Планирование личной деятельности управляющего менеджера

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• решение задач в соответствии с их неотложностью;
• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

• Группа задач А — срочные/важные;
• Группа задач Б — срочные/менее важные;
• Группа задач В — менее срочные/важные;
• Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой  задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как  руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип  Эйзенхауэра, руководитель может значительно  повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

2.4 Модели планирования

Одним из моделей  планирования, в том числе и  текущего, определено линейное планирование – «каждая деталь в процессе планирования должна иметь возможность влиять на все другие детали. В результате, все составляющие планирования - формулировка миссии, определение задач, постановка целей и заданий, планы действий, реализация и оценка деятельности - должны осуществляться непрерывно таким  образом, чтобы информация, поступающая  из одной области, могла влиять на решения и выбор, осуществляемые в другой области” .

 

 

 

Графически линейное планирование выглядит следующим образом:

 Рис. 1. Линейная  модель планирования

При линейном планировании поток информации имеет тенденцию  протекать в одном направлении. Так, информация о миссии компании обуславливает  формулирование задач компании, а  не наоборот. Задачи определяют цели, цели определяют стратегию и т.д. При  текущем планировании информация передается в различных направлениях, поскольку  каждая составляющая планирования является взаимозависимой и может влиять, а также испытывать влияние со стороны других составляющих. Миссия организации сложнейшим образом связана с ее действиями, а также с оценкой этих действий; с имеющимися ресурсами, которые часто определяют стратегию, а также с потребностями клиента, как следует из определения многочисленных задач и т.д. В итоге, информация о текущем планировании должна сообщаться посредством непрерывного сбора информации, осуществляемом различными способами. Недостаточно собрать информацию для определенной стадии планирования только единожды. Процесс сбора информации должен осуществляться непрерывно, в то время как на других этапах планирования происходит новое осмысление первоначально заданных вопросов.

Другая модель текущего планирования – «модель  колеса». Графически данная модель выглядит следующим образом:

Рис. 1. “Модель  колеса” текущего планирования.

 

 

 

Координатор планирования или координирующая группа находятся  в центре данного колеса, собирая  информацию и передавая ее по всему  периметру колеса посредством спиц. По периметру колеса находятся различные  лица, которые работают над осуществлением конкретных заданий. Одна группа может  заниматься оценкой текущей деятельности, другая - анализом формулировок цели, третья - рассмотрением состава организации  для формулирования новых задач  на будущее, четвертая может осуществлять контакты с потенциальными учредителями, пятая группа может работать над  бюджетным финансированием для  осуществления конкретного плана  действий и т.д. Для того чтобы  колесо крутилось - что в данном случае представляет собой поступательное движение организации в процессе планирования - процесс координации  планирования должен быть сосредоточен в центре. При этом, он предполагает три вида деятельности: сбор информации от групп планирования, находящихся  по периметру колеса, обратную передачу необходимой информации данным группам  и, наконец, сбор всей информации для  составления логически последовательного  плана.

Текущее планирование по своей сути является непрерывным  процессом. Подобно колесу, которое  выступает в качестве наглядной  метафоры данного процесса, у него нет начала и конца и оно  постоянно находится в движении. По этой причине по данной модели текущее  планирование делает акцент на самом  процессе планирования. В этом - одно из его преимуществ над линейным планированием.

Текущее планирование с детализацией по кварталам и  месяцам имеет несколько форм. Чаще всего выделяют - процесс разбивки среднесрочных планов на краткосрочные, разработка политики и механизмов регулирования в случае возникновения возможных ситуаций в будущем и бюджетное планирование.

Процесс разбивки среднесрочных планов на краткосрочные, с более детализированными отрезками. При этом обычно на год составляются производственный и финансовый планы, по маркетингу.

Разработка политики и механизмов регулирования в  случае возникновения возможных  ситуаций в будущем. Так, необходимо уже заранее определить возможную  политику компании в случае возникновения  забастовки.Бюджетное планирование. Бюджет представляет собой финансовый план, который служит руководством и средством контроля над будущими операциями. Обычно разрабатываются несколько видов бюджетов или даже их групп:

-  смета доходов  и расходов;-  смета затрат времени,  материалов;-  смета капитальных  расходов;-  кассовый бюджет;-  балансовая смета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. 

Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать  наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Любое планирование в фирме, прежде всего, ориентированно на получение  высоких результатов от ее деятельности, прежде всего – получение максимальной прибыли. Для того чтобы обеспечить эффективный процесс планирования в организации, необходимо умело  применять существующие методы составления  планов

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов 3-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – 608с.: ил. – (серия «Учебник для вузов»).
2. Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб.-метод. Пособие. – К.: МАУП, 2002. – 832 с.: ил. – Библиогр.: с. 752-759.
3. .С. Панин, Планирование в организации, М: Лист, 2007, 97 с. – С. 43
4. С.Д. Резник с.н. Соколов Ф.Е. Уудалов В.В. Бондаренко  «Персональный менеджмент »
5. Всемирная интернет энциклопедия Wikipedia.org
6. Портал hr-portal.ru/article/organizatsiya-lichnoi-raboty-rukovoditelei-i-spetsialistov