Планирование рабочего времени менеджера

3. Не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается,  что следует планировать не  более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

4. Следует устанавливать четкие  временные нормы на выполнение  дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недорешенного в  незапланированное время. Если  эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

5. Для решения вопроса, о перепоручении  дел следует разделить дела  по степени их срочности и  важности. При этом наиболее срочные  и важные задачи следует решать  менеджеру немедленно. Важные, но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения коллегам, либо подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

6. Следует регулярно пересматривать  планы, так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может  оказаться так, что некоторые  планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

7. Планы должны быть  реалистичными и согласованными, причем согласованными не только  друг с другом, но и с планами  коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Нормирование и планирование рабочего времени менеджера значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности самого сотрудника, так и всей организации. Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии.

Менеджер должен стремиться к правильному распределению  времени, исходя из личных интересов  и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.

Свои собственные планы  времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

   Подводя итоги, можно сделать вывод, что самое эффективное при рациональном использовании свое рабочего времени – это правильная организация  всего рабочего  дня, она должна   соответствовать   основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существуют правила, которые можно разделить на  3  группы:  правила начала  дня, основной части дня и конца дня.

   Правила начала  дня: начинать день с позитивным настроением; хорошо позавтракать и без спешки на работу; начинайте работу по возможности в одно и то же время; перепроверка плана дня (вначале – ключевые задачи); приступать к работе без раскачки; утром заниматься сложными и важными делами.

   Правила основной  части дня: хорошая подготовка к работе; влиять на фиксацию сроков; избегать действий, вызывающих обратную реакцию; отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы; избегать незапланированных импульсивных действий; своевременно делать паузы; соблюдать размеренный темп; небольшие однородные задачи выполнять сериями; рационально завершать начатое; использовать временные промежутки; работать антициклично; выкраивать спокойный час; контролировать время и планы.

   Правила завершения рабочего дня: завершить несделанное; контроль за результатами и самоконтроль; план на следующий день; домой с хорошим настроением; каждый день должен иметь свою кульминацию.

У  разных  людей  разная  психология  и  организм.  Вследствие   этого

работоспособность  людей  различна  в   различные   периоды   времени.

Некоторые  люди  продуктивнее  работают утром,  некоторые   днём,   а

некоторые вечером. Но  при  этом  нельзя  сказать,  что  одни  из  них

работают лучше, а другие хуже. Просто  пик  работоспособности  у  этих

людей приходится на разные периоды дня.  Абсолютные  значения  пика  и

спада продуктивности индивидуально различаются, но что  одинаково  для

всех людей – так  это относительные, ритмичные колебания!

Если подытожить  всё  выше  сказанное,  то  можно,  пожалуй,  остановиться  на

следующем:

* Время – это уникальнейший  ресурс человека.

* Время – это не только  количество  часов  и  минут,  это  ещё  насыщенные

   полезной работой  часы и минуты.

* Необходимо внимательно  относится к тому, что мы  делаем.  Кое-какие  дела

   вообще не стоить  делать.

* Необходимо делегировать  работу другим людям.

* Необходимо отдавать  отчёт себе в том, как мы  тратим своё время.

* Не надо огорчаться  тем, что в жизни менеджера  много неупорядоченности.

* Необходимо делать  всё в своё время!

* Необходимо ставить  правильные цели!

* Необходимо постоянно  следить за распорядком дня!

* Нельзя  забывать  о поставленной цели и идти  к ней наикротчайшим путём!

* Необходимо планировать  свой день, неделю и даже месяц.

* Нельзя забывать  о контролировании сделанного.

   Из написанного  выше можно  понять,  что   от  каждого  человека  требуется

серьёзно и  добросовестно  подходить  к  организации  своего  рабочего  дня,

распределению времени, иначе человек  рискует  угодить  в  ловушку,  которую

готовят  ему  время  и  сам  же  человек  если  не  серьёзно   относится   к

распределению времени. Таким  образом,  очевидно  что  распределять  дела  и

время потраченное на них следует так, чтобы этого  самого времени хватало  на

все дела, и конечно  же не следует  забывать  об  отдыхе.  Следующее  на  что

следует обратить внимание это классификация дел по степени важности, а также

распределению   и   расчленению   каждого   серьёзного   мероприятия,   т.е.

мероприятия, обладающие определённой степени важности для  вас.  Не  следует

обходить внимание различные  вспомогательные средства, помогающие  организации

своего  времени,  такие   например   как:   различного   рода   органайзеры,

электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря  на

то, что на эту тему написано много  книг  и  опубликовано  множество  статей

каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше  тратить  время  в

пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает  самый  трудный  первый

шаг по дороге к организованной жизни.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Афоничкина А.И. Основы менеджмента/ под ред. А.И. Афоничкина. – СПб.: Питер, 2007.– (Серия «Учебник для вузов»). 
         2. Бош Г. Рабочее время: тенденции и возникающие проблемы // Международный обзор труда. - М., 2007. - № 1.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент». М., 1998.

4. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд. 3-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2008.

5. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках». М.: Интерэксперт, 1995.

6. Стаут Л.У. Управление персоналом. Настольная книга менеджера./Стаут Л.У., пер. с англ.-М.: ООО «Издательство «Добрая книга», 2007.

7. Материалы сайта www.top-manager.ru