Правила ведения переговоров и деловых встреч

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Кадровый менеджмент»

Тема: «Правила ведения переговоров и деловых встреч»

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013 

Содержание

 

Введение

Нормы нравственности, сложившиеся между людьми как  в общественной, так и в семейной жизни, являются результатом многовекового  процесса становления взаимоотношений. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные и семейные отношения, И здесь очень важная роль принадлежит этикету.

Этикетом называется составная часть внешней культуры человека и общества. В него входят те требования, которые приобретают  характер более или менее строго регламентированного церемониала  и в соблюдении которых особое значение имеет определенная форма поведения.

Переговоры  становятся частью нашей повседневной жизни. Этого требуют такие появившиеся  в нашей жизни реалии, как многопартийность политике и рыночные отношения в  экономике. На сегодняшний день уже большинство решений достигается путем переговоров, на которые возлагаются определенные надежды, пологая, что они приведут к разумному соглашению.

В решении принципиальных вопросов главную роль играют личные контакты. Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

Хотя с деловыми партнерами переговоры проходят довольно часто, проводить их должным образом  нелегко.

 

1. Проведение деловых переговоров, встреч и совещаний

1.1  Подготовка к переговорам и проведение делового совещания

Сам успех переговоров зависит от тщательности их предварительной подготовки. Процесс подготовки к переговорам подразделяют на два тесно взаимосвязанных этапа: организационный и содержательный.

Плохая организация  может привести переговоры к осложнениям  и даже к срыву.

Организационная подготовка переговоров - это:

- определение  места и времени встречи;

- формирование  делегации и назначение ее  главы.

При содержательной подготовке нужно:

- провести анализ  проблемы и оценить ситуацию, а также проанализировать интересы, как свои, так и партнера;

- согласовать  все вопросы внутри своей делегации, а также с теми, кто будет задействован в выполнении возможных договоренностей ( смежные организации), т.е. провести « внутренние переговоры»;

- проработать  несколько возможных вариантов  решения, чтобы во время переговоров не принимать скоропалительных решений при изменившейся ситуации;

- разработать  целостные и не противоречащие  друг другу предложения.

Обычно заранее  готовятся аргументы по наиболее значимым пунктам позиции, и они  также не должны быть противоречивыми;

- подготовить  инструкции участникам переговоров  (выработать общее направление  действий) и подобрать необходимые  документы (законодательные нормы,  нормы налоговых отчислений, справочные  материалы по ценам.)

успеху проведения деловых совещаний способствует соблюдение простых правил:

- предварительная  подготовка повестки дня и  ее неукоснительное соблюдение;

- заблаговременное  предупреждение участников совещания  о его содержании и необходимости  твердо его придерживаться;

- назначение времени начала и окончания совещания;

- если во  время совещания предполагаются  выступления, нужно следить за  их порядком.

Самое главное, чтобы подобное совещание было продуктивно. Обязанность ведущего совещание  продумать повестку дня так, чтобы  люди не тратили попусту время. Если выгода от проведенного совещания будет меньше, чем на него было потрачено, то цена такого совещания неоправданна и его не нужно было проводить.

1.2 Общие правила поведения на переговорах

Чтобы успешно  вести переговоры, независимо от их уровня и масштаба, необходимо овладеть культурой переговоров, т.е. системой понятий, ценностей и норм, которая бы стала средством успешного общения участников переговоров- государственных деятелей, политиков, дипломатов, деловых людей.

Прежде всего, любому вступающему в переговоры полезно усвоить изначальную истину: крайне невыгодно делать ставку на конфликтное взаимодействие, стремиться к разовому выигрышу любой ценой.

Гораздо более  продуктивен вариант партнерских  отношений, когда совместно с  партнером проводится анализ проблемы с тем, чтобы найти решение, которое бы в максимальной степени отвечало обоюдным интересам.

Модель переговоров  обычно включает:

- приветствие  участников и введение в содержание  переговоров;

- взаимное уточнение  позиций, интересов, концепций участников;

- диалог участников;

- согласование  позиций и подведение итогов;

- принятие решения  (договоренностей) и завершение  переговоров.

Важно помнить  о том, что опаздывать на переговоры недопустимо. Это может отрицательно сказаться на имидже фирмы и повредить самому ходу переговоров.

За задержку с приемом необходимо также извиниться.

Не рекомендуется  принимать посетителей, сидя за столом. Гораздо лучше выйти из-за стола  и сделать несколько шагов  навстречу гостям или же встретить  их при входе в кабинет или комнату для переговоров. Когда переговоры проходят в офисе одного из участников, то его сотрудник (референт или помощник) должен встречать гостей у входа.

Переговоры  начинаются с приветствия и представления. Первым представляется глава принимающей делегации, затем- глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников, право первенства при этом принадлежит принимающей делегации. Членов делегации представляют «по убывающей», начиная с тех, кто занимает более высокое положение, при этом можно обмениваться визитными карточками. Если делегация очень большая, то каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей.

Участники переговоров рассаживаются  так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, сидели друг напротив друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны, которому принадлежит инициатива ведения переговоров. Он начинает беседу, предоставляет слово другим членам своей делегации, экспертам, советникам, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к их окончанию. Прерывать или перебивать выступающих не принято, вопросы задают по окончании выступления. В случае уточнения какой-либо детали следует извиниться и свое высказывание в момент выступления сделать максимально кратким и конкретным.

Во время переговоров  могут быть поданы кофе, чай или  же устроен непродолжительный перерыв  для кофе.

Кроме того, в ходе переговоров  для проработки отдельных вопросов делегации могут образовывать экспертные рабочие группы из состава входящих в делегации специалистов, которые при необходимости удаляются в отдельную комнату, согласовывают возможное решение или пункт в итоговом документе и излагают результаты работы главам делегаций.

По окончании встречи  необходимо попрощаться с партнером. Если делегации большие, то прощаются  их главы, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.

1.3 Деловой разговор и технология ведения переговоров

Первую встречу с собеседником (собеседниками) обычно начинают с взаимного представления, представления своих делегаций, рассказа о своих организациях, после чего переходят к основной теме разговора. Если собеседник уже является партнером фирмы и речь идет о продолжении диалога, то хорошим началом может быть краткий обзор событий со времени предыдущей встречи. Хорошей темой для начала деловой беседы может стать обмен мнениями по общим профессиональным проблемам, например, о состоянии финансового рынка или о новых тенденциях и технологиях издательского дела. Важно построить разговор так, чтобы эта общая тема была близка к теме намечаемого основного разговора и позволяла вскоре перейти к нему.

Во время беседы основное правило- это проявление безусловного уважения к собеседнику, невнимательность может расцениваться как высокомерие и бестактность. При любом, а особенно деловом, разговоре необходимо уметь слушать и выдерживать паузу.

С момента, когда стороны  сядут за стол переговоров, начинается собственно переговорный процесс, структурными элементами которого являются:

- этапы изложения позиции;

- стратегия ведения переговоров;

- тактические приемы.

Из этих компонентов строится технология ведения переговоров. Неумение вести переговоры чревато не только ошибками, но даже срывом переговорного процесса.

Этапы подачи позиции на переговорах подразумевают последовательность решения следующих задач:

- взаимное уточнение интересов,  точек зрения, концепций и взглядов  участников;

- их обсуждение (в том  числе выдвижение аргументов  в поддержку своих взглядов, предложений, их обоснование);

- согласование интересов  и выработка договоренностей.

Типичные ошибки при ведении  переговоров следующие:

- переговоры плохо подготовлены, поскольку участники полагают, что  легче будет решить все вопросы в ходе переговоров. На самом деле подготовка к переговорам должна занимать до 80% и даже более общего времени;

- за столом переговоров  возникают споры внутри делегации,  что недопустимо. Когда какие-то  вопросы остались не согласованными  внутри делегации или возникли новые проблемы, то следует предложить партнеру сделать перерыв;

- в ходе переговоров  участники недостаточно внимания  уделяют тому, как конкретно могут  быть реализованы их предложения.  Прорабатывая предложения, обязательно  нужно решить вопросы их возможной реализации;

- в делегацию попали  люди, не обладающие достаточным  уровнем профессионализма, как правило,  это бывает при завышенном  количественном составе делегации.  Все это ведет к снижению  эффективности переговоров и  может отрицательно сказаться на имидже компании и ее руководителя;

- не учитываются особенности  делового общения и этикета  партнера из другой страны, что  ведет к взаимонепониманию.

Существует  шесть основных правил  дипломатических  переговоров, способствующих успеху переговоров  и поддержанию благоприятного климата  в процессе их проведения, которые  должны неукоснительно соблюдать обе  стороны.

1. Рациональность.

Необходимо  вести себя рационально, даже если другая сторона проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции неблагоприятно сказываются на процессе принятия решений.

2.Понимание.

Постарайтесь  понять партнера. Невнимание к точке  зрения партнера ограничивает возможность  выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение.

Если даже противоположная  сторона вас не слушает, то все  равно постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения.

4.Достоверность.

Не давайте  ложной информации, даже если это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет дальнейшее взаимодействие.

5. Необходимость  избегать поучительного тона.

Не старайтесь поучать партнера, будьте открыты  для его аргументов и постарайтесь, в свою очередь, убедить его.

6. Принятие.

Постарайтесь  принять точку зрения другой стороны  и будьте открыты для того, чтобы  узнать нечто новое от партнера.

 

2. Международные нормы делового этикета и национальные стили ведения деловых переговоров

2.1 Международные нормы делового этикета

Деловой этикет с точки зрения внешнего проявления, мало чем отличается в разных цивилизованных странах.

И, тем не менее, при всей кажущейся однозначности  поведение представителей бизнеса  в каждой отдельно взятой стране имеет  свои особенности. Иногда эти особенности почти неуловимы, почти незаметны, но тем более чрезвычайно их распознать и умело использовать в ходе деловых контактов.

Некоторые социологи  делят мир по менталитету на Восток и Запад, считая, что представители  каждой из этих двух половин планеты имеют свои особенности. Что же делает западный бизнесмен, собираясь в поездку на переговоры? Он собирает с собой портативный компьютер, проекты договоров, расчеты, котировку и т.д. Он все рассчитал и подходит к предстоящим переговорам по-деловому, прагматично. Сделки он заключает, опираясь на точный и четкий расчет.