Разработка функций организации

В процессе управления можно выделить три стадии: предварительное управление, оперативное управление и контроль. Контроль является функцией, соединяющей все другие функции, включая функцию руководства.

Разделение специализированных функций на три укрупненных блока, а также то, что контроль связывает  стадии предварительного и оперативного управления в процессе руководства, вовсе не означает, что на каждой из этих стадий управления не осуществляется контрольная деятельность. Речь идет о том, что деятельность, охватывающая в укрупненном блоке контроль и специализированные функции - учет, анализ и контроль, является особого рода контрольной деятельностью. Она направлена на обслуживание нужд линейных и функциональных руководителей, осуществляющих функцию руководства.

Ранее мы установили, что  учет тесно связан с контролем  и является его методом, средством, а в отдельных случаях и видом контроля. Анализ также тесно связан с учетом, а иногда является его составной частью, поскольку данные учета используются при анализе состояния объекта. Затем эти данные используются на стадии контроля, который также тесно связан с анализом.

Таким образом, анализ занимает промежуточное место между учетом и контролем, а контроль как бы пронизывает и учет и анализ.[18, c.89]

Субъектам управления нужен  не сам по себе учет или сам по себе анализ, контроль, а конечный результат в виде данных о вариантах совершения корректирующих действий. На мой взгляд, целесообразно объединить эти три специализированные функции управления - учет, анализ и контроль - в одну функцию "контроль". При осуществлении этой функции достигается поддержание предварительного и оперативного управления на таком уровне, который удовлетворяет управляющую систему в соответствующей информации и показывает, что вся система управления целенаправленна.

На рис. 4. показано место контроля в системе управления. Контроль, с одной стороны, интегрирован с предварительным управлением посредством обратной связи, а с другой - непосредственно с оперативным управлением.

В системе управления функция контроля организационно выделяется в подсистему контроля. Для того чтобы эта подсистема могла обеспечивать руководителей необходимой информацией, она нуждается в специальных нормах функционирования. Необходимые нормы функционирования вырабатываются и устанавливаются в подсистеме "Предварительное управление", одной из задач которой является выработка плана.

Тесная взаимосвязь контроля и  планирования обусловливается тем, что в планах содержатся нормы  функционирования, которые необходимо контролировать. Предварительное управление нуждается в контроле как на стадии разработки плана, так и на стадии его выполнения. Контроль и планирование имеют единую информационную базу. Таким образом, подсистема контроля осуществляет обратную связь между субъектами управления и ходом предварительного управления, обеспечивая их необходимой информацией, получаемой с помощью учета и анализа.[2, c.67]

1.3 Общие и специфические функции менеджмента

Любое предприятие для  поддержания своего существования, реализации корпоративных целей  выполняет различные виды деятельности, называемые функциями. Впервые основные виды управленческой деятельности описал и формализовал французский практик и учёный А. Файоль в его работе «Общее и промышленное управление» в 1916 г. Он утверждал, что управлять - это значит планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.

В дальнейшем состав этих функций  был дополнен. Все функции менеджмента можно разделить по двум признакам: по содержанию процесса управления (основные функции) и по направлению воздействия на объекты управления (специфические или конкретные функции). Основные функции являются основополагающими всего процесса менеджмента, а специфические функции отражают особенности конкретной управленческой деятельности работников. Они изучаются специальными дисциплинами - товароведение, организация коммерческой деятельности, бухгалтерский учет, планирование, правоведение и др.

Выделение функций менеджмента происходит в результате разделения и специализации труда в сфере управления. Применяются различные классификации функций управления.

Дадим определение основным функциям менеджмента. Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм. [19]

Планирование - это вид  управленческой деятельности по установлению целей и путей их достижения. Результатом  процесса планирования является система  планов, включающая корпоративные, функциональные планы, планы работников и т.п.

Организовывание (организация) - это вид управленческой деятельности по разработке структуры управления, распределению полномочий и ответственности.

Мотивация - это вид  управленческой деятельности по побуждению человека к деятельности, имеющая  определенную целевую направленность.

Контроль - это вид управленческой деятельности по обеспечению достижения организацией своих целей.

Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим  определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту  позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.

Процесс менеджмента  отражает рекомендованную последовательность выполнения функций, точнее последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций. Этот цикл управления является универсальным по. отношению к объекту управления, которым является не только организация в целом, но и отдельные подразделения, функции, методы и т. д.

Например, функция организации деятельности, например, производственной деятельности, включает в себя построение структуры, распределение заданий, функций, полномочий и ответственности среди подразделений (положение о подразделениях) и исполнителей (должностные инструкции). Эта деятельность должна иметь четкий целевой ориентир, например, повышение гибкости и адаптивности организационной структуры. После чего разрабатывается план организационных изменений, распределяются обязанности, при этом должна быть продумана система мотивации и контроля, позволяющие минимизировать сопротивление персонала процессу изменений и, в итоге, достичь поставленных целей, т.е. создать организационную структуру, позволяющую гибко и адекватно реагировать на изменение потребностей рынка. Качество выполнения предыдущего этапа - необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций.

Связующими процессами являются процесс коммуникаций и  принятия решений. В последнее время  в состав связующих процессов все чаще ученые относят и процесс целеполагания, т.к. установление целей функционирования является необходимым условием начала любой деятельности. Процесс коммуникаций - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Благодаря коммуникациям руководители (аппарат управления) получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до работников предприятия. Если коммуникации на предприятии налажены плохо, решения могут быть ошибочными. Процесс принятия решений - это выбор альтернативы. В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений: при планировании: постановка целей, определение необходимых ресурсов, выбор способов достижения целей и задач; при осуществлении функции организовывания: структура производства, структура управления, организация производственного процесса, вспомогательных служб и обслуживающего производства, организация труда рабочих и специалистов.

Процесс мотивации включает установление и оценку неудовлетворенных потребностей, формирование целей удовлетворения потребностей, определение стимулирующих воздействий (мер).

Функция координации  предполагает принятие решений по способам согласования деятельности различных  структурных звеньев, применению технических средств связи и т.п.

Функция контроля связана  с принятием решений о том, что, когда и как контролировать, какие виды и формы контроля использовать, как анализировать полученную информацию, а также решения по осуществлению  корректирующих действий.

Процесс целеполагания - процесс по установлению иерархии целей  и согласования их с параметрами  внешней и внутренней среды. Цель - это предвосхищение результата деятельности.

Динамизм функций выражается в необходимости их подстройки на все возрастающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобрели характер турбулентности. Для этого требуется освоение существующих методов и способов выполнения функций, использование нестандартных решений, творческого подхода к решению проблем. Согласно кибернетическому принципу Эшби, который гласит: только разнообразие может уничтожить разнообразие, можно утверждать, что только применение разнообразных методов функционирования системы может сделать ее поведение предсказуемым, т.е. можно утверждать, что для поддержания интереса, чувства удовлетворенности сотрудников процессом и результатом труда, которые являются основой мотивации, при применении методов воздействия на поведение сотрудников необходимы новизна (для того, на кого направлено воздействие) с элементами приятной неожиданности. Чем большим диапазоном инструментов управления владеет менеджер, чем выше его понимание среды, тем эффективность функционирования предприятия выше. Динамизм функций можно проиллюстрировать с помощью эволюции принципов менеджмента. Например, перенос доминанты при реализации функции мотивации с "кнута" (теория X) на "пряник", "вкус" которого меняется, в соответствии с теорией Маслоу, от материального вознаграждения до развития творческого потенциала личности.

В постоянном, гибком реагировании на требования рынка всех функций и заключается искусство менеджера, которое может быть реализовано только благодаря применению научных методов управления.

1.4 Взаимосвязь функций управления, их интеграция

 

Взаимосвязь функций управления приведена на рис. 5.

 

Рис. 5.

Анализ является основой для выработки управленческих решений. Посредством анализа готовятся  варианты решений, вытекающие из исследований, происходящих изменений в управляемом  объекте. Анализ используется также  для повышения эффективности функции планирования. В частности, для объективной оценки исходной базы планирования, для прогнозирования предстоящего развития.

Регулирование обеспечивает выработку и принятие оптимальных решений, а также  реализацию их практического исполнения.

Четыре функции управления тесно связаны между собой (рис.6). И в совокупности действий составляют процесс управления, выражают его сущность. Они присущи всем управляющим системам общественного производства на разных уровнях управления (цеха, предприятия, концерны и т.д.).

 

Рис. 6. функции управления

 

Управление, в  конечном итоге, сводится к выбору решения, которое в наибольшей степени  соответствует принятым на момент подготовки и принятия критериям. Каждая из функций  управления используется на определенных его стадиях. Распределение функции управления по стадиям управления приведено в таблице 1.

 

Таблица 1. Распределение функции управления по стадиям

Стадии управления	Функции
Определение цели и путей их реализации	Планирование
Сбор информации об исследуемом  объекте	Учет
Оценка и анализ полученной информации	Анализ
Подготовка вариантов решений  и выбор одного из них	Регулирование

 

Следовательно, принятие рационального управленческого  решения направленного на повышение  эффективности общественного производства во многом предопределяется глубиной, качеством, своевременностью, направленностью анализа. Чем направленнее анализ, тем рациональнее принятое управленческое решение. При этом связь аналитика с лицом, принимающим решение, (ЛПР) должна основываться на удовлетворении следующих требований.

Чем теснее связаны  анализ с управлением, тем выше его  эффективность, потребность в нем, осознание руководителями невозможности  управлять без соответствующих  аналитических обоснований.

Упорядоченная совокупность функций и их взаимосвязь для выполнения целей фирмы составляют функциональную структуру предприятия.

Функциональная структура  предприятия зависит от особенностей производственного процесса и совершенно не зависит от размеров фирмы. В малых  предприятиях функции могут объединяться (и в предельном случае могут быть возложены на одного или нескольких человек), в крупных дифференцируются.

На основе функциональной структуры строится производственная структура предприятия, то есть, конкретный состав цехов, подразделений и служб предприятия в зависимости от типа производства и выбранной организации производства (по технологическому или предметно-замкнутому принципу) и размеров предприятия.

Таким образом, функциональная структура предприятия является базой для разработки производственной структуры, на основе которой создается организационная структура управления с учетом выбранной системы: