Подготовка руководителей к деловому совещанию

Немаловажная роль при подготовке публичной речи должно отводиться юмору, который должен соответствовать специфике аудитории, должен быть хорошего вкуса и «свежим». Удачная шутка всегда создает доверительную атмосферу в аудитории, способствует контакту между выступающим и его слушателями. Однако шутить можно лишь при условии, что оратор умеет и любит это делать, если это не противоречит его имиджу. Шутить следует не столько над публикой, сколько над оппонентами или даже над собой. Предметом шутки не должно быть то, что может шокировать слушателей или обидеть хотя бы какую-то их часть. Не нужно заранее придумывать шутки, их рекомендуется репетировать (например, проверять их на своих знакомых). Однако нельзя строить все выступление исключительно на шутках и затем ждать, когда аудитория будет смеяться.

Заключительная часть публичного выступления имеет чрезвычайно важное значение, поскольку завершает восприятие выступления и формирует окончательное впечатление от него.

Заключение не должно быть продолжительным. Существует несколько видов «концовок»: 
вывод, когда дается резюме речи или когда высказывается личное отношение оратора к поднятой теме; 
цитата - прозаическая или поэтическая; 
комплимент слушателям («с Вами всегда интересно встречаться (иметь дело и т.п.)» 
призыв; 
пожелания.

Тип концовки зависит от цели речи.

Последний этап работы над письменным текстом - пробное озвучивание текста речи. Это помогает спичрайтеру убедиться в том, что оратор «уложится» в отведенное для выступления время.

Вопрос о продолжительности речи имеет принципиально важный характер. Обычно рекомендуется готовить речь, которая звучала бы не более часа, так как большинство слушателей не усвоит больший объем информации. Эффективность длительного публичного выступления существенно зависит от ораторских погрешностей, таких как отступление от основной темы, несоразмерность частей выступления, наличие повторов, неудачные примеры, монотонная манера речи. В зависимости от степени подготовленности содержания и формы выступления различаются речи полностью подготовленные, частично подготовленные и не подготовленные.

Полностью подготовленная речь - это, по сути, речь заученная, когда говорящий знает не только то, о чем он будет говорить (содержание речи), но и как он будет это делать (ее форму). Такой тип речи, прежде всего, рекомендуется для политических коммуникаций, и особенно для начинающих политиков. Это поможет избежать различных трактовок текста речи, исполненной неопытным оратором. 
Заученная речь лишена непринужденности, естественного характера ее исполнения. При произнесении заученного текста оратор часто не думает о том, что он говорит. Одним из главных недостатков данного типа речи является затрудненность возможности вносить изменение в текст речи, которые возникают при личном контакте говорящего с аудиторией. Не совсем оптимально и простое чтение речи. Чтение ранее написанного текста создает барьер между аудиторией и говорящим, лишает их непосредственного контакта.

Неподготовленное выступление - публичная речь, произносимая экспромтом. Для такого выступления - когда оратор заранее не знает, ни что будет говорить, ни тем более как - требуется иметь профессиональный опыт, интеллект, определенные волевые качества.

Частично подготовленная речь - оптимальный вариант публичного выступления. В этом случае оратор должен хорошо владеть материалом, а форма его исполнения будет зависеть от конкретных условий, при которых будет произноситься речь. При этом конкретные факты могут считываться с подготовленных материалов, с карточки цитат, статистического материала или текста официального документа, что только придает дополнительную убедительность выступлению.

Полный текст речи рекомендуется печатать так, чтобы оставались широкие поля для заметок и примечаний. Нижняя четверть страницы также не должна быть заполнена текстом, чтобы оратор при чтении речи не опускал глаза. Листы текста речи скрепляются так, чтобы при выходе к аудитории оратор мог эти листы спокойно раскрепить. Свешивающиеся с трибуны страницы текста речи могут вызвать у слушателей негативное отношение к оратору.

Если речь подготовлена в виде тезисов, то тогда они должны быть записанными на карточках, которые необходимо обязательно пронумеровать. Используется только одна сторона карточки. Кроме собственно тезисов, на карточках нужно записать весь фактологический, иллюстративный материал: цифры, примеры, цитаты. Цифры в рукописи должны быть написаны прописью. Оратор, произносящий речь по карточкам, производит на аудиторию впечатление человека, хорошо владеющего материалом.

При возможности целесообразно провести репетицию выступления. Репетируется речь для того, чтобы запомнить идеи, но не отдельные высказывания, слова. Хорошо «проговорить» сильные позиции текста - вступления и заключения. 
Рекомендуется прочитать полностью текст выступления, чтобы уточнить время звучания речи. При темпе 120 слов в минуту одна машинописная страница прочитывается примерно за две минуты. Если оратор слишком быстро произносит свою речь, можно посоветовать, ему замедлить темп произношения за счет четкого и ясного произнесения всех звуков в словах.

Для того чтобы «облегчить» восприятие звучащей речи, нужно использовать такие приемы, как понижение или повышение силы голоса, изменение темпа и тембра речи, паузы. Основной тезис выделяется с помощью интонационных средств. Важно помнить и о такой голосовой характеристике, как возможность охвата голосом всего помещения, где выступает оратор. Где это возможно, лучше произносить речь без микрофона - это в большей степени формирует имидж говорящего как уверенного человека. Спичрайтер должен оценить возможности голоса спикера с этой точки зрения - для возможных рекомендаций по произнесению речи.

Помимо подготовки материала для выступления, спичрайтер должен помочь оратору выбрать общую манеру исполнения речи, адекватную форму поведения во время выступления.

В самом начале выступления делается маленькая пауза, необходимая для того, чтобы слушатели сконцентрировали свое внимание. Кроме того, такие паузы, как считают психологи, позволяют выглядеть оратору уверенным и авторитетным. 
Зрительный контакт со слушателями не должен превышать 3-4 секунд концентрации внимания на одном слушателе. Длительный по времени взгляд, обращенный к одному слушателю, может быть расценен как агрессия, определенного рода вызов. В случае большой аудитории рекомендуется разбить ее на несколько частей-секторов и во время выступления переводить взгляд с одной части на другую. 
Если есть зрительный контакт, значит, аудитория будет слушать спикера более внимательно, так как при таком контакте создается впечатление, что мнение аудитории о предмете речи важно для выступающего. Установлению зрительного контакта мешает удаленность оратора от аудитории, «бегающий» взгляд выступающего, слишком яркое освещение сцены и чтение текста речи по бумажке. 
Во время выступления оратору не нужно быть «каменным изваянием», жесты должны быть простыми и естественными, усиливать значение тех мыслей, которые оратор хочет донеси до своей аудитории. Оптимальны жесты на уровне груди и не отвлекающие внимание аудитории, руки не должны закрывать лицо говорящего. 
Не рекомендуется скрещивать руки на груди, внизу, спереди или за собой, раскачиваться во время произнесения речи. Не желательно также держать руки в карманах или перебирать какие-либо предметы в карманах: это сигнал того, что оратор нервничает.

Во время выступления оратор должен следить за своей дикцией, помнить, что трудно произносимые слова, трудно воспринимаются. 
Общие типовые советы оратору. Во время выступления могут возникать различные неприятные для оратора ситуации. Поэтому задачей спичрайтера дать оратору советы - как вести себя в таких ситуациях.

Бывают случаи, когда оратор может потерять мысль своего выступления. В таких случаях следует сохранять спокойствие, постараться вспомнить предыдущие слова высказывания и связать их в высказывании примерно такого плана: «Хочу еще обратить ваше внимание на следующее», «Теперь хочу привести такой пример». В это время оратор должен постараться найти в самом тексте речи или ее конспекте то место, на котором прервалась его речь.

Возможные мелкие оговорки в ходе выступления не следует исправлять и, тем более, обращать на свои ошибки внимание аудитории. Мелкие оговорки могут даже иногда украсить речь, придав ей искренность и спонтанность. Однако если оговорка искажает смысл произносимого текста, следует уточнить, что имел в виду оратор в момент оговорки.

Спичрайтер должен также обратить внимание, не присутствует ли в речи спикера слова-паразиты.

Нужно быть готовым к вопросам и к дискуссии, если оратор работает в недоброжелательной аудитории. В этом случае полезно выявить как можно больше вопросов, которые могли бы возникнуть у аудитории и выстроить тактику ответов на них.

Целесообразно отвечать на вопросы после окончания речи, а не во время ее произнесения. На вопросы, возникшие в ходе выступления лучше реагировать краткими репликами. Отвечать на любые, как дружественные, так и провокационные вопросы следует спокойно, с готовностью и улыбкой, и по существу. Следует помнить, что отвечает оратор не столько лицу, задавшему вопрос, сколько всей аудитории в целом.

Оратор должен быть готов к различного рода неожиданностям (микрофон сломался перед выступлением, в жарком душном зале отказал кондиционер и т. д.) В подобных случаях следует соблюдать спокойствие духа и адекватно, с юмором реагировать на неожиданные ситуации.

Следует уделить внимание внешнему виду оратора, его одежде. Публика обычно настороженно относится к тем ораторам, которые предстают перед ней в необычной одежде или, наоборот, не задумывающимися, что на них одето. Одежда должна подчеркивать самую сильную сторону выступающего, она должна быть привлекательной, не шокировать публику.

Вспомогательные материалы и оборудование. Ими могут быть слайды, диафильмы, плакаты, графики, диаграммы, иллюстрации, чертежи. Такие наглядные вспомогательные материалы помогают не только образно подтвердить мысли и тезисы выступающего, но и привлечь внимание аудитории. Важно, чтобы наглядные материалы хорошо «прочитывались» издалека и были видны аудитории. 
Наглядные материалы особенно полезны в качестве примеров различных фактов, цифр. Наглядные материалы готовятся заранее, но только после того, как текст речи составлен и ясна необходимость их использования. Используя наглядные материалы, оратор должен обращаться к аудитории, а не к наглядному пособию. Как только информация, изображенная на наглядном пособии, «отработана», это пособие необходимо убрать или отвернуться от него, чтобы оно не отвлекало внимание аудитории. В случае технической неполадки нужно быть готовым и к тому, чтобы произнести речь без опоры на наглядные материалы. Нелишне будет выяснить у организаторов выступления, имеется ли в аудитории доска и мел.

Распространенным средством наглядности в наше время является видео-презентация выступления через компьютер на экран. В этом случае необходимо предупредить организаторов о необходимости соответствующего технического оборудования и проверить перед выступлением, как работает это оборудование. Следует также заблаговременно побеспокоиться о раздаточном материале (справочные материалы, листовки, буклеты) и подготовить его в достаточном количестве, каким образом слушатели смогут его получить. Раздавать такие материалы полезно тогда, когда они потребуются, чтобы у слушателей имелся к ним интерес.

Если организаторы или слушатели хотят сделать аудио- или видеозапись выступления, они должны получить на это разрешение и согласие выступающего.

ГЛАВА 2. Совершенствование методов подготовки руководителей перед публичным выступлением.

2.1    Анализ подготовки к публичной речи руководителя организации (на примере генерального директора кинотеатра «КАРО Фильм»)

«КАРО Фильм» - крупнейшая в России сеть кинотеатров, создана в июле 1997 года. На сегодняшний день в «КАРО Фильм» входит 29 кинотеатров, которые расположены в Москве и области, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Казани, Калининграде, Самаре, Екатеринбурге и Сургуте. Общее число зрительных залов составляет 192 на 29512 мест.

Как и любая другая организация «КАРО Фильм»  имеет свой персонал и своих непосредственных руководителей этим персоналом: несколько администраторов, старшие кассиры, зам. директора,  и сам директор. Проведением собраний занимается сам директор кинотеатра. Назвать эту работу сложной нельзя, и поэтому, тщательно проанализировав весь порядок проведения собрания,  я отметила несколько нюансов.

Во-первых, это несвоевременно проинформированный персонал о проведении публичного выступления, т.е. собрания. Обычно о предстоящем собрании нас уведомляли накануне вечером или прямо в день собрания. Это конечно значительный минус организации.

  Во-вторых, слабая подготовка к выступлению. Я ни разу не заметила, чтобы директор приносил с собой подготовленную речь в виде черновика или краткого изложения своей речи. Это не допускало бы продолжительных  пауз во время выступления. Ведь изучив технологию подготовки публичного выступления, краткое изложение своей речи на бумаге является немаловажной частью подготовки.

Третья проблема заключается в беспорядочном донесении информации, несобранности, т.е. перескакивания с одной мысли на другую и поэтому не совсем понятно, что нам пытаются донести.

Четвертая проблема относится к неподготовленности места проведения собрания. Обычно они проходят в самих кинозалах, когда имеется специально оборудованная комната для общих сборов со всеми удобствами.

Хочется еще написать о цикличности проведения собрания. Они у нас проходят раз в три месяца. Когда, по сути, общий сбор персонала должен происходить раз в неделю для обсуждения нового плана работы, устранения ошибок, награждения лучшего работника недели и т.д.

2.2. Совершенствование методов подготовки публичного выступления руководителя

Ораторская практика настолько сложна, разнообразна, многогранна, что невозможно все предусмотреть заранее и дать советы и рекомендации на все случаи жизни. Для совершенствования методов подготовки публичного выступления руководителя очень важно, чтобы каждый руководитель творчески подходил к подготовке и произнесению публичной речи, полнее и шире использовал свои природные данные, индивидуальные возможности, умело применял приобретенные риторические навыки и умения.