Проектирование работы в организации

• Связь с определенными подразделениями. Например, в машбюро определенная группа работниц может быть закреплена за материалами, поступающими из бухгалтерии.

• Алфавитная или нумерационая последовательность. Например, при регистрации бюллетеней для голосования работники избирательного участка разбиваются на «алфавитные» группы (от А до Б, от В до Д и т.п.).

• Тип потребителя. Например, в банке сотрудники делятся, как правило, на тех, кто обслуживает организации, и тех, кто обслуживает индивидуальных вкладчиков.

Формирование  рабочих групп по этим критериям  оказывает прямое влияние на взаимозависимость работ.

На рис. 6.9 показано, как технологические изменения  связаны с программой перепроектирования работы, включающей делегирование полномочий и формирование рабочей группы. Эти изменения в конечном счете приводят к изменениям в характеристиках работы.

 

Ожидаемые

изменения в

характеристиках

работы

Ожидаемые

изменения

в технологии работы

Программа

Перепроектирования

работы

 

 

 

 

Рис. 6.9. Ожидаемая  связь между технологией работы, характеристиками

               работы и программой ее перепроектирования

3.5. Модель социотехнической системы

 

Модель социотехнической системы, подчеркивая важность роли технологии в проектировании и перепроектировании работы, в отличие от модели обогащения характеристик работы, концентрирует внимание на групповой работе (отсюда ее приставка — «социо»). Складывающаяся взаимозависимость в данном случае относится к уровню групп, а не к видам работ внутри группы, как это было типично для модели обогащения характеристик работы. Рассматриваемая модель строится на делегировании полномочий рабочей группе как единому целому, а не каждому индивиду в отдельности.

Социотехническая  модель направлена на проектирование работы таким образом, чтобы оптимизировались отношения между технической и социальной системами. В отношении существующих промышленных предприятий применение этой модели и трудно, и дорого, так как связано с проведением довольно радикальных изменений. Эффективнее эта модель может быть применена при проектировании всех работ для создающегося предприятия. Известны успехи использования этой модели на заводах компаний «Дженерал Фуд», «Дженерал Моторс», «Вольво» и др.

На рис. 6.10 показана социотехническая модель, состоящая  из трех элементов: социальной системы, технологической системы и модераторов.

Социальная  система как часть модели включает те элементы «человеческого фактора» в организации, которые влияют и на индивида, и на группу, и на их отношение к работе и к организации. Элементы социальной системы, изображенные на рис. 6.10, представляют собой важную часть процесса проектирования работы в целом. Так, если в организации психологический климат характеризуется недоверием, групповщиной и грубостью, то создание в такой организации самоуправляемых автономных рабочих групп не просто трудно, но и противопоказано. Без формирования определенного уровня доверия и кооперации в отношениях внедрение социотехнической системы в этой организации невозможно.

Рис. 6.10. Модель социотехнической системы проектирования работы

 

Технологическая система как часть модели предусматривает  анализ трех переменных в технологии работы: когда и где должна выполняться  работа, как должна выполняться работа, взаимозависимость при выполнении работы. Так как эти три технологические переменные зависят от типа производственного процесса, то разными должны быть подходы к проектированию работы.

Физические  условия работы (освещение, температура, шум, загрязненность, удаленность, чистота) определяют трудность выполнения работы. Сложность производственного процесса ограничивает законченность работы. Усложнение производственного процесса ведет к усилению неопределенности в том, когда и где должна выполняться работа, а также влияет на расширение последовательной взаимозависимости в работе. Значительно влияние и других технологических характеристик.

Модераторы уравновешивают социальную и технологическую части системы. Роли по выполнению работы устанавливают образцы ожидаемого поведения для каждого работника, помогают наладить отношения между выполняющими работу людьми и теми средствами, которые при этом используются. Цели помогают сочетать желания людей с техническими возможностями. Известно, что автономнал бригада на автосборочном заводе из-за технических ограничений может собрать не более чем определенное количество автомобилей. До тех пор пока цель будет вписываться в эти ограничения, бригада может работать автономно. Она может как угодно строить свою работу, лишь бы цель была достигнута.

Умения и  способности тесно связаны с  развитостью страны в целом, и  поэтому если отсутствуют работники  с требуемыми качествами, то изменение  технологического процесса и упрощение  работы становятся неизбежными.

3.6. Выбор модели проектирования  работы

 

Вышеизложенное  свидетельствует о том, что выбор  модели проектирования работы представляется достаточно сложным делом. Те руководители, которые стремятся улучшить и качество жизни на работе, и организационную эффективность, предпочитают модели обогащения работы социотехническую модель и организационное развитие. Те же руководители, которых больше волнует производство и его эффективность, концентрируются на моделях построения работы, расширения масштаба работы и ротации работы (табл. 6.6).

Таблица 6.6.

Отношения между характером изменений  в работе и моделями

проектирования работы

Изменения в работе и ее параметрах		Модель проектирования, обслуживающая данное измерение
В количестве работы	В масштабе работы	Построение работы
			Расширение масштаба работы
			Ротация работы
		В сложности работы	Обогащение работы
В качестве работы			Социотехническая система
		В отношениях по работе	Организационное развитие

Технология  является важной переменной в проектировании работы. Некоторые работы просто не могут быть обогащены без радикальной перестройки всех операций. Когда работу нельзя изменить, то должны использоваться другие подходы (например, введение гибкого графика работы), которые могут смягчить «необогащаемую» работу. Также могут использоваться в этих целях новые информационные технологии, особенно те, которые способствуют внедрению роботов в производство, устраняющих утомительную и рутинную работу и тем самым — необходимость ее перепроектирования. Руководителям следует попытаться понять все перечисленные модели проектирования работы и использовать их в отдельности или в комбинации таким образом, чтобы это в наибольшей степени соответствовало организации, подразделению или участку работы.

Краткие выводы

 

Для каждой организации является обязательным выполнение определенного вида работ, поддерживающих ее существование во взаимодействии с внешней средой. Выделение отдельных работ в управлении в самостоятельные виды деятельности проходит шесть стадий от того, что управляет и исполняет один и тот же человек, до того, что руководство становится специализированным видом деятельности.

Функция администрирования  включает следующие виды деятельности: 1) установление целей; 2) разработка стратегии; 3) планирование работы; 4) проектирование работы; 5) мотивирование к работе; 6) координация работы; 7) учет и оценка результатов работы; 8) контроль; 9) обратная связь.

Проектирование  работы предполагает получение ответа на вопросы: что делается и как  делается. Оно включает в себя анализ работы и описание ее содержания, а  также требований к ней и ее окружению. Для описания работы используется система параметров, включающая в  себя масштаб, сложность и отношения по работе.

Существуют  различные модели проектирования работы. Модель построения работы исходит из того, что работа — это специализированная, закрепленная за отдельным исполнителем операция. Модель расширения масштаба работы предполагает, что работа может включать в себя несколько операций или задач. Модель ротации базируется на идее перемещения работника с одного места на другое. Модель обогащения работы предполагает, что наряду с исполнительскими функциями работник наделяется определенными правами по управлению выполнением данной работы. Модель социотехнической системы уделяет основное внимание групповой форме работы. В рамках этой модели предпринимаются попытки оптимизации отношений между социальной и технической системами.