Природа и состав функций менеджмента применительно к ООО ТА «Какаду»

Координация предполагает деятельность руководителя по поддержанию работы предприятия на запланированном уровне.

Координация - это  согласование деятельности организации и ее подразделений с намеченным планом. В отличие от прямого, административного вмешательства в деятельность подчиненных координация предполагает косвенные, преимущественно экономические методы управления. При этом создаются условия, при которых управляемый объект сам, по собственной инициативе будет работать в определенном, оптимальном для организации, направлении.

Регулирование - это коррекция деятельности организации, изменение ее состояния путем  принятия необходимых поправок к  управляющим воздействиям руководителей всех уровней. Регулирование дополняет координацию и применяется тогда, когда одной координации оказывается недостаточно.

Для осуществления  координации и регулирования  менеджер должен располагать достоверной  и своевременной информацией о требуемом и фактическом состоянии объекта управления, а также о причинах, вызывающих сбои в его работе. Такими причинами могут быть ошибки в прогнозах, необоснованно, непродуманно составленные планы, постоянный или временный дефицит информации, некачественные решения, низкая исполнительская дисциплина, плохие учет, анализ деятельности и контроль.

 

 

2. Анализ деятельности ООО ТА «Какаду» по теме: «Природа и состав функций менеджмента»
6. Характеристика предприятия

Наименование: Общество с ограниченной ответственностью Туристическое агентство «Какаду». Сокращенно: ООО ТА «Какаду» [5].

Месторасположение: г. Нижний Новгород, ул. Гордеевская, д.7, оф.10.

Компания «Какаду» занимается турагентской и туроператорской деятельностью. Она внесена в Единый Федеральный Реестр туроператоров – реестровый номер ВТ 010756 (см. прил. А). Размер финансового обеспечения – 500 000 рублей.

Во время прохождения учебно-ознакомительной практики я принимала участие в турагентской деятельности организации, поэтому в данной работе компания «Какаду» описывается исключительно как турагент.

О месторасположении турфирмы нельзя сказать однозначно, удачно оно выбрано или нет. Турфирма находится в неприметном здании, на котором отсутствуют какие-либо вывески. Несмотря на близость Московского вокзала, высокая проходимость не наблюдается. Однако у ТА «Какаду» имеется уже наработанная годами постоянная клиентская база, что содействует процветанию данной фирмы. Кроме того, стоимость аренды низкая, что несомненно выгодно для компании.

Организационно-правовой формой ТА «Какаду» является общество с ограниченной ответственностью. Данная форма является наиболее популярной  в сфере туризма. Ее имеют около 75% туристских предприятий.

На мой взгляд, она наиболее оптимальна для подобных компаний и, в частности, для ТА «Какаду», поскольку обладает рядом  преимуществ  по сравнению с другими  организационно-правовыми   формами  коммерческих организаций. Например, в отличие от других юридических лиц, общество с ограниченной ответственностью может состоять из одного учредителя - физического лица. Став учредителем такого ООО, а также генеральным директором, предприниматель сможет полностью контролировать свой бизнес. Ответственность ограничена суммой вклада (учредитель рискует лишь в пределах стоимости внесенных им вкладов в уставной капитал общества). Участники общества могут не заниматься лично предпринимательством. Для ведения дел общества необходимо создать специальные органы, наделить их компетенцией, что определяется уставом организации (см. прил. Б).

Уставный капитал  общества   с   ограниченной   ответственностью  разделен на доли, соответствующие вкладам участников. В ТА «Какаду» один учредитель, поэтому он обладает 100%-ной долей.

Направления деятельности.

Компания представляет туристские услуги как туроператор и турагент по внутреннему, въездному и выездному туризму. Виды туров: экскурсионные, событийные, лечебно-оздоровительные, религиозные, групповые, индивидуальные.

Компания «Какаду» готова забронировать для туристов отели любой категории, экскурсионные  программы, услуги гида, трансфер в любой стране мира. Ассортимент туристского продукта достаточно широк:

- автобусные  туры: Москва, Санкт-Петербург, Муром,  Суздаль, Владимир, Тула, Пенза, города  Золотого кольца и др.;

- экскурсии  по Н.Новгороду и области : Дивеевский и Макарьевский монастыри,  Городец, Семенов, Чкаловск, Павлово и др.;

- отдых на  черноморском побережье: Абхазия,  Сочи, Анапа, Туапсе, Геленджик, Лазаревское  и др.;

- отдых за  рубежом: Турция, Италия, Испания,  Кипр, Греция, Египет, ОАЭ и др.

Турфирма «Какаду» старается максимально удовлетворить потребности своих клиентов и обеспечить им высококлассный отдых за приемлемую цену. В любой стране мира данная компания готова забронировать для своих клиентов отели любой категории, экскурсионные программы, услуги гида и трансфер.

Организационная структура управления.

Штат турфирмы составляет 6 человек: директор, главного бухгалтер, юрист, старший менеджер и двое менеджеров (см. прил. В).

В ТА «Какаду» линейно-функциональный тип организационной структуры управления (см. прил. Г). В ней прослеживаются и горизонтальные связи (связи согласования), и вертикальные связи (связи подчинения). Этот тип структуры наиболее приемлем для турфирмы, так как она имеет небольшой штат сотрудников. И эта организационная структура является оптимальным вариантом для общества с ограниченной ответственностью.

 

7. Планирование

Планирование  деятельности турпредприятия – это систематический, информационно-обрабатываемый процесс качественного, количественного и временного определения будущих целей, средств и методов формирования, управления и развития предприятия.

Стратегическое  планирование.

Первая и  основная цель ООО ТА «Какаду» - повышение конкурентоспособности туристских услуг, предлагаемых предприятием, и, наконец, самого предприятия на рынке внутреннего туризма.

В долгосрочной перспективе предполагается:

- продвинуть  и закрепить предлагаемый турпродукт  на рынке туруслуг;

- постоянно  совершенствовать предлагаемые  туры, в соответствии с изменением  спроса на потребительском рынке,  чтобы продукт всегда оставался конкурентоспособным, и, более того, обладал максимально большим спросом среди потребителей;

- постоянно  совершенствовать работу предприятия  на организационном уровне, совершенствовать  условия для работы специалистов, подготавливать кадры для завоевания «потенциальных» клиентов и стабильной доли на потребительском рынке;

- достигать  получения максимальной прибыли  от своей деятельности.

Тактическое планирование. Турфирма должна осуществлять:

- качественное  формирование туров (привлекательность мест, оказываемых услуг, трансферты и др.);

- продуманную,  отлаженную, результативную работу  с партнерами фирмы;

- продуктивную, профессиональную работу с клиентами;

- всевозможные  исследования потребительского  рынка, анализируя спрос на  товар фирмы;

- исследовать  и анализировать рынок конкурентов;

- следить за  распространением сведений о  товаре среди клиентов, о создании  имиджа фирмы и привлекательности туров и др.

Оперативное планирование.

Весь персонал турагенства «Какаду» выполняет свою работу в соответствии со своими обязанностями, прописанными в должностных инструкциях.

Менеджеры по продажам, помимо обязанностей, прописанных в  должностной инструкции:

- профессионально работают со всеми клиентами, зарекомендовывая привлекательный имидж фирмы;

- всегда доброжелательны, выслушивают сперва клиента, а затем уже предлагают устраивающие его варианты;

- сообщают старшему менеджеру просьбы и предложения посетителей, а также предлагают свои идеи по улучшению работы фирмы.

 

8. Организация

Реализация  функции  планирования напрямую влияет на  функцию  организации, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы – персоналом, материалами, денежными средствами и др. Функция организации включает как структуру, так и процесс. В любом плане, составленном в туристской фирме, всегда присутствует организационный этап (организовывание), то есть этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Речь идет о создании структуры фирмы и обеспечении ее всем необходимым для решения задач, определенных на этапе планирования.

Организационная структура ТА «Какаду» (см. прил. Г) – линейно-функциональная. В ней присутствуют и горизонтальные связи (связи согласования), и вертикальные связи (связи подчинения). Она небольшая, поскольку занятие турагентской деятельностью не требует большого числа сотрудников.

Штат турфирмы составляет 6 человек: директор, главного бухгалтер, юрист, старший менеджер и двое менеджеров (см. прил. В).

Обязанности среди работников фирмы распределены следующим образом. Директор заключает договоры, знакомиться с новинками рынка, участвует в конференциях, ведет переговоры по делам агентства, контролирует и координирует работу агентства, принимает решения о приеме на работу или увольнению сотрудников, разрабатывает программы совершенствования внутрипроизводственных отношений. Менеджеры по продажам работают по направлениям. Бухгалтер ведет всю денежную работу на предприятии, оформляет и отслеживает исполнение договоров, осуществляет все денежно-кассовые расчеты, ведет всю бухгалтерскую документацию и финансовую отчетность. Юрист оказывает помощь в вопросах, связанных с законодательством.

 

9. Мотивация

При рассмотрении данного вопроса турфирма ориентируется на два аспекта этой проблемы: мотивацию (мотивы) путешествий и мотивацию трудовых отношений.

Мотивы путешествий. Цель поездки (мотив, побуждающий человека путешествовать) – это причина, при отсутствии которой данная поездка не состоялась бы. Информация о цели путешествия нужна прежде всего для того, чтобы правильно разделить туристские рынки на сегменты и определить целевые рынки, положенные в основу разработки модели управления туристскими потоками и маршрутами.

 Выделяют пять основных групп мотивации путешествий:

1) физическая мотивация (отдых, лечение и спорт);

2) психологическая мотивация (желание уйти от повседневной рутины и увидеть что-нибудь новое, необходимость смены обстановки и расслабления, смена впечатлений);

3) межличностная мотивация (посещения друзей, знакомых, родственников);

4) культурная мотивация (знакомство с другими странами, с их обычаями, традициями и языками т.д.);

5. мотивация престижа и статуса (основная цель путешественников этой группы – добиться всеобщего признания и удержать его). 

Мотивация трудовых отношений. В этом смысле мотивация рассматривается нами как совокупность стимулов, побуждающих работников к активной трудовой деятельности, т.е. после проведения организационных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы. В этих целях в ТА «Какаду» используются: а) стимулирование, т.е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материального и морального стимулирования); б) собственно мотивирование, т.е. создание у работников внутреннего побуждения к труду. Главными здесь являются заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности и удовлетворенность от нее. Это свидетельствует о том, что поведение человека всегда мотивировано.

Мотивация осуществляется с помощью рекламных туров, премирования, благодарственных писем и других стимулов, побуждающих работников к активной трудовой   деятельности.

 

10. Контроль

Для того, чтобы  оценить влияние функций мотивации  и организации на деятельность компании, а также для сопоставления  фактически достигнутых результатов с запланированными, на предприятиях осуществляется функция контроля. Это количественная и качественная оценка и учет результатов работы фирмы. Как видно из определения, в процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает успешность выполнения намеченных организацией планов. Контроль выступает как элемент обратной связи. Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Контроль в  ТА «Какаду» осуществляет непосредственно  директор этой фирмы – Репина Л.Е.

Его целями являются:

- проверка эффективности  работы менеджеров;

- проверка качества  организационной работы в фирме;

- улучшение  работы предприятия за счет  устранения негативных факторов, мешающих его работе.

Метод контроля - диагностический. Контролёр выявляет причины, негативно влияющие на работу, а затем устраняет их.

Но функция  контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

 

11. Координация

Для выполнения этой функции в турфирме используются как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

 

3. Пути повышения эффективности функций менеджмента в ООО ТА «Какаду»

Функции управления в туристическом агенстве «Какаду» осуществляются на достаточно высоком  уровне. Однако проблемы все равно существуют.

Одна из данных проблем относится к функции  планирования. Это отсутствие миссии у организации. Формулировка миссии является важной частью перехода предприятия к стратегическому управлению. Ведь  миссия – это глобальная, общая цель, выработка которой означает определение направления движения предприятия.