Планирование рабочего времени менеджера

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА  И ЭКОНОМИКИ

 

Дисциплина: «Введение в профессию»

 

 

Планирование  рабочего времени менеджера

 

 

 

 

 

 

                 Выполнил: студент 1 курса

                                                специальность 080200

                                                                                __________ группы з/о ИЭУПС

                   Кобзев Евгений Александрович

                   Руководитель:

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..……..…..3

ПРИЧИНЫ НЕХВАТКИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ…………………………….…..5

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ…………………………………………………………….8

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….…….11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………….14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Время – это такой  же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят: «Время – деньги». Наверное, все без исключения менеджеры чувствуют, что у них слишком много дел и слишком мало времени, а в сутках всего двадцать четыре часа. Лучшие менеджеры – те, кто лучше всего управляет временем, секрет эффективного тайм-менеджмента состоит в том, что бы понять, на что вы в пустую тратите свое время, а затем четко спланировать свое рабочее время в течение всего дня. Актуальность рассматриваемой в работе проблемы несомненна. Мы живем в век скорости, поэтому проблема нехватки времени, как рабочего, так и бытового, особенно в больших городах остается одной из самых насущных. 
Цель работы – рассмотреть проблему планирования и эффективности использования рабочего времени.

Основные принципы эффективного управления временем проистекают из простой  и понятной функции менеджмента – планирования рабочего времени. Планированием занимаются почти все, однако успех зависит от нескольких правил, знать которые должен каждый:

1.  Нужно планировать всего 60% рабочего времени, оставляя 40% для управления внезапно возникшими делами и задачами. Это означает, что в ежедневнике не должна быть «расписана» каждая минута, как обычно происходит на практике. Зачастую такой плотный график не позволяет гибко управлять временем, добавлять в ежедневное или еженедельное расписание появившиеся незапланированные дела. 

2. Все рабочие задачи сортируются по критериям срочности и важности, а также должны отвечать нескольким условиям. Во-первых, задачи должны быть измеримы и проверяемы, не быть слишком запутанными и быть конечными. Во-вторых, любая задача должна выполняться под контролем и в полномочиях ответственного лица, быть скоординированной с задачами других подразделений и сотрудников. Важно, чтобы любая рабочая задача была согласована с планируемыми ресурсами, а люди, ответственные за ее выполнение, принимали участие в определении механизмов ее достижения.

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно  знать, на что оно расходуется  и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно  взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЧИНЫ НЕХВАТКИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

 

Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени являются:

• Постоянная  спешка.  При  спешке  менеджер  не  успевает  даже

                  сосредоточиться на той проблеме,  которую  он  выполняет  в  данный момент.

Следовательно, он не  думает  о  других  способах  решения, которые возможно                    лучше,  чем  тот  способ,  который  пришёл  на  ум первым;

• Отсутствие четкости в постановке целей и определении приоритетов;
• Нагромождение работ.  При  этом  менеджер  начинает  заниматься

         различными мелкими и не столь  важными делами. У  него  нет  чёткого

         распределения работ по степени  важности и он не занимается  анализом

         ключевых, перспективных вопросов;

• Постоянные доработки дома. При  этом  время,  отведённое  на  отдых

         расходуется на  работу,  работник не  успевает  отдыхать,  что

         сказывается на его работоспособности  на следующий день и в конечном

         итоге ведёт к упадку здоровья;

• Переутомление. Следствие длительной работы  в  условиях  постоянной

         спешки;

• Суетливость. Это результат плохой  организованности  дня,  а  также

         иногда зависит от импульсивности  и особенностей человека;

• Бесплановость работы. Отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация. Может быть результатом образа жизни не  только

менеджера, но и общего стиля жизни данной организации;

• Слабая    мотивация    труда.    Следствием    является    низкая

         производительность,  а  соответственно  она  порождает  хроническую

         нехватку времени;

• Слабое руководство, неумение работать с коллегами, партнерами, клиентами;
• Низкий уровень личной дисциплины;
• Психологическое состояние человека на работе – переутомление, выгорание, стрессовые и конфликтные ситуации.

Выработка методов борьбы с причинами  потерь времени предполагает, что  в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Обширные исследования, проведенные  в США, показали, что в среднем  менеджер высшего звена продуктивно  работает всего шесть часов из восьми часов рабочего дня. Причина  того, что уровень продуктивности менеджеров не превышает 70-80%, состоит в том, что их время «крадут» самые разные дела и события. Двадцать два самых распространенных «пожирателей» времени таковы:

• Телефонные звонки и ожидание ответа на телефонный звонок
• Недостаток информации, изложенной в готовом к восприятию виде
• Ежедневные административные задачи
• Ответы на вопросы, которые занимают больше времени, чем ожидалось
• Большое количество встреч
• Опоздания на встречи
• Транспортные проблемы
• Выход из строя оборудования, либо техники
• Неожиданные задачи
• Незапланированные встречи, или «нежданные гости»
• Необходимость объясняться с начальством
• Необходимость контролировать слишком много задач одновременно
• Неясные цели или приоритеты, неэффективное ежедневное или еженедельное планирование
• Множество незаконченных задач, перескакивание с одной задачи на другую
• Попытка сразу сделать слишком много, неспособность сказать «нет»
• Беспорядок в офисе или на рабочем месте
• Неэффективная коммуникация, неумение слушать
• Большое количество людей, работающих на маленькой площади
• Праздные разговоры с коллегами
• Отвлекающие события
• Кризис, аврал
• Привычка откладывать на потом, нерешительность, склонность витать в облаках

Управление  временем – сложный многоаспектный процесс, состоящий из управления делами, а именно принятия важных решений  и понимания процесса достижения результата; управления взаимоотношениями и коммуникациями; управления своим состоянием и создания комфортных условий труда. Проблема в том, что основные усилия тратятся нами на выполнение мелких, второстепенных дел. При этом не проводится анализ ключевых и перспективных направлений деятельности. Еще одна причина – отсутствие мотивации к выполнению определенной работы, непонимание целей и задач, выгод и результатов. При этом основной задачей руководителя в такой ситуации является совместное с сотрудниками определение этих целей и задач, как для всей организации и конкретного подразделения, так и для конкретного сотрудника. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

 

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть менеджер в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ  – это такой процесс, который  позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его  причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка  целей – необходимый этап в  тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного  человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование  – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять  его следует не исключая никаких  его элементов. Применение тайм-менеджмента  предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени, в данной главе я более детально раскрою суть планирования рабочего времени.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

1. Следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Например, писать в списке не "сделать то-то", а "то-то сделано", чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

2. Следует учитывать результаты  предшествовавшего анализа использования  рабочего времени. В процессе  данного анализа выявляются ошибки, присущие данному менеджеру в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.