Подготовка руководителей к деловому совещанию

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….2

ГЛАВА 1. Теоретические основы публичного выступления…………………….3

1. Понятие публичной речи………...……………..……………………………3
2. Характеристика видов публичной речи ……………………………………6

ГЛАВА 2. Совершенствование методов подготовки руководителей перед публичным выступлением………………………………………………………………………11

2.1. Анализ подготовки к публичной речи руководителя организации (на примере генерального директора кинотеатра «КАРО Фильм»)…………………………………………………………………………….11

2.2.  Рекомендация по ликвидации недостатков публичному выступлению ……………………………………………………………………………………....12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………....14

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………....15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Правильно организованное управленческое общение является катализатором управленческой деятельности. Культура управления невозможна без культуры общения, т.е. коммуникативной культуры. Отсутствие ее – болезнь многих современных менеджеров, в значительной степени снижающая эффективность ее деятельности.

Существуют следующие коммуникативные умения, играющие большую роль в работе менеджера:

Умение вести деловую беседу;

Умение проводить совещания;

Умение выступать публично;

Умение вести переговоры.

И, наоборот, отсутствие умений, навыков управленческого общения, недостаток коммуникативной культуры менеджера ставят под вопрос успешную работу и его самого, и его подчиненных.

Овладеть приемами, умениями и навыками публичного выступления, выработать в себе коммуникативную культуру не менее важно, чем овладеть управленческими действиями. Публичные выступления являются неотъемлемой частью управленческой деятельности любого менеджера, так как в его работе приходится сталкиваться с проведением деловых бесед, дискуссии с целью добиться желаемой реакций аудитории. Для начинающего оратора это достаточно трудное дело. Не только умение свободно держаться перед публикой, безукоризненно владеть голосом, жестом и мимикой важны для выступления перед аудиторией, но и правильно организованное выступление  является объективными требованиями к стремящемуся произвести желаемое воздействие на слушателей.

Недостаточное использование технологии делового общения едет к неэффетивности коммуникации. Для устранения проблемы в моей курсовой работе я рассмотрю основные виды публичного выступления, технологию подготовки публичного выступления, проанализирую публичное выступление руководителя на примере своей рабочей организации и, усовершенствую технологию подготовки руководителя, выявив существенные минусы.

***

ЦЕЛЬ – совершенствование методов подготовки делового общения руководителя организации

ЗАДАЧИ:

1. Определить понятие и виды публичного выступления (публичной речи)
2. Рассмотреть технологию подготовки публичного выступления
3. Проанализировать подготовку к публичному выступлению руководителя (на примере генерального директора кинотеатра «КАРО Фильм»)
4. Рекомендация по ликвидации недостатков

ОБЪЕКТ – деловое общение (коммуникации)

ПРЕДМЕТ – публичное выступление

 

ГЛАВА 1. Теоретические основы публичного выступления.

 

1. Понятие публичной речи.

Публичная речь - явление творческое, сложное. Чтобы добиться нужного эффекта, оратору необходимо много работать. Будет ли это хорошо подготовленная речь или блестящая импровизация, она всегда результат накопленного опыта, знаний и умений. Оратор должен уметь подготовить выступление по заданной теме, уметь изложить материал, установить контакт со слушателями, отвечать на вопросы, быть готовым ко всяким неожиданностям.

Публичная речь может быть самостоятельным жанром деловой коммуникации, а может быть включена в какие-то формы, например совещания, конференции, презентации, митинги, праздники. Любая речь должна обладать качествами хорошего собеседования, ориентирована на слушателей, направлена на достижение прагматичной цели.

Как и в любой форме делового общения у речи должна быть продумана внутренняя структура, поэтому она должна содержать вступление, основную часть и заключение.

Античный риторический канон выделял пять этапов подготовки и произнесения публичной речи 
инвенция, или «нахождение», «изобретение». На этом этапе собирают и систематизируют необходимый для будущей речи материал; 
диспозиция, или «расположение». Автор будущей речи обдумывает материал, структурирует его, связывает детали, готовит комментарии и иллюстрации к материалу; 
элокуция, или «словесное оформление мысли». В этой части осуществляется первая редакция ключевых слов, стилистическое оформление главной части, формулирование вступления и заключения, окончательная редакция текста; 
меморио, или «запоминание». На этом этапе необходимо мысленно освоить написанный текст, может быть, даже выучить его наизусть и попробовать освоить риторически, т.е. выделить места, где необходимы паузы, модуляции голоса, невербальная поддержка текста и другие проявления индивидуального ораторского стиля; 
произнесение.

 

Как уже было отмечено, речь необходимо тщательно готовить. Тема должна быть не только интересной, важной и понятной для слушателей. Она должна отражать следующие факторы: 
- основные и групповые интересы аудитории; 
- злободневные интересы; 
- конкретные интересы отдельных слушателей; 
- новизну; 
- заложенные в теме полярные мнения.

Кроме того, тема должна соответствовать познаниям и личным интересам оратора, должна быть уместна в конкретной ситуации и соответствовать аудитории.

Важными элементами публичной речи являются ее введение и заключение. Манера, в которой оратор представляет начало речи, очень сильно влияет на первое впечатление слушателей и интерес к оратору. Обычно у введения две цели: установить контакт со слушателями и привлечь внимание аудитории. Эффективные приемы, обычно используемые во введении: 
- поразительное заявление; 
- адресное обращение к аудитории; 
- описание ситуации; 
- цитирование известной личности; 
- постановка риторического вопроса; 
- использование уместного юмора.

В заключении, поскольку оно остается в памяти, оратору следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта. Вот несколько самых распространенных способов того, как оратор может завершить свою речь: 
- подытожить основные пункты; 
- предложить решение; 
- процитировать известную личность; 
- побудить слушателей достичь каких-то конкретных целей; 
- обрисовать будущее в случаях, когда ваше предложение будет принято или не принято.

Способность грамотно организовать и представить публично свои мысли является важнейшим фактором, определяющим личный и профессиональный успех человека, его конкурентоспособность. Ситуация, когда оратор говорит, а другие слушают и адекватно реагируют или отвечают на комментарии, — это эффективная возможность увидеть себя со стороны и понять, как оценивают тебя другие.

Сообщение будет воспринято благоприятно тем вероятнее, чем больший кредит доверия, авторитет у аудитории имеет оратор. В любом случае оратору следует постоянно контролировать ситуацию и уметь вовремя, в зависимости от реакции аудитории, перестраиваться, менять стратегию и действовать из лучших побуждений.

Для успеха любой речи необходимо соответствовать следующим требованиям: 
- излагать мысли таким образом, чтобы слушатели отождествляли получаемую информацию со своими проблемами и размышлениями; 
- включать в основную часть речи центральную идею, основные мысли и подтверждающие материалы: цитаты, примеры, аналогии, статистику; 
- затрагивать личные мотивы слушателей, их интересы; 
- выражать мысли кратко, образно и эмоционально; 
- ориентировать аудиторию на конкретные прагматические действия; 
- пользоваться логически безупречной аргументацией, учитывая при этом эмоциональную культуру слушателей, их сенсорные каналы и убеждения; 
- последовательность основных мыслей оратора должна соответствовать следующим схемам: хронологическая, тематическая, пространственная, логическая.

Специалисты предлагают несколько правил, нарушение которых может оттолкнуть аудиторию, утомить слушателей и способствовать потере контакта, а значит, привести к деструктивному (конфликтному) взаимодействию. Чтобы не допустить такой ситуации, оратору целесообразно соблюдать следующее: 
- не демонстрировать собственную значимость; 
- не начинать речь с извинений (например: «Извините за то, что я занимаю ваше время»). Если нужно в чем-то извиниться, то лучше пусть это сделает тот, кто представляет выступающего; 
- не злоупотреблять фактами и цифрами, произносимыми к тому же в устной форме.

Целесообразнее представлять необходимый фактический материал в визуальной форме; 
- избегать нелитературных слов, сложных профессиональных терминов, примитивных словечек. Следует использовать стандартные выражения для конкретной аудитории, на понятном ей языке; 
- не рассказывать неуместных, в том числе «грязных», шуток, анекдотов и историй. В то же время правильная шутка, своевременно рассказанная на профессиональном уровне, может быть не только хорошо воспринята, но и весьма полезна; 
- не делать язвительных замечаний по поводу особенностей участников взаимодействия, тем более их религиозной, расовой, возрастной, тендерной (половой) принадлежности. Если все же необходимо что-то критическое сказать, то лучше сохранять корректность.

 

 

1.2 Технология  подготовки публичного выступления

В зависимости от ситуации, специфики выступления, опыта оратора и других факторов, спичрайтером могут быть подготовлены: 
полный текст речи; 
тезисы речи; 
краткий план речи; 
конспект речи.

Полный текст публичного выступления следует готовить в особо ответственных случаях или для начинающих ораторов.

Структура любого текста, как письменного, так устного, как известно, состоит из трех частей: это ведение, основная часть и заключение.

Целью введения (вступления) - как начальной части публичного выступления - является привлечение внимание аудитории, эмоциональный контакт со слушателями. Этот контакт должен поддерживаться до конца публичной речи. В самом начале аудитория обычно готова слушать оратора, поэтому желательно, чтобы вступление было энергичным и живым.

В начале выступления оратор должен быть готовым сделать ответную реплику на свое представление. Также в начале выступления можно сделать комплимент аудитории или принимающей стороне.

Поскольку именно вступление задает тон всему выступлению, постольку не рекомендуется зачитывать вступление «по бумажке». Лучше повторить вступление перед самым выступлением или даже выучить наизусть.

Известно несколько речевых приемов, которые могут быть использованы во вступительной части речи: 
ретроспективный обзор затрагиваемой темы; 
обоснование необходимости рассмотрения темы с позиций сегодняшнего дня; 
разъяснение основных понятий темы; 
краткое изложение производственной (или какой иной, в зависимости от аудитории) деятельности слушателей и их трудовых успехов; 
перечисление благоприятных предпосылок, облегчающих слушателям восприятие затронутой темы; 
изложение ошибок, предрассудков, одностороннего подхода к проблемам темы речи; 
использование для установления контакта с аудиторией поговорок, цитат, анекдотов, сравнений; 
изложение плана предстоящей речи; 
риторический вопрос или серия таких вопросов.

В начале основной части аудитории представляется главный тезис выступления. Тезис - суждение, в котором выражен предмет (цель, суть) всего выступления. Он должен быть выражен так, чтобы слушатели восприняла его как главную мысль, поняли, о чем же будет идти речь, а также поняли общую позицию оратора. Тезис должен представлять собой краткое и четкое положение, которое будет развертываться в основной части. Этот тезис должен быть в поле внимания спичрайтера во все время составления текста речи.

Содержание основной части следует расчленять на составляющие. Эти компоненты должны быть соразмерны по важности и связаны между собой в одно целое.

Для развития основной мысли выступающего привлекаются факты, статистика, положения законодательства, научные факты, логические приемы аргументации. 
Важную роль играют речевые формы перехода от одной мысли к другой. Такими связками могут выступать выражения: с одной стороны, с другой стороны, кроме того, сначала мы рассмотрим, помимо сказанного и т.п.

В изложении основной части можно использовать методы индукции и дедукции. В первом случае от представления конкретных и известных явлений оратор переходит к обобщениям. Такой метод эффективен, если аудитория разнородна и не имеет достаточной теоретической базы по теме выступления. В дедуктивном методе сначала даются общие положения, которые потом детально характеризуются и рассматриваются на конкретных примерах.

В апатичной и враждебной аудитории наиболее выигрышные аргументы, наиболее сильные доводы приводятся в начале основной части речи. В симпатизирующей и активной аудитории «сильные» аргументы приводятся к концу основной части, что соответствует большей готовности аудитории принять предлагаемые оратором выводы.

При составлении текста речи нужно помнить о том, чтобы она содержала так называемые контактоустанавливающие средства, такие как обращение, приветствие, комплимент, прощание, и у каждого оратора должен быть свой «набор» таких контактоустанавливающих средств.

При составлении речи следует учитывать средства диалогизации выступления, т.е. способы выстраивания диалога (явного или не явного) между оратором и его слушателями. Это могут быть вопросительные предложения, риторические вопросы. В ходе выступления оратор может принять точку зрения предполагаемого оппонента, и тогда часть текста строится с чужой точки зрения, чтобы затем можно было ее опровергнуть.

Если количество слушателей невелико (до 25 человек), в публичной речи могут присутствовать и прямые вопросы как средство вовлечения аудитории в диалог. 

Следует стараться сделать публичную речь выразительной, запоминающейся. Во многом это зависит от употребления особых стилистических фигур - тропов и фигур. Перечень подобных приемов можно найти в пособиях по деловой риторике или стилистике.