Пути совершенствования организационной системы управления ЗАО "Новокубанское"

1. Создать маркетинговую  службу на заводе.

2. Создать информационно-аналитический  отдел. 

3. Ввести социологическую  службу.

4. Сократить штат аппарата  управления и общую численность  административного персонала. 

5. Создать на заводе  адаптационную систему, которая способствовала бы повышению эффективности работы аппарата управления при постоянно меняющихся внутренних и внешних условиях функционирования предприятия.

Рассмотрим более подробно предлагаемые мероприятия по совершенствованию  системы управления ЗАО «Новокубанское».

В наибольшей мере эффективность  аппарата управления зависит от работы линейных и функциональных служб  предприятия. При анализе работы различных служб и отделов  структуры управления было установлено, что такие функциональные звенья, как диспетчерская служба и отдел сбыта и снабжения не выполняют в должной мере обязанности, возложенные на них. Часто по их вине завод имеет трудности с реализацией продукции, а также простои оборудования из-за нескоординированных действий диспетчерской службы завода. Анализируя деятельность диспетчерской службы предприятия, выявлен ряд существенных недостатков:

руководителем данной службы является человек, не имеющий должной  квалификации и опыта работы в  данной области;

отсутствует хранение информации;

анализ информации производится вручную, что замедляет скорость и точность ее обработки;

информация, выдаваемая службой, часто бывает уже устаревшей;

нет взаимодействия с  различными отделами, службами и производственными  подразделениями завода.

Для устранения данных недостатков предлагается вместо диспетчерской службы создать информационно-аналитический отдел. Он будет являться самостоятельным структурным подразделением и находится в подчинении у генерального директора завода.

Обязанности данного  отдела будут заключаться в следующем:

получать информацию от всех производственно-хозяйственных  подразделений о ходе выполнения и фактическом состоянии работ, также выдавать информацию в любое  время суток;

осуществлять оперативный  контроль за ходом производства, обеспечивая максимальное использование производственных мощностей, сдачи готовой продукции, ритмичности и своевременной отгрузки готовой продукции, координировать действия по приему и реализации сырья;

контролировать обеспеченность основного производства сырьем,

необходимыми материалами, погрузочно-разгрузочными средствами;

составлять отчетные рапорты и другую информацию о  ходе производства, участвовать в  работе по анализу и оценке деятельности подразделений комбината, выявлению  внутрипроизводственных резервов.

Основные преимущества информационно-аналитического отдела по сравнению с диспетчерской  службой будут заключаться в  следующем:

высокой скорости и точности обработки информации;

быстрым поиском необходимой  информации;

свободный доступ к информации прямо из отделов, служб;

сокращением потери рабочего времени;

сокращением рабочих  мест, что сократит затраты на оплату труда.

Введение информационно-аналитического отдела на заводе приведет к сокращению значительного числа работников аппарата управления.

В каждом отделе, службе аппарата управления предприятием существует ряд функций, выполняемых работниками вручную, это приводит к тому, что данные работы выполняются медленно, зачастую неквалифицированно, с большим числом грубых ошибок.

Документация, проходящая через все эти отделы, очень часто вовремя не попадает к нужному адресату. Из-за чего наблюдаются большие потери рабочего времени ряда служащих предприятия. С введением информационно-аналитического отдела отпадает необходимость в выполнении ряда функций. Все эти функции будут выполняться в отделе, что приведет к неизбежному сокращению целого ряда работников аппарата управления. Предлагаю провести следующие сокращения:

В производственно-техническом  отделе сократить одного инженера-конструктора.

В отделе главного энергетика сократить начальника КИПиА.

В цехе виноматериала: мастера  оператора и инженера-механика.

В расчетном отделе необходимо сократить младшего бухгалтера и  бухгалтера-калькулятора, т. к. их функции  заменит компьютер.

Отдел снабжения: начальника отдела и четырех экспедиторов.

Диспетчерская служба ликвидируются  полностью, при этом сокращаются 4 человека.

В отделе кадров: табельщика.

В экономическом отделе отпадает необходимость в инженере по организации и нормированию труда.

Итак, общее количество сокращенных составит 17 человек. Данные сокращения не повлекут за собой снижение эффективности управления заводом, наоборот, они будут способствовать:

уменьшению бюрократических  барьеров;

снижению затрат на аппарат  управления;

повышению скорости прохождения информации;

сокращению потерь рабочего времени, ввиду большой загруженности  работников.

Эффективное функционирование любого предприятия, в частности  его организационная структура, зависит от состояния и развития трудовых ресурсов. Эффективность деятельности работников зависит от состояния социально-психологического климата в коллективе. Учитывая важность социального развития коллектива в современных условиях, предлагается на заводе ввести службу психолога, в функции которого будут входить все вопросы, связанные с подбором кадров, разрешением возникающих конфликтов совместно с руководителями подразделений; принятие участия в формировании бригад и трудовых коллективов, консультирование руководителей предприятия по социально-психологическим проблемам управления производством.

Совершенствование организационной  структуры управления персоналом предприятия  лишь по отдельным ее элементам не приведет к достижению желаемого  результата, т.е. способность структуры  адапти-роваться к различного рода изменениям и способствовать повышению эф-фективности производства. Для того, чтобы структура управления персоналом предприятия могла свободно адаптироваться к постоянно изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования организации, необходимо ее комплексное совершенствование.

Для этого предполагается внедрить адаптационную систему  повышения эффективности управления предприятием.

Суть адаптационной  системы заключается в повышении  эффективности функционирования предприятия, через приспособления структуры  управления к новым рыночным условиям. Данная система будет охватывать все уровни предприятия: производственные единицы, отделы, участки, рабочие места.

Основной целью системы  является выработка способностей адаптации  организационной структуры управления к постоянно меняющимся условиям функционирования предприятия. Эту цель можно достичь за счет следующих основных задач:

- децентрализация управления;

- повышение личной  ответственности служащих предприятия;

- организация комитетов  коллегиальной выработки решений, объединяющих отделы, службы предприятия в соответствии с их функциональной принадлежностью.

По моему мнению на заводе можно выделить следующие  комитеты:

комитет по управлению трудовыми  ресурсами;

комитет по управлению научно-техническим  развитием производства;

комитет по управлению качеством  продукции;

комитет по управлению оборотными средствами, материальными и финансовыми  ресурсами;

комитет по управлению основными  фондами и капитальными вложе-ниями;

комитет по управлению социальным развитием коллектива.

Главная задача указанных  комитетов - межфункциональная коорди-нация, т.е. системное рассмотрение вопросов, связанных с соответствующей  функцией и привлечение тех руководителей, от которых в наиольшей степени  зависит принятие и выполнение тех  или иных решений.

Комитеты должны работать на добровольной основе. Состав комитета определяется стоящими перед ними задачами, но не менее 5 человек. Работают постоянно, но собираются для обсуждения проблем  один раз в неделю. Каждый комитет  будет иметь координатора. Эффективность дея-тельности данных комитетов будет оцениваться по эффекту, полученному в результате реализации предлагаемых ими мероприятий. Для образова-ния и контроля за функционированием данных комитетов необходимо назначить ответственного в лице главного инженера предприятия.

Одним из важных факторов функционирования адаптационной системы  является ее информационное обеспечение. В процессе функционирования адаптационной  системы необходимо обеспечить единство источников ин-формации и образования  практически кратчайших, по возможности прямых каналов движения информационных потоков. Это позволит в наибольшей мере скоординировать взаимодействие между адаптационной системой, аппаратом управления и производственным процессом в целом, а это, в свою очередь, приведет к повышению эффективности производства.

4.2. Возможности  внедрения маркетинговой службы  на предприятии

Совершенствованием организационной  структуры управления ЗАО «Новокубанское»  будет введение маркетинговой службы вместо отдела сбыта.

В обязанности руководителя отдела сбыта входит:

контроль за своевременной  и качественной подготовкой сырьевого  цеха и бесперебойной приемкой сырья, качественной подработке и сохранности  поступающего сырья;

решает вопросы материально-технического снабжения, реализации продукции;

решает вопросы бесперебойной  работы транспорта, в т.ч. эффективного использования железнодорожных  вагонов, недопущению сверхнормативного  их простоя;

обеспечивает безопасные условия труда работников в подчиненных  ему подразделениях;

руководит работой склада.

Как видно из должностной  инструкции начальника по сбыту, большая  часть его обязанностей не связана  с его деятельностью, что влечет за собой трудности в реализации продукции предприятия. Вследствие высокой его загруженности, а  также низкого профессионально-квалифицированного уровня, отсутствие стажа работы привели к тому, что завод перестал следить за состоянием своих потребителей. С 2000г. отдел сбыта не проводил никаких исследований рынков сбыта своей продукции. По этой причине завод имел большие трудности со сбытом, что отразилось на показателях работы. В связи с этим на ЗАО «Новокубанское», естественно, назрела обстановка для образования службы маркетинга.

Задачами маркетинговой  службы на заводе будут:

изучение потребителя  и его поведения на рынке; - анализ рыночных возможностей;

изучение товара;

анализ форм и каналов  сбыта;

исследование и выбор  мероприятий по продвижению товара;

изучение конкурентов.

В конечном счете, вся  маркетинговая служба будет направлена на расширение своей деятельности. Руководителем должен быть человек, имеющий соответствующее образование и стаж работы не менее 3-х лет в этой области. Экспертным методом было установлено, что с введением маркетинговой службы рыночная доля ЗАО «Новокубанское» вырастет на 16% и составит 32%, следовательно возрастет и норма прибыли.

Рассмотрим зависимость  нормы прибыли от доли рынка ЗАО  «Новокубанское» на следующем графике (рис. 3.1).

Норма

прибыли, % 40

30

20

10

10 20 30 Рыночная доля, %

А - фактическое положение, В - положение после введения маркетинговой службы.

Рисунок 4.1. Зависимость  нормы прибыли от доли рынка

ЗАО «Новокубанское» 

Из рисунка видно, что  норма прибыли при увеличении доли рынка на 16 % составит 28 %.

В условиях острой конкуренции  увеличение доли рынка заводу будет  даваться с большим трудом. Для обеспечения этой задачи мы предлагаем использовать дифференциальный подход к рынку с учетом конкретных его потребителей.

Серьезным препятствием для эффективной деятельности ЗАО  «Новокубанское» является отсутствие в организационной структуре маркетинговой службы. Поэтому некоторые функции маркетинга выполняет отдел сбыта и отдел снабжения.

Основными функциями  отдела снабжения на ЗАО «Новокубанское»  являются:

В планировании - прогнозировании  и определении потребностей предприятия  в материальных ресурсах; изучение рынка отдельных товаров и определение источников покрытия этой потребности; установление хозяйственных связей с поставщиками.

В оперативно-заготовительной  работе - контроль и согласование сроков отгрузки продукции поставщиками в адрес предприятия; получение и организация завода поступающей продукции с железнодорожной станции.

В обеспечении цехов  материалами - планирование потребностей и установления лимита на отпуск материалов цехам; организация доставки их в  цеха и на рабочие места; контроль расходов в производстве.

В организации складского хозяйства - входной контроль за качеством  поступающих материалов, их приемка  и надлежащее хранение, подготовка материалов к производственному  потреблению, отпуск их цехам.

Основными функциями отдела сбыта ЗАО «Новокубанское» являются:

Планирует, ставит задачи, прогнозирует, разрабатывает стратегию  и тактику для получения наибольшего  результата на рынке;

Определяет цели сбыта, нанимает, подбирает подходящих работников для сегодняшних и будущих потребностей предприятия;

Инспектирует, контролирует и оценивает результаты сбытовой деятельности;

Организует эффективные  управленческие информационные и другие системы обеспечения сбыта;

Добивается выгодных сделок

Отличие маркетинга от обычной  производственно-сбытовой деятельности:

Маркетинг	Сбыт
Главное внимание обращено
На учет вкусов, запросов реальных потенциальных потребителей;	На возможное снижение себестоимости продукции;
Научные исследования направлены:
На анализ рынка (потребителей, конкурентов);	На реализацию продукции  по плану;
Ценовая политика формируется  с учетом:
Конъюнктура рынка	Действующих прейскурантов  и себестоимости продукции
Разработка новых товаров  идет на основе анализа:
Потребителей продукции  и возможности производства, других рыночных факторов.
Производственный процесс:
Максимально гибкий	Как правило жесткий
Упаковка рассматривается  как средство:
Формирование спроса	Сохранение товаров
Конкурентоспособность товара рассматривается через призму:
Цены потребления; продажная играет подчиненную роль	Продажной цены
Философия производства и всего коллектива
Производить то, что продается, а не продавать то, что производится	Продавать то, что производится, не обращая внимание на потребителя