Разработка функций организации

РАЗРАБОТКА ФУНКЦИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Содержание

Введение                                                                                                         3

1. Сущность функций в организации

1. Характеристика организаций. Управление как процесс реализации взаимосвязанных функций                                               4
2. Структура функции. Роль связующих процессов в реализации функций организации. Взаимосвязь функций управления с другими элементами управления                                                                         8

1.3  Общие и специфические функции менеджмента         13

1.4  Взаимосвязь функций управления, их интеграция                       16

2. Анализ функций организации  ООО «Ростикс»

2.1 Функция мотивации              20

2.2. Контроль, анализ, учёт             21

2.3 Разделение объекта  на подсистемы и их взаимосвязь        25

3. Рекомендации к разработке  функций организации

3.1 Рекомендации по  совершенствованию функций планирования  и мотивации в ООО «Ростикс»

3.1.1 Совершенствование функции планирования         28

3.1.2 Совершенствование  функции мотивации          29

3.2 Эффективность реализаций функций в управлении

организацией               31

Заключение                                                                                                 40

Список использованной литературы                                                         43

 

Введение

 

Основной формой организации предпринимательства  является предприятие. Предприятия  – экономические агенты или лица, действующие в рыночной экономике, занятые производством, реализацией товаров и услуг с целью получения прибыли и ее максимизации. Под производством в рыночной экономике подразумеваются любые виды деятельности, приносящие доход независимо от того, происходят они в сфере материального производства или в сфере услуг.

К основным переменным внутренней среды  бизнеса относятся структура, цели, задачи, технология и люди.

Все организации, за исключением самых  маленьких, разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации, это и определяет актуальность темы курсовой работы.

Сфера контроля, т.е. число людей, которые подчиняются непосредственно данному руководителю, является важным аспектом структуры. Если объем управления широк и при этом имеется несколько уровней управления, то структура имеет несколько уровней управления и узкие сферы контроля.

Целью курсовой работы является разработка функций организации.

Для достижения указанной  цели в курсовой работе ставятся следующие  задачи:

1. Изучить теоретические основы построения структур управления организацией.
2. Провести анализ функций управления в организации.
3. Дать рекомендации к разработке функций управления.

 

1. Сущность функций в организации

1.1 Характеристика организаций. Управление как процесс реализации взаимосвязанных функций

 

Основной формой организации  предпринимательства является предприятие. Предприятия – экономические агенты или лица, действующие в рыночной экономике, занятые производством, реализацией товаров и услуг с целью получения прибыли и ее максимизации. Под производством в рыночной экономике подразумеваются любые виды деятельности, приносящие доход независимо от того, происходят они в сфере материального производства или в сфере услуг.

Предприятие представляет собой имущественно обособленную хозяйственную  единицу, организованную для достижения какой-либо хозяйственной цели, т.е. это экономическая единица, которая;

• самостоятельно принимает  решения;

• реально использует факторы производства для изготовления и продажи продукции;

• стремится к получению  дохода и реализации других целей.

Предприятие является коммерческой организацией, т.е. организацией, нацеленной на получение прибыли. Этим предприятие существенным образом отличается от некоммерческих организаций, т.е. организаций, не преследующих цели извлечения прибыли. Обычно к ним относятся благотворительные и иные фонды, ассоциации, общественные объединения, религиозные организации и другие типы предприятий.[11, c.134]

Предприятия различны по условиям, целям и характеру функционирования. Для более глубокого изучения предпринимательской деятельности предприятия обычно классифицируются по виду и характеру хозяйственной деятельности, формам собственности, принадлежности капитала и контролю над ним, правовому положению и другим признакам. Классификация по виду и характеру деятельности. Прежде всего, предприятия отличаются друг от друга отраслевой принадлежностью. Они подразделяются на предприятия производственной и непроизводственной сферы, далее – по менее крупным подразделениям (промышленные, сельскохозяйственные, кредитно-финансовые, транспортные и т.п.). Например, промышленные предприятия в основе своей деятельности имеют производство товаров (обычно к промышленным предприятиям относят те, у которых более 50% оборота приходится на производство промышленной продукции). Торговые предприятия занимаются осуществлением в основном операций по купле-продаже товаров. Они могут либо входить в систему сбыта крупных промышленных предприятий, либо существовать независимо юридически и в хозяйственном отношении от других фирм и осуществлять торгово-посреднические операции. Транспортно-экспедиторские предприятия специализируются на осуществлении операций по доставке товаров покупателю, выполняя поручения промышленных, торговых и других фирм. Функции этих предприятий весьма многообразны. Сюда входит проверка состояния тары, упаковки и маркировки, оформление товаросопроводительных документов, оплата стоимости перевозки по поручению грузовладельца, осуществление погрузочно-разгрузочных работ, хранение, страхование, подбор и комплектация мелких отправок, информация грузополучателя о прибытии груза, получение акта об ущербе, если таковой был, осуществление таможенных формальностей, организация контейнерных перевозок, обеспечение грузовых поставок документами карантинного, санитарного и ветеринарного надзора и др. Далее, основываясь на типе или виде производимых предприятием продуктов или услуг, можно выделять собственно отраслевые и под отраслевые типы предприятий (например, автомобилестроительные, угледобывающие, страховые и т.п.).

Открытые системы характеризуются  широким набором связей с внешней  средой и сильной зависимостью от нее. Например: коммерческие организации, средства массовой информации.

Закрытые системы характеризуются  главным образом внутренними  связями и создаются в основном для удовлетворения потребностей и  интересов учредителей, определенных групп людей. Например: профсоюзы, церковь, политические партии.[1, c.89-93]

Системы также бывают детерминированными (предсказуемыми), стохастическими (вероятностными), жесткими, мягкими, простыми и сложными, активными и пассивными.

Основные переменные в открытой организации, требующие внимания руководства, - так называемые внутренние переменные: цели, структура, задачи, технология и люди.

Совокупность всех переменных создает рабочую среду, которая  приспособлена к потребностям организации. Многофакторность внутренних переменных определяет чрезвычайную сложность этой среды. Определить ее влияние на поведение отдельного работника очень сложно, но можно выделить влияние групп людей и лидеров.

Функциональное  управление организацией объединяет последовательность пяти основных взаимосвязанных функций: планирование, организовывание, мотивация, контроль и координация (рис. 1.).

 

Рис. 1. Взаимосвязь функций управления

 

Функция управления - это особый вид управленческой деятельности, представляющий собой часть процесса управления, выделенную по определенному признаку. На практике широкое распространение получила классификация функций по общности предмета управления (качество, труд и заработная плата, охрана труда, научно-технический прогресс и т.п.) и производственных ресурсов (трудовых, материальных, технических, финансовых и т.д.). В общем случае выделяют до 25 предметно-ориентированных функций управления. Комплекс задач - это часть функций управления, выделенных по признаку основных функций и реализуемых малыми функциональными подразделениями (отдел, бюро, группа). Задача управления представляет собой совокупность взаимосвязанных операций обработки информации, результатом выполнения которой является принятие управленческих решений. Операция управления определяется совокупностью управленческих действий, направленных на изменение формы или содержания информации и выполняемых одним работником.

Специализация отдельных  задач и операций управления в организации ограничена возможностями их координации. Для разрешения этой проблемы необходимо сгруппировать схожие операции и их исполнителей, что означает определенное организационное обособление исполнителей схожих работ. Такой процесс организационного обособления получил название департаментизации, основным направлением которого является группирование работ вокруг ресурсов или вокруг результатов деятельности (рис. 2). В зависимости от ориентации на направление осуществляется соответствующий тип департаментизации.

Линейная департаментизация (линейная организационная структура) осуществляется при высокой однотипности работ, предполагает относительную автономность в работе. Линейное деление дает эффект, как правило, на нижних уровнях управления (в группах, звеньях, бригадах), когда все основные функции управления возложены на одного руководителя. С ростом специализации возникает необходимость в других типах департаментизации.

 

Рис. 2. Группирование работ и типы департаментизации

 

Развитой специализации  соответствует функциональная департаментизация (функциональная и линейно-функциональная организационные структуры). При функциональном делении организации специализированные работы группируются вокруг ресурсов (отдел планирования управляет таким ресурсом, как время выполнения производственного задания, отдел кадров - движение персонала, финансовый - денежные средства, отдел информации - сведения и данные и т.д.). Основным преимуществом функциональной департаментизации является возможность повышения эффективности работ за счет функциональной специализации, которая упрощает подготовку работников и позволяет квалифицированно обслуживать любые подразделения организации по каждой основной функции. [4, c.90]

1.2 Структура функции. Роль связующих процессов в реализации функций организации. Взаимосвязь функций управления с другими элементами управления

 

Структурная динамика управленческой деятельности органично взаимосвязана с выполняемыми ею функциями. Их единство и взаимообусловленность (функция порождает соответствующую структуру, а возникновение новой структуры неизбежно приводит к появлению новой функции, либо превращает латентную функцию, ранее не заметную для управления, в открытую) образует сложную и многогранную систему управленческой деятельности.

Перечисление общих  функций практически регламентирует последовательность процесса управления.

Процесс управления начинается с формирования целей и задач деятельности организации (разработка миссии организации, определение целевых параметров, разработка стратегической концепции).

Сформированные цели должны быть осуществлены. Для этого должны быть спланированы ресурсы, действия и количественные характеристики ожидаемых результатов, обеспечивающие достижение сформированных целей (формирование производственной программы, разработка календарного графика работ, сметы затрат, штатного расписания, финансового плана, плана реализации и т.п.).

Запланированные действия должны быть организационно обеспечены: должны быть разработаны организационные структуры, привлечены исполнители, скоординирована их работа во времени и пространстве (выбор организационной формы предприятия, разработка организационной структуры, положений о службах и функционерах, должностных инструкций, нормативных актов, регламентов и т.п.).

После того, как спланированы ресурсы, действия и количественные характеристики ожидаемых результатов, организационно обеспечены необходимые действия, начинается процесс осуществления деятельности.

Осуществление деятельности в рамках принятых организационных решений  требует контроля на основе учета  параметров выполнения (оценка состояния  работ по выполнению производственной программы, выполнения календарного графика, расходования средств, выполнения штатного расписания, плана реализации и т.п.).

В результате контроля выявляются отклонения от первоначально запланированного хода работ. Это означает, что возникает  необходимость регулирования хода выполнения плана, которое заключается  в разработке дополнительных мероприятий, направленных на устранение отклонений или в корректировке сформированных целей. Функция регулирования обеспечивает обратную связь в процессе управления.

В управлении очень часто  состояние и поведение объекта  контроля невозможно измерить с помощью количественной информации. Тем не менее, субъектам управления необходимо контролировать его поведение и принимать соответствующие решения и их выполнять. Кроме контроля, нет другого средства, которое позволило бы определить, выполняется ли решение, как оно выполняется, идет ли система к цели, заданной решением.

Высказываясь за разделение функций учета и контроля, многие авторы подчеркивают, что контроль все же внутренне присущ учету.

Расширение прогностических возможностей учета является одним из факторов, способствующих ориентации контроля на будущие изменения в системе управления. Главным направлением совершенствования учета является создание системы учета на базе единой исходной информационной базы. Управление эффективно только в том случае, если все его функции органически связаны, причем эта связь должна быть постоянной.

На практике к функции руководства  иногда относят и некоторые из основных функций, например контроль. Происходит это оттого, что иногда разделение труда в управлении бывает неполным. Тогда руководство может включать и контроль, и планирование, и работу по совершенствованию управления, и подбор кадров. Но чем глубже в процессе управления разделение труда, тем больше функций "отпочковывается". И руководство все больше выступает в своей главной роли интегратора всех частных функций.

 

Рис. 3. Общая схема взаимосвязи функций управления и контроля

 

Рис. 4. Место контроля в системе управления