Процесс и функции управления. Стили и принципы руководства

Одним из необходимых  условий эффективности управления также является умение работать в  малых группах, таких как различные  комитеты или комиссии, созданные  самими руководителями, и умение строить  взаимоотношения со своими непосредственными  подчиненными.

Человек нуждается  в общении с себе подобными и, по-видимому, получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты с другими людьми кратковременны и незначительны. Однако, если двое или более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень сильно зависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако, результат такого осознания практически всегда один и тот же. Осознание того, что о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное скопление людей становится группой.

Каждый из нас  принадлежит одновременно ко многим группам. Некоторые группы оказываются  недолговечными, и их миссия проста. Когда миссия выполнена, или когда  члены группы утрачивают к ней  интерес, группа распадается. Примером такой группы могут быть несколько  студентов, которые собираются вместе для подготовки к предстоящему экзамену. Другие группы могут существовать в  течение нескольких лет и оказывать  существенное влияние на своих членов или даже на внешнее окружение. Примером таких групп могут быть объединения  школьников-подростков.

По определению  Марвина Шоу, «группа – это два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на других и одновременно находится под влиянием других лиц».

Формальные группы. Исходя из определения Шоу, можно  считать, что организация любого размера состоит из нескольких групп. Руководство создает группы по своей  воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов  большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить  на более мелкие подразделения –  механообработки, окраски, сборки. Эти  производства в свою очередь можно  делить и дальше. К примеру, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных  коллектива по 10 – 16 человек, включая  мастера. Таким образом, большая  организация может состоять буквально  из сотен или даже тысяч малых  групп. Эти группы, созданные по воле руководства для организации  производственного процесса, называются формальными группами. Как бы малы они ни были, это – формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом является выполнение конкретных задач и достижение определенных, конкретных целей. В организации существует три основных типа формальных групп: группы руководителей; производственные группы; комитеты.

Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут  быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты – вот  типичная командная группа. Другим примером командной соподчиненной  группы являются командир авиалайнера, второй пилот и бортинженер.

Второй тип формальной группы – это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем  же заданием. Хотя у них есть общий  руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у  них значительно больше самостоятельности  в планировании и осуществлении  своего труда. В таких компаниях  руководство считает, что целевые  группы ломают барьеры недоверия  между руководителями и рабочими. Кроме того, предоставляя рабочим  возможность самим думать о своих  производственных проблемах и решать их, они могут удовлетворять потребности  рабочих более высокого уровня.

Третий тип формальной группы – комитет – будет рассмотрен ниже.

Все командные и  рабочие группы, а также комитеты должны эффективно работать – как  единый слаженный коллектив. Теперь уже нет необходимости доказывать, что эффективное управление каждой формальной группой внутри организации  имеет решающее значение. Эти взаимозависимые  группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Организация  в целом сможет эффективно выполнить  свои глобальные задачи только при  условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение  отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и  чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем  больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого  подразделения и организации  в целом.

Неформальные группы. Несмотря на то, что неформальные организации  создаются не по воле руководства, они  являются мощной силой, которая при  определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации  и сводить на нет усилия руководства. Более того, неформальные организации  имеют свойство взаимопроникать. Некоторые  руководители часто не осознают, что они сами примыкают к одной или нескольким таким неформальным организациям.

Еще задолго до теоретических  изысканий Маслоу на тему о человеческих потребностях Хоторнский эксперимент представил доказательства того, что необходимо учитывать социальные взаимоотношения между сотрудниками. В Хоторнском исследовании для совершенствования организационной эффективности впервые за все время были систематически применены науки о человеческом поведении. Оно продемонстрировало тот факт, что кроме экономических потребностей, о которых твердили авторы более ранних трудов, у рабочих есть и социальные потребности. Организацию стали рассматривать как нечто большее, чем логическое упорядочение работников, выполняющих взаимосвязанные задачи. Теоретики и практики управления поняли, что организация является также и социальной системой, где взаимодействуют отдельные личности, формальные и неформальные группы. Ссылаясь на Хоторнское исследование, теоретики управления Скотт и Митчелл писали: «Эти ученые привели убедительные аргументы в пользу того, что согласно классической теории, даже в прекрасно спроектированных организациях могут появляться малые группы и отдельные личности, поведение которых не вписывается в разумные с точки зрения экономиста рамки».

Конечно, можно критиковать  методологию Хоторнского исследования, но все же, в основном благодаря исследованиям поведенческих наук, мы теперь имеем гораздо более ясное представление о природе и динамике формальных и неформальных групп в трудовом коллективе.

Развитие неформальных организаций и их характеристики. Формальная организация создается  по воле руководства. Но как только она создана, она становится также  и социальной средой, где люди взаимодействуют  отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и  после работы. Из социальных взаимоотношений  рождается множество дружественных  групп, неформальных групп, которые  все вместе представляют неформальную организацию.

Неформальная организация  – это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в  регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существовании такой неформальной организации. Важно понять, что в  большой организации существует не одна неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Поэтому некоторые авторы считают, что неформальная организация – это, по существу, сеть неформальных организаций. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам, одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.

У неформальных организаций  много общего с формальными организациями, в которые они оказываются  вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации – у них имеется  иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно  возникших (эмерджентных) организациях также имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами  поведения. Эти нормы подкрепляются  системой поощрений и санкций. Специфика  в том, что формальная организация  создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация  скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности.

Структура и тип  формальной организации строятся руководством сознательно с помощью проэктирования, в то время как стуктура и тип неформальной организации возникают в результате социального взаимодействия. Описывая процесс развития неформальных организаций, Леонард Сейлис и Джордж Штраус говорят: «Сотрудники образуют дружественные группы на основе своих контактов и общих интересов, и эти группы возникают из самой жизни данной организации. Однако, как только эти группы образовались, они начинают жить собственной жизнью, почти полностью оторванной от трудового процесса, на основе которого они возникли. Это – динамичный, самогенерирующийся процесс. Сотрудники, объединенные рамками формальной организации, взаимодействуют друг с другом. Все возрастающее взаимодействие способствует возникновению у них приятельских чувств по отношению к другим членам группы. В свою очередь, эти чувства образуют основу для все большего числа разнообразных видов деятельности, многие из которых отсутствуют в описании должностных обязанностей: совместные обеды, выполнение работы за приятеля, борьба с теми, кто не является членом группы, азартные игры с номерами на денежных чеках и т.д. Такие расширенные возможности взаимодействия способствуют созданию более крепких межличностных уз. Тогда группа начинает представлять собой нечто большее, чем простое собрание людей. Она создает традиционные способы выполнения тех или иных действий – комплекс устойчивых характеристик, которые с трудом поддаются изменению. Группа становится организацией».

Почему люди вступают в организации? Люди обычно знают, почему они вступают в формальные организации. Как правило, они либо хотят осуществлять цели организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода или ими руководят соображения престижа, связанные с принадлежностью к этой организации. У людей также имеются причины и для вступления в группы и неформальные организации, но они часто не осознают их. Как показал Хоторнский эксперимент, принадлежность к неформальным группам может дать людям психологические выгоды не менее важные для них, чем получаемая зарплата. Важнейшие причины вступления в группу: чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение и заинтересованность.

Принадлежность. Самой  первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности  в чувстве принадлежности, – одной  из самых сильных наших эмоциональных  потребностей. Еще до Хоторнского эксперимента Элтон Мэйо обнаружил, что люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными. Другие исследования показали, что возможность принадлежать к группе и поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И все же, несмотря на то, что потребность в принадлежности широко признается, большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможностей социальных контактов. Поэтому рабочие часто вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести.

Помощь. В идеальном  варианте подчиненные должны иметь  возможность без всякого стеснения  обращаться к своему непосредственному  начальству за советом или для  обсуждения своих проблем. Если этого  не происходит, то начальнику следует  внимательно разобраться в своих  взаимоотношениях с подчиненными. В  любом случае, правильно это или  неправильно, многие люди считают, что  их начальник в формальной организации  плохо о них подумает, если они  будут спрашивать его, как им выполнить  определенную работу. Другие боятся критики. Более того, в каждой организации  есть множество неписаных правил, которые касаются мелких процедурных  вопросов и протокола, как, например: какой продолжительности должен быть перерыв на кофе, каково отношение  начальника к болтовне и шуткам, как следует одеваться, чтобы  заслужить всеобщее одобрение, а  также, насколько все эти правила  обязательны. Понятно, что работник еще подумает, стоит ли обращаться за помощью к начальству по всем этим вопросам. В этих и других ситуациях  люди часто предпочитают прибегать  к помощи своих коллег. Например, новый рабочий, занятый в производстве, скорее попросит другого рабочего объяснить  ему, как произвести ту или иную операцию. Это приводит к тому, что новые  рабочие тоже стремятся участвовать  в уже сформировавшейся социальной группе, где есть опытные рабочие. Получение помощи от коллеги полезно  обоим: и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает  престиж и самоуважение, а получающий - необходимое руководство к действию. Таким образом, потребность в помощи приводит к возникновению неформальной организации.

Защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. Одной из первостепенных причин, побуждавших  доисторических людей объединяться в племена, была дополнительная защита от враждебных проявлений их внешнего окружения. Осознанная потребность  в защите продолжает оставаться важной причиной вступления людей в те или  иные группы. Хотя в наши дни очень  редко можно говорить о существовании  реальной физической опасности на рабочих  местах, самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах, которые  собирались в пивных и обсуждали  свои претензии к начальству. И  сегодня члены неформальных организаций, состоящих из работников низовых  уровней, защищают друг друга от причиняющих  им вред правил. Они, например, могут  объединить усилия, чтобы опротестовать  вредные условия работы. Не удивительно, что эта защитная функция приобретает  еще более важное значение, когда начальству не доверяют.

Иногда руководители также образуют неформальные организации  для защиты своих коллег. Их целью  обычно является защита своей зоны от вторжения других подразделений  организации.