Пути интенсификации и рационализации труда государственного (муниципального) служащего

Интенсивность труда обусловлена действием множества факторов, определяющих специфику использования рабочих сил. Все эти факторы могут быть разделены на две большие группы: объективные и субъективные.

В числе объективных факторов интенсификации первостепенное значение имеют показатели состояния и использования применяемых средств труда, совершенствование организации и условий труда, а также социально-экономические условия жизни людей.

Совокупность факторов интенсификации труда приведена в таблице 1.

 

Таблица 1 Факторы интенсификации

Средства производства Технология Организация труда Условия труда Качество труда Квалификация человека Здоровье Условия быта Материальное стимулирование Институциональные отношения Институциональная среда

Отношение к труду Мотивация труда Удовлетворенность трудом Отношение к своему здоровью Занятость в свободное время Коммуникабельность работника Уровень самодисциплины Техника труда Работоспособность Подверженность вредным привычкам Состояние после выходных дней

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Для успешного менеджера необходимы многие качества. Но основа - это способность к развитию. Развитие - это постепенное увеличение количества задач, которые менеджер может решать качественно, без посторонней помощи. Если руководитель со временем не увеличивает количество этих задач, то это может означать, что его развитие остановилось.

Можно определить причины результативности работы и вывести некую формулу для успешного менеджера:7

1. Образование. Фундаментальные знания позволяют  заглянуть внутрь процессов, происходящих  на предприятии.

2. Управленческий  потенциал. Должен быть лидер, работающий  по современным технологиям, разрабатывающий  свои методики, проекты и программы. Также важна компетенция. Чтобы  контролировать ситуацию, руководитель должен досконально знать каждый участок своего предприятия.

3. Маркетинг. Каждый руководитель, работающий  на динамичных рынках, должен  знать базовые законы рынка, уметь  отличать торговую марку от  бренда.

4. Опыт прямых  продаж.

5. Личностные  качества (высокие этические нормы, интеллигентность, ум, честность, открытость).

6. Само мотивация. Каждый человек знает и умеет гораздо больше того, что делает.

Основные источники информации разделяются на источники внутренней и внешней информации.

Внутренней информацией называются данные, которые получают внутри самого предприятия, для которого проводится исследование рынка. Внутренняя информация - это внутренние данные, которые собирались для каких-либо целей, отличающихся от задач проводимого исследования (эти данные менее полезны в вопросе принятия решений, ориентированных на будущее, но даже в этом случае они могут послужить отправной точкой предстоящих исследований).

Среди источников внутренней информации выделяются:

- статистическая  отчетность предприятия;

- бухгалтерская  отчетность предприятия;

- внутренняя  статистика;

- материалы  ранее проводимых исследований;

- данные  заявок, заказов, договоров;

- акты ревизий, проверок;

- поступающие  сведения;

- различного  рода справки отчеты;

- оперативная  и текущая производственная и  научно-техническая информация;

- деловая  переписка и т.д.

Внешняя информация это та, которая извлечена из посторонних по отношению к предприятию источников.

Внешние источники могут быть в дальнейшем разбиты на те, которые регулярно публикуют статистическую информацию и предоставляют ее заинтересованным лицам бесплатно, и на коммерческие организации, которые продают свои информационные услуги различным пользователям.

Система внешней информации ориентирована на источники, с помощью которых можно получить информацию о событиях и ситуациях, складывающихся во внешней маркетинговой среде.

К источникам получения внешней информации относятся:

- данные  переписей и другие официальные  публикации;

- информация  по предприятиям и отраслям  промышленности;

- отдельные  издания, справочники и указатели;

- информация  о рынках и потребителях;

- общеэкономическая  и статистическая информация;

- общие справочники  по экономической информации.

К источникам внешней вторичной информации также относятся выставки, ярмарки, совещания, конференции, презентации, дни открытых дверей, базы и банки данных, а также обширная информация сети «интернет».8

Таким образом, основным содержанием деятельности менеджера является управление людьми. Целью деятельности менеджера является обеспечение максимально эффективной совместной деятельности людей.

Профессия менеджера ориентирована на взаимодействие «человек – человек», это профессия преимущественно умственного труда, преобразующая социальную действительность, требующая квалифицированного труда, высокой активности и ответственности человека. На высших уровнях управления требуется абсолютная профессиональная пригодность.

Менеджер может руководить группами людей, профессия которых имеет различные цели, связана с разными объектами, средствами, условиями и характером труда, степенью квалификации.

А также мы рассматривали самоорганизации и мотивационный механизм. Самоорганизация позволяет менеджеру быстрее и реальнее проявить себя, оформить и закрепить свой статус, обеспечить прозрачный механизм собственного взаимодействия с другими работниками и организацией в целом, а мотивационный механизм - это процесс активизации мотивов менеджеров (внутренняя мотивация) и создания стимулов (внешняя мотивация) для их побуждения к эффективному труду. Целью мотивации является формирование комплекса условий, побуждающих человека к осуществлению действий, направленных на достижение цели с максимальным эффектом. Комплексный механизм мотивации руководителей представляет собой сложную систему, включающую ряд составляющих: материальную (оплата труда) и нематериальную (возможность продвижения по карьерной лестнице, непрерывность обучения, стабильность, соответствие работы способностям, ориентация на престиж и уважение в коллективе, удовлетворение от хорошо выполненной интересной работы, занятие любимым делом, условия труда, престижность профессии).

Если говорить об институционализации затрат труда, то она должна осуществляться с учетом совокупности необходимых институтов. Оптимизация уровня физических и нервно-умственных усилий предполагает гармоничное сочетание возможностей человека и производительного использования вещественно-информационных средств. Взаимодействие институциональной среды и функционирования человека определяет общественно необходимый уровень использования рабочих сил.

 

 

Глава 2. Анализ процесса управления и деятельности руководителя

 

2.1 Анализ  затрат рабочего времени менеджера  на предприятии

 

Важную роль в работе менеджера играет планирование рабочего времени.

Рабочее время - часть календарного времени, затрачиваемого на производство продукции или выполнение определенного объема работ и услуг; продолжительность времени, в течение которого работник выполнял или должен выполнять работу или иные трудовые обязанности.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение поставленных целей. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.9 Рассмотрим два метода планирования рабочего дня:

Метод «Альпы»:

Этот метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Метод включает 5 стадий:

1. Составление заданий (записать под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что нужно сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи. При этом нужно употреблять сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня». Немного тренировки и можно научиться составлять список заданий так, чтобы в первом приближении распределять их по приоритетности; подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные; перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем).

Составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

- задачи из списка дел или  из недельного (месячного) плана;

- невыполненное накануне;

- добавившиеся дела;

- сроки, которые надо соблюсти;

- периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня», например:

В — визиты, совещания;

Д — делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С — секретарь;

Т — телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

2. Оценка длительности акций (напротив каждого задания нужно проставить приблизительное время для его выполнения, а также просуммировать и определить ориентировочно общее время.
3. Резервирование времени (при составлении плана нужно придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени и примерно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению (цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов .Для этого нужно установить однозначные приоритеты для своих дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня; перепроверить посчитанную потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого, стараясь при этом оставаться на почве реальности; рассмотреть каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации).
5. Контроль или учёт несделанного (не все задачи удается выполнить и не все телефонные переговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Но если что-то переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: решительно за него взяться и решить до конца или отказаться от него, т.к. проблемы иногда решаются сами собой).

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» приносят многократный выигрыш во времени.

2. Метод с помощью дневника времени:

Метод планирования рабочего времени при помощи дневника времени, многие планируют свое время – только не так осознанно, методично и системно, как следовало бы. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозрительностью). Это рабочий накопитель всех планов дня, формуляров, листков, используемых в повседневной практике.

Дневник времени – важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью него можно получить полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. А значит получить возможность гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Структура дневника времени.

1. Календарная часть:

1.1. Сюда можно  «зашить» различные формуляры  для месячных, декадных и дневных  планов с промежуточными регистрами.

1.2. Особое  значение придается плану на  день. Основной принцип: один лист  на день.

1.3. Листки  для заметок по соответствующим  месяцам и декадам, которые облегчат  перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

1.4. Отдельные  дневные листки можно после  сброшюровать в соответствующем  порядке, и по прошествии времени получить архив времени и успехов жизни – надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск и т.д.

2. Раздел служебных и частных дат:

на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию такую, как сроки проведения ярмарок, список дней рождения, тарифы зарплаты, почтовые тарифы и т.п.

3. Раздел  адресов и телефонов:

запись наиболее часто употребляемых и особо важных телефонных номеров адресов.

1. Общая часть:

Различные отделения, как в бумажнике позволяют разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск, денежные купюры и т.п. Планирование рабочего дня означает подготовку к реализации целей, поэтому принципиально важно составлять план дня в письменном виде, ведь планы, которые держатся в голове, легко отвергаются. Также письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект само мотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.