Планирование личной деятельности управляющего менеджера

 

 

Оглавление

Введение 3

1. Руководитель. Какой он? 4

1.1 Требования  к качествам руководителя. 4

1.2 Истоки  эффективного управления временем 5

2. Планирование  личной деятельности управляющего  менеджера. 9

2.1 Содержание работы менеджера 9

2.2 Система  планирования 9

2.3 Техника  планирования личного времени  руководителя 14

2.4 Модели  планирования 19

Заключение 24

Список литературы 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

     

Актуальность данной темы очевидна в современных условиях. Связано это, прежде всего, с переходом от командной модели экономики, при которой планирование осуществлялось централизованно, к рыночным отношениям. Современный рынок предъявляет серьезные требования к предприятию. Сложность и высокая подвижность происходящих на нем процессов создают новые предпосылки для более серьезного применения планирования. Основными факторами возрастающей роли планирования в современных условиях являются:

    - увеличение размеров  фирмы и усложнение форм ее  деятельности;

    - высокая нестабильность  внешних условий и факторов;

    - новый стиль  руководства персоналом;

    - усиление центробежных  сил в экономической организации.

Цель данной работы – рассмотреть технологию текущего, среднесрочного и перспективного планирования деятельности руководителя.

В рамках данной цели, мы ставим такие задачи как:

• Дать общую характеристику качествам руководителя;
• Описать построение планирования деятельности руководителя;
• Рассмотреть технологии текущего, среднесрочного и перспективного планирования деятельности руководителя.

 

 

 

 

1. Руководитель. Какой он?

1.1 Требования к  качествам руководителя.

Начнем с того, что высший руководящий персонал должен обладать такими качествами, как:

1. Высокий интеллект.
2. Способность к достижению поставленных целей.
3. Готовность принимать на себя ответственность.
4. Способность выступать в роли мудрого советчика и консультанта.
5. Способность чувствовать себя уверенно в путанице организационных взаимоотношений и событий.

Сюда же добавляются:

• большая выдержка, крепкие нервы и целенаправленность;
• дружественное, приветливое, но деловое обращение с людьми.

 

Но говоря о личных качествах  руководящего персонала, нельзя забывать о требованиях, которые предъявлял к своим руководителям Ричард Герстенберг – человек, когда-то стоявший у руля «Дженирал Моторз»

1. Компетентность.

Каждый менеджер, — говорил Р. Герстенберг, — должен профессионально знать, как выполнять свою работу. Он не обязательно должен делать это теми же приемами, как кто-либо другой, он должен знать, как это делать наилучшим образом, хотя и своим путем, в своей манере.

2. Достоинство и высшая ответственность во всех делах.

У каждого руководителя эта черта  должна быть обращена и к себе, и  к большому числу людей, с кем он ежедневно взаимодействует: поставщикам, потребителям, коллегам. Это больше, чем деловая этика, — требование подходить к каждой ситуации ответственно и с достоинством. Требование такое же простое, как и мучительно трудное.

3. Чувство нового и  умение рисковать.

Мы хотим иметь работников, которые  идут впереди того, что делаем сегодня, всегда ищут новые возможности, прислушиваются к их зову, готовы и способны использовать их.

4. Чувствительность и подвижность.

Это подлинно великое качество руководителя, которое должно «работать» постоянно. Чувствовать окружение, возникающие нужды, время, события — это значит уважать мнение других, постоянно стремиться к саморазвитию и быть готовым к изменениям. Некоторые люди так никогда и не приобретают этого качества, другие могут обладать им и затем потерять его, но никто не может осуществлять руководство без этого качества.

5. высокая работоспособность.

Постоянное стремление быть лучшим и делать все наилучшим образом. Именно это отличает сегодня лучших людей в «Дженерал моторз».

1.2 Истоки эффективного  управления временем

Роль управляющего персонала постоянно  растет. Зависит это прямо пропорционально от:

• усложнением принятия управленческих решений;
• усилением ответственности за принятие решений в связи с ростом экономических, социальных и экологических последствий;
• расширением самостоятельности всех звеньев управления.

В таких условиях очень важно  как можно эффективнее, рациональнее использовать свое время. За всем этим нужен контроль. Но это не такая и простоя задача. Каждый и управленцев сталкивается с такой проблемой, как: как успеть все вовремя и в полном объеме?

Эффективное планирование временем зависит  от умения планировать и исполнять  запланированное.

Итак, рационально, а следовательно, и результативно гораздо выгоднее. Чтобы правильно выполнять свои функции и добиваться поставленных целей, руководителю необходимо четко представлять каков его бюджет и на сколько он ограничен во времени и финансах. Планирование личного труда представляет собой проект размещения процессов труда во времени на предстоящий период. Руководитель планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений.

Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование  самого ценного нашего достояния  — времени.

Чем бы конкретно руководитель ни занимался, круг его обязанностей на самом деле гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел — мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных — постоянно находятся в его поле зрения. Что же повышает эффективность труда, превращает поток хаотических по времени операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составляющих управления временем четыре:

• Планирование;

Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, наконец, разработку самого плана и доведение его до исполнителей. Словом, план — ключ к принятию решений.

• Реализация плана;

Именно на этой стадии принимаются  решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая — это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя, его собственными действиями. Вторая — это задачи, выполнение которых сопряжено с привлечением других людей. Их решение дает общий конечный результат. В любом случае задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

• Мониторинги контроль;

Любая работа должна проверяться как  в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов.

Проверка может быть самой простой (прогнать подготовленный текст через словарный процессор на предмет обнаружения ошибок). А может быть сложной, сопряженной с множеством дополнительных операций, как это бывает при финансовых проверках.

• Взаимодействие с другими людьми.

Эта работа так или иначе пересекается со всеми остальными видами деятельности, но в любом случае является как бы следствием или итогом индивидуальной работы каждого. Люди — это основа основ деятельности руководителя. С ними приходится общаться на встречах, совещаниях, планерках, переговорах и пр. Именно работа с людьми поглощает большую часть времени руководителя.

Конкретные результаты деятельности — это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально использованного времени.

Практический опыт многих руководителей  свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на реализацию и, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Поэтому руководитель обязан уметь  анализировать свое рабочее время, составлять планы личной работы. При этом необходимо учитывать все выполняемые работы, уметь расположить их в порядке важности.

Планируя, мы отвечаем на три вопроса:

а) чего я достиг? — оценка ситуации;

б) чего я хочу достичь? — постановка целей;

в) как я этого добьюсь? — план действий по времени.

Чтобы избежать излишних затрат времени, можно начать с

составления ежедневного временнного плана, который поможет отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав свой временной план, можно будет определить те дела, на которые следует потратить меньше времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начнете пересматривать и по-новому планировать очередность дел.

Нерационально спланированный рабочий  день имеет следующие признаки:

• неизвестно, на что расходуется время;
• неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;
• неизвестно, какие факторы влияют на работоспособность руководителя или ограничивают ее.

Как говорится, «то, как мы используем наше время, говорит о том, кто  мы», и те же факторы, которые снижают  эффективность использования времени, подрывают общую эффективность  нашей деятельности.

Управлять своим временем может  каждый. Научившись этому, человек сможет к лучшему изменить не только собственную крьеру,но и жизнь.

 

 

 

 

2. Планирование личной  деятельности управляющего менеджера.

2.1 Содержание работы менеджера

 

Сперва стоит рассмотреть  из чего состоит рабочий день менеджера.. Рабочий день менеджера не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников): 
1. 60 - 65% » Запланированные заседания, встречи; 
2.  3 - 6%; » Разговоры по телефону  
3.  17 - 22%;»Работа с документами  
4.  3 - 7%;»Поездки, осмотры  
5.  7%;»Незапланированные встречи  
6.  2%;»Отдых  
7.  2%.»Потери времени  
Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

2.2 Система планирования

По сути дела, планирование — это  то, с чего должен начинать руководитель. Это рациональное определение того, куда он хочет идти и как собирается достичь этого. До тех пор пока руководитель этого не сделает, он не может быть уверен в том, что его усилие предпринято в правильном направлении. Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении.

Планирование, как это уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей.

Систему планирования личного труда  руководителя можно представить  как закрытую систему, в которой  отчетливо видны взаимосвязи  между отдельными видами планов —  долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода

Для непредвиденных работ, а также оперативного решения  текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60:40— планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел.

 

  Существует ряд преимуществ  письменной формы планирования.

• Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти, а планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
• Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
• В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.
• Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (их переносят на следующий день).
• За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
• Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование вашей личной методики работы.
• Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, «а что, собственно, сделано?», то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.