Подготовка и принятие управленческих решений:задачи и механизмы

 

 

Выбор альтернативы.

 

 

Если проблема была правильно  определена, а альтернативные решения  тщательно взвешены и оценены, сделать  выбор, то есть принять решение сравнительно просто. Руководитель просто выбирает альтернативу с наиболее благоприятными общими последствиями. Однако если проблема сложна и приходится принимать во внимание множество компромиссов, или если информация и анализ субъективны, может случиться, что ни одна альтернатива не будет наилучшим выбором. В этом случае главная роль принадлежит хорошему суждению и опыту.

 

Хотя для менеджера  идеально достижение оптимального решения, руководитель, как правило, на практике не мечтает о таковом. Исследователь  Герберт Саймон указывает, что, решая проблему, руководитель склоняется к поведению, которое он называет «удовлетворяющим», а не «максимизирующим». Обычно оптимальное решение не обнаруживается из-за нехватки времени и невозможности учесть всю информацию и альтернативы. В силу этих ограничений руководитель, кап правило, выбирает направление действия, которое, очевидно, является приемлемым, но не обязательно наилучшим из возможных. [10, стр. 104-106]

6. Реализация.

Как подчеркивает Харрисон: «Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления», процесс решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы. Простой выбор направления действий имеет малую ценность для организации. Для разрешения проблемы или извлечения выгоды из имеющейся возможности решение должно быть реализовано. [9, стр.75] Уровень эффективности осуществления решения повысится, если оно будет признано теми, кого оно затрагивает. Признание решения редко однако бывает автоматическим, даже если оно явно хорошее.

 

Иногда руководитель может  возложить принятие решения на тех, кто должен будет его исполнять. Чаще же он вынужден убеждать в правильности своей точки зрения других людей  в организации, доказывать людям, что  его выбор несет благо и  организации, и каждому в отдельности. Некоторые руководители считают  по­пытки убеждения напрасной тратой времени, однако, подход типа «прав  я или не прав, но начальник я» сегодня в мире образованных людей, как правило, не срабатывает.

 

Как станет понятно при  рассмотрении проблем мотивации  и лидерства, шансы на эффективную  реализацию значительно возрастают, когда причастные к этому люди внесли в решение свою лепту и  искренне верят в то, что делают. Поэтому хороший способ завоевать  признание решения состоит в  привлечении других людей к процессу его принятия. Дело руководителя выбирать, кто должен решать. Тем не менее бывают ситуации, когда руководитель вынужден принимать решение, не консультируясь с другими. Участие работников в принятии решений, подобно любому другому методу управления, будет эффективным далеко не в каждой ситуации.

 

Более того, твердая поддержка  сама по себе еще не гарантирует  надлежащего исполнения решения. Полное осуществление решений требует  приведения в дейст­вие всего процесса управления, в особенности его организующей и мотивационной функций. 7. Обратная связь.

Еще одной фазой, входящей в процесс принятия управленческого  решения и начинающейся после  того, как решение начало действовать, является установление обратной связи. По Харрисону: «Система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, что ожидались в период принятия решения». На этой фазе происходит измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь — т.е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения — позволяет руководителю скорректировать его, пока организации еще не нанесено значительного ущерба. [4, стр. 204-205]

 

Подводя итоги, можно сказать, что решение проблемы предполагает как генерирование альтернативных вариантов решений, выбор наиболее предпочтительного альтернативного  варианта решения, так и его реализацию. Кроме того, существует и обратная связь, позволяющая руководителю оценить  последствия решения и в случае необходимости предпринять меры для корректировки ситуации.

 

Существует множество  алгоритмов принятия решения, но суть их все равно схожа. По моему мнению, описанный подход (по Мескону) можно принять как один из ведущих, т.к. он охватывает основные аспекты процесса принятия решения.

 

Процесс принятия решения  в организации (на примере факультета

 

заочного обучения Башкирского  государственного аграрного университета)

Одно из основных предназначений организации — решение стоящих  перед ней задач в соответствии с её миссией, стратегическими и  тактическими целями либо в соответствии с её концепцией устойчивого развития и выживаемости.

 

Рассмотрим процесс принятия решения внутри факультета заочного обучения – структурного подразделения  ФГОУ ВПО «Башкирский государственный  аграрный университет» (БГАУ). БГАУ представляет собой бюджетную организацию, в  связи с этим главной целью  организации и её подразделений определим оказание качественных услуг в сфере образования, главная же задача факультета заключается в обеспечении необходимых условий для этого в течение всего учебного процесса.

 

Одним из основных свойств  организации, влияющих на реализацию решений  и планов, является иерархическая  структура управления.

 

Иерархическая упорядоченность  присуща всем целенаправленным системам. Иерархическая организация представляет собой многоуровневую структуру, состоящую  из взаимосвязанных подсистем, элементы которых имеют право принимать  и реализовывать решения [7, стр. 55].

 

Иерархия определяет управленческие функции и ответственность, порядок  подчинения в организации. Вышестоящие, согласно иерархической структуре, подсистемы (подразделения) принимают  решения, обязательные для исполнения нижестоящими, и имеют право вмешиваться в их действия.

 

Нижестоящее подразделение  обладает, как правило, определенной степенью свободы в рамках поставленных перед ним задач и ограничений. Эта свобода заключается в возможности принятия самостоятельных решений в рамках делегированных ему полномочий.

 

Рассмотрим иерархическую  структуру факультета (рис.3.1):

 

 

 

 

Ректор

 

 

 

 

Проректор по учебной работе

 

 

 

 

Декан факультета

 

 

 

 

Заместитель декана по учебно-методи-ческой работе

 

Заместитель декана по методической работе

 

 

 

 

Методист специальности

 

Методист специальности

 

 

Методист специальности

 

 

Методист специальности

 

 

Методист специальности

 

 

Рис. 2.1. Организационная структура  подразделения

Важной составляющей системы  управления факультетом является информация. Обмен информацией в иерархической  структуре происходит по вертикали  и по горизонтали. По вертикали информация передается от нижестоящих подразделений  к вышестоящим, и наоборот.

 

От методистов заместителям декана, декану передается информация об их работе, о взаимодействии с  другими подразделениями, например, с другими факультетами и кафедрами  университета, о принимаемых решениях и об ожидаемых последствиях принятых решений, результатах их деятельности.

 

От декана факультета, а  также от вышестоящих подразделений (ректора университета и проректора по учебной работе) к нижестоящим  передается информация о принятых решениях в части, касающейся нижестоящих  структур подразделения, о планах их реализации, о выделяемых ресурсах, оценке ее деятельности.

 

По горизонтали обмен  информацией осуществляется между  подразделениями одного иерархического уровня. Обычно по горизонтали передается информация о планах и результатах  деятельности подразделений в рамках делегированные полномочий, может передаваться и согласовываться информация об альтернативных вариантах решений, относящихся к области совместной деятельности, а также информация, имеющая отношение к деятельности другого подразделения.

 

Затем декан определяет содержание и сроки выполнения работ, распределяет ресурсы, назначает ответственных  исполнителей. Это необходимо для  отыскания наиболее предпочтительного  варианта решения и механизма  его реализации. Обычно заместители  декана рассматривают различные  альтернативные варианты. Они сопоставляют, оценивают, прогнозируют их последствия, затем выбирают наиболее оптимальные  решения и представляют их на согласование декану факультета.

 

На следующем этапе  осуществляется согласование принимаемых  решений между руководством факультета и нижестоящими структурами, если в  этом есть необходимость.

 

Если в процессе согласования выяснится необходимость доработки  предлагаемых решений, то может потребоваться  возвращение к предшествовавшим этапам управленческого цикла как для нижестоящих, так и для вышестоящих структур факультета.

 

После этапа согласования и принятия решения наступает  этап оперативного управления ходом  его реализации. На этом этапе осуществляется контроль за ходом реализации принятых решений и при наличии существенных отклонений корректировка принятых ранее планов.

 

Контроль — это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.

 

При помощи контроля руководство  определяет правильность своих решений  и устанавливает потребность  в их корректировке. Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс  установления стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и их отклонения от установленных  стандартов; с другой — процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. [2, стр. 273-274]

 

Декан факультета лично осуществляет контроль за реализацией принятых им решений путем проведения плановых и внеплановых оперативок, ознакомления с отчетами своих заместителей и методистов. Именно результаты контроля являются основанием для руководителя подразделения университета для корректировки принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны.

 

Между прогнозировавшимся развитием  ситуации при принятии управленческого  решения и реальным развитием  ситуации принятия решения всегда неизбежен  некоторый зазор, некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании того или иного видения  ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда является неполной.

 

Поэтому при осуществлении  контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решении, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения.

 

Кроме того, нельзя забывать, что исполнители принятых решений  — люди, а не машины и возможны отклонения в ходе выполнения принятых решений, и по этой причине, например, может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями  внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, наконец, исполнитель может заболеть и  т. д.

 

Если принятое ранее решение  оказалось недостаточно эффективным  или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить  своевременно это установить и внести коррективы в действия организации.

 

Мы рассмотрели механизм принятия управленческого решения  в структурном подразделении  федерального государственного образова-тельного учреждения, последовательность его этапов. Можно также предположить, что независимо от организационно-правовой формы процесс принятия решения в любой организации имеет общие черты. Ведь все начинается с постановки цели или возникновения проблемы, затем определяются альтернативы и принимаются решения компетентным на это органом или лицом.

 

Заключение

Итак, принятие решения –  это процесс выбора способа действий, направленный на разрешение проблемы или использование возможности. Принятие решения подразумевает  следующие этапы:

 

Диагностика проблемы

 

Формулировка ограничений  и критериев принятия решения

 

Определение альтернатив

 

Оценка альтернатив

 

Выбор альтернативы

 

Реализация принятого  решения

 

Обратная связь.

 

Мескон выделяет 3 типа решений: интуитивные решения, основанные на чувствах и ощущениях лица, принимающего решение; решения, основанные на суждениях, опирающиеся на знания и опыт; рациональные решения. Структуру рациональных решений мы рассмотрели в данной работе, выделив и описав вышеназванные этапы.

 

В работе был проанализирован  процесс принятия решения на примере  факультета университета, где руководителем  является декан, он же - главное лицо, принимающее решение, в подразделении. Определив структуру организации  работы на факультете, был выявлен  механизм разрешения компетентных проблем  и вопросов внутри подразделения.

Список использованной литературы:

 

 

Карпов А.В. Психология менеджмента: Учебное пособие. – М., 1999.

 

Литвак Б.Г. Разработка управленческого  решения: Учебник. – М.: Дело, 2003.

 

Менеджмент: теория и практика в России. Учебник/Под ред. А.Г. Поршнева, М.Л. Разу, А.В. Тихомировой. – М.:ИД ФБК-ПРЕСС, 2003.

 

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М., 2000.

 

Огарков А.А. Управление организацией: учебник - М.: Эксмо, 2006.

 

Фасхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: учебное пособие – М., 1997.

 

Цыгичко В.Н. Руководителю о принятии решений. М.: Инфра-М, 1996.

 

Шермерорн Дж., Хант Дж., Осборн Р. Организационное поведение. – СПб.: Питер, 2006

 

Государственная служба – 2004, №5.

 

Проблемы теории и практики управления – 2004, №3.