используется программа «ДЕЛО». Для работы с протоколами существует отдельная программа - «Протоколы». Доступна для всех сотрудников организации еженедельно пополняемая правовая база «Консультант-Плюс».

В течение  2010 года электронный документооборот составил 6300 документов.  Большая часть корреспонденции, поступающая по электронной почте, носит информационный характер:

- таблицы, схемы, графики,  информации о конкурсах, «чистых четвергах»;

- протоколы совещаний  в администрации города;

- бухгалтерская документация.

В период с 01.01.2010 по 31.12.2010  администрацией района было отправлено по электронной почте 2679 документов. Основную долю исходящей корреспонденции электронного документооборота составляет бухгалтерская документация (88,4% от общего числа исходящих документов электронного документооборота).

С целью осуществления контроля за ходом выполнения правовых актов  вышестоящих органов власти, администрации  района специалистами организационно-контрольного управления к заседаниям коллегии проводятся проверки.

В целях осуществления  контроля своевременности исполнения поручений, еженедельно главе администрации района предоставляется информация о выполнении поручений, данных на расширенных аппаратных совещаниях.

 

Описание рабочего места.

Согласно модели описания должности специалист 1 категории организационно-контрольного управления администрации Октябрьского района г.Барнаула - младшая муниципальная должность муниципальной службы г.Барнаула. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы заместителей главы администрации, ведет делопроизводство по служебной документации, ее сохранности.

Основные направления  деятельности:

• принимает входящую корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, передает после рассмотрения заместителями главы администрации в подразделения или конкретным исполнителям для работы либо подготовки ответа;
• следит за сроками исполнения служебных документов и поручений, взятых на контроль;
• проверяет правильность оформления корреспонденции, наличие приложений к ней и отправляет корреспонденцию;
• осуществляет  автоматизированную регистрацию входящих и исходящих документов, поручений заместителей главы администрации района;
• своевременно предоставляет отчеты о состоянии работы со служебной корреспонденцией;
• принимает документы на подпись заместителям главы администрации и личные заявления служащих, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• организует прием посетителей;
• получает необходимые заместителям главы администрации сведения  от структурных подразделений;
• организует телефонные переговоры, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие заместителей главы  администрации принятые сообщения и доводит до сведения руководителей их содержание;
• участвует в подготовке заседаний и совещаний, проводимых заместителями главы администрации (оповещение участников о времени, месте и повестке дня), следит за наличием и оформлением протоколов;
• обеспечивает рабочие места заместителей  главы администрации канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие их эффективной работе;
• ведет делопроизводство, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, в установленные сроки сдает их в архив;
• выполняет +поручения непосредственного и вышестоящих руководителей.