Планирование деятельности организации как важнейшая функция менеджмента

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ПЛАНИРОВАНИЕ 3

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПЛАНЫ 3

БИЗНЕС-ПЛАН ОРГАНИЗАЦИИ 3

ИСТОЧНИКИ 3

 

  ВВЕДЕНИЕ

Известный американский специалист в области управления И. Ансофф назвал планирование проектированием будущего и желаемых путей его достижения, одним из самых сложных видов  умственной деятельности, доступных  человеку.

Роль людей-управленцев, то есть менеджеров, в условиях рыночной экономики чрезвычайно ответственна, так как должна обеспечить не только работу предприятия, но прибыльность и  эффективность непосредственно  связанных с планированием. Планирование предполагает анализ состояния, оценку всех слагаемых факторов производства и возможностей их увеличения и пополнения; выработку стратегии своего развития с точки зрения влияния внешних  факторов: конкуренции, законодательной  базы, экономико-социального состояния  общества; создание конкретного плана  действий и развития предприятия.

Основная цель планирования состоит в том, чтобы насколько  возможно при данных условиях, найти  оптимальный вариант решения  задач, стоящих перед организацией.

Планирование предполагает:

• обоснованный выбор целей;
• определение политики;
• разработку мер и мероприятий;
• методы достижения целей;
• обеспечение основы для принятия последующих долгосрочных решений.

Планирование - это начальный этап управления, однако оно представляет собой не единственное действие, а процесс, продолжающийся до завершения планируемого комплекса операций.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

• распределения ресурсов;
• координации деятельности между отдельными подразделениями;
• координации с внешней средой (рынком);
• создания эффективной внутренней структуры;
• контроля за деятельностью;
• развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет  избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный  способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

В целом, в процессе планирования можно выделить:

• процесс целеполагания (определение системы целей);
• процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;
• процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием.

Целеполагание - это процесс разработки системы целей, начиная от общих целей организации и заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования.

Само по себе наличие цели еще не означает, что она будет  достигнута, необходимо наличие соответствующих  материальных, финансовых и людских  ресурсов. При этом часто от количества этих ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для создания предприятия  в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения не менее №  млн рублей. Этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и тогда будет обеспечено сочетание  цели и средства ее достижения. Как  результат координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия  по достижению целей, сроки, средства и  исполнители.

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную систему. Работа организации  направлена на достижение планового  показателя, и от того, как построена  и скоординирована эта работа, зависит результат. Даже самые идеальные  планы не будут реализованы без  соответствующей организации. Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого  организация будет разрушаться (если мы не развиваемся, значит, мы умираем). Будущее организации зависит  от условий среды, в которой она  работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация  занимает в отрасли (регионе, стране).

Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. Стратегическое планирование - это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это система управления организацией на текущий период времени. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий.

Если брать организацию  в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:

• Разрабатывается миссия организации.
• Исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями).
• Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.
• Определяются стратегические альтернативы.
• Выбор конкретной стратегии или пути достижения цели. Ответ на вопрос "что делать?".

После установления цели и  выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования являются:

• тактика, или как добиться того или иного результата (ответ на вопрос "как делать?"). Тактические планы разрабатываются на основе выбранной стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий момент), разрабатываются менеджерами среднего звена, результат такого планирования появляется быстро, и его легко соотнести с конкретными действиями работников;
• политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;
• процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;
• правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

 

 

ПЛАНИРОВАНИЕ И  ПЛАНЫ

Следует различать планирование и планы.

План - это детализированная совокупность решений, которые подлежат реализации, перечень конкретных мероприятий и их исполнителей. План является результатом процесса планирования. Планы и планирование имеют различные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения.

1. По широте охвата:

• корпоративное планирование (для всей компании в целом);

• планирование по видам деятельности (планирование производства ковров);
• планирование на уровне конкретного подразделения (планирование работы цеха).

2. По функции:

• производственное;
• финансовое;
• кадровое;
• маркетинговое.

3. По подфункции (например, для маркетинга):

• планирование ассортимента;
• планирование рекламы;
• планирование продаж.

4. По временному периоду:

• долгосрочное планирование - 5 лет и более;
• среднесрочное планирование - от 2 до 5 лет;
• краткосрочное планирование - до года.

5. По степени детализации планов:

• стратегическое планирование;
• оперативное или тактическое планирование.

6. По обязательности выполнения:

• директивные планы для непосредственного обязательного исполнения;
• индикативные планы, которые являются ориентирными и зависят от индикаторов экономической, политической и т. д. деятельности.

План как итог планирования для исполнителей является директивным  документом и должен включать как  обязательные, так и рекомендательные показатели, причем с увеличением  сроков планирования число индикативных (рекомендательных) показателей растет. Это связано с тем, что при  долгосрочном планировании результат  не может быть определен абсолютно  точно, так как он зависит от изменения  условий хозяйствования и имеет  вероятностный характер. Планироваться  могут конкретные мероприятия, товары, услуги и работы, а также структуры, технологии и процедуры. Например, планирование расширения организации, планирование более совершенного техпроцесса  или планирование вывода товара на рынок.

Различают три основные формы организации планирования:

• "сверху вниз";
• "снизу вверх";
• "цели вниз - планы вверх".

Планирование "сверху вниз" основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая форма планирования может дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.

Планирование "снизу вверх" основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации и разделения труда сложно создать единую систему взаимосвязанных целей.

Планирование "цели вниз - планы вверх" соединяет достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают и формулируют цели для своих подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. Такая форма дает возможность создать единую систему взаимосвязанных планов, так как общие целевые установки являются обязательными для всей организации.

Планирование базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия в перспективе и  контроль за этим процессом. Поэтому  надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования в большей степени  зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего  развития ситуации.

 

БИЗНЕС-ПЛАН ОРГАНИЗАЦИИ

Бизнес-план описывает цели и задачи, которые необходимо решить организации, как в ближайшем будущем, так и на перспективу. В нем содержатся оценка текущего момента, сильных и слабых сторон проекта, анализ рынка и информация о потребителях продукции или услуг.

Ценность бизнес-плана  определяется тем, что он:

• дает возможность определить жизнеспособность проекта в условиях конкуренции;
• содержит ориентир, как должен развиваться проект (организация);
• служит важным инструментом получения финансовой поддержки от внешних инвесторов.

При составлении бизнес-плана  необходимо оценить возможности  и проблемы, которые могут возникнуть в будущем. Этот процесс называется определением (или оценкой) общего положения. Имея такую оценку, приступают к  постановке целей и задач. Этот процесс, в свою очередь, состоит из двух частей. Во-первых, устанавливается, что будет  являться продукцией проекта (каким  бизнесом будет заниматься организация), во-вторых, определяются главные, количественно  обоснованные цели на перспективу.

Установление таких целей  является наиболее легкой задачей. Решив  ее, необходимо определить пути достижения этих целей. Для этого необходимо выработать стратегию и составить  планы, которые формируют ядро бизнес-плана. Хорошо составленный бизнес-план, как  правило, является существенным фактором длительного выживания организации  и ее прибыльности.

Бизнес-план помогает решить вопросы финансирования, то есть он может стать средством привлечения  капитала, необходимого для осуществления  проекта (развития организации). При  составлении бизнес-плана необходимо представить, какие препятствия  могут возникнуть на пути к успеху. Может случиться так, что эти  препятствия слишком серьезны и  на предлагаемой идее нужно "ставить  крест". Разумеется, это не самый  приятный вывод, но лучше его сделать, пока проект на бумаге, а не тогда, когда  на его создание уже потрачены  деньги и время.