Реорганизация и эффективность организационных изменений

 

 

Оглавление

 

 

 

 

Конспект по теме: Реорганизация  и эффективность организационных  изменений

1.Этапы и методы  реорганизации

Для того чтобы выжить в современных условиях и обеспечить определенные результаты, организация должна целенаправленно проводить организационные изменения, частичные или радикальные. В рыночных условиях необходимо изучать покупательный спрос и наблюдать за поведением цен, развивать систему гарантийного обслуживания и контроля, совершенствовать систему бухгалтерского учета и финансов, предоставлять больше свободы действий подразделениям организации и др.

Последовательное осуществление  организационных изменений требует  гибкой поэтапной работы: подготовка, сбор информации и определение проблем, выработка общего и полного понимания решаемых проблем, организационно-техническое проектирование, социальное проектирование и процесс преобразования. Названные этапы должны осуществляться последовательно. Этапы подразделяются на задачи, реализуемые в разной последовательности. Рассмотрим краткую характеристику каждого этапа осуществления программ реализации и методов, используемых для решения задач каждого этапа.

Подготовка. Основополагающее значение для успешной реализации программы реорганизации имеет обеспечение поддержки изменений со стороны персонала организации. Ключевые вопросы, на которые необходимо ответить на данном этапе, следующие: какова задача и ожидаемые результаты деятельности высших руководителей организации по данному проекту; каковы цели данного проекта в целом; кто должен быть включен в группу по реорганизации и какие требования к их опыту и квалификации; привлекать ли специалистов и экспертов со стороны; каковы могут быть способы преодоления сопротивления изменениям.

Приведем некоторые  способы преодоления сопротивления  организационным изменениям из теории и практики управления (табл. 1).

Таблица 1. Способы преодоления сопротивления организационным изменениям

Меры	Предпосылки применения	Преимущества	Недостатки
Обучение и предоставление информации.	Недостаток информации, недостоверная  информация, неправильная интерпретация  информации.	При убеждённости сотрудников в необходимости мероприятия  они активно участвуют в преобразованиях.	Требует много времени при необходимости  охвата большого количества сотрудников.
Привлечение к участию в проекте.	Дефицит информации у инициаторов проекта относительно программы изменений и предполагаемого сопротивления.	Участники заинтересованно поддерживают изменения и активно предоставляют полезную информацию для планирования.	Требует много времени, если большое  число участников имеет неполное представление о целях и характере  изменений.
Стимулирование и поддержка.	Сопротивление в связи со сложностью индивидуальной адаптации к отдельным изменениям.	Предоставление помощи при адаптации и учет индивидуальных пожеланий облегчает достижение целей.	Требует много времени и больших расходов, что может привести к провалу проекта.
Переговоры и соглашения.	Сопротивление групп в руководстве  организацией, опасающихся потерять свои привилегии в результате изменений.	Предоставление стимулов в обмен  на поддержку может оказаться  относительно простым способом преодоления  сопротивления.	Часто требует больших расходов и вызывает претензии у других групп.
Кадровые перестановки и назначения.	Несостоятельность методов влияния.	Сопротивление быстро ликвидируется.	Угроза будущим проектам из-за недоверия  ряда сотрудников.
Скрытые и явные принуждения.	Общий дефицит времени или отсутствие властных полномочий у инициаторов изменений.	Угроза санкций заглушает сопротивление, делает возможной скорую реализацию проекта.	Порождает озлобленность к инициаторам  изменений, что ведет к пересмотру позиций.

 

 

Необходимость в реорганизации обычно обнаруживается как результат изменения рыночных условий внешней среды. Поэтому на данном этапе руководству необходимо проникнуться необходимостью принятия решений, найти сторонников этой идеи, провести совещание, создать проектную группу, обеспечить руководство проектом, выявить проблемные вопросы, наметить приоритеты по проекту.

Как показывает практика, реорганизация всегда приводит к  сопротивлению, поэтому процессом  изменения надо управлять. Для этого  рекомендуются следующие методы (табл. 2).

Таблица 2. Методы преодоления сопротивления при реорганизации

Задачи	Используемые  методы
Выявление необходимости  реорганизации.	Анализ изменений - рыночных, технологических, внешней  среды.
Обеспечение согласия в руководящем звене.	Обсуждения  и дискуссии для выработки единого подхода и поддержки. Четкая постановка целей.
Обучение группы по реорганизации.	Формирование  группы. Создание системы мотивации, заинтересованности.
Планирование  изменений.	Создание системы  управления изменениями, системы управления проектами.

 

Сбор информации и определение проблем. Задачи данного этапа – выявление продукции и услуг, ориентированных на потребителя. На этом этапе необходимо обратить внимание на следующие вопросы: Каковы главные процессы в деятельности организации? Как эти процессы соотносятся с процессами, идущими у потребителей и поставщиков? Каковы стратегические процессы организации? Какие процессы должны быть реорганизованы и когда?

Главное на этом этапе  – обосновать целесообразность конкретных организационных изменений, непосредственно ориентированных на удовлетворение потребительского спроса. Необходимо взвесить процессы реорганизации с позиций их воздействия на поставленную цель, определить приоритеты и запланировать этапы реализации каждого организационного решения. Методы, используемые при осуществлении этого этапа мероприятий по комплексной реорганизации, приведены ниже (табл. 3).

 

Таблица 3. Методы, используемые при осуществлении этапа сбор информации и определение проблем по комплексной реорганизации

Задачи	Используемые  методы
Выявление текущих  и перспективных интересов потребителей.	Моделирование поведения потребителей.
Планирование  и проведение необходимых мероприятий.	Методы изменений  и оценок. Анализ временных  циклов.
Выбор субъектов  и объектов.	Моделирование процессов.
Разработка  моделей текущего состояния организации.	Моделирование процессов.
Выявление видов  деятельности организации.	Моделирование процессов.
Расширение  границ развития.	Моделирование процессов.
Составление структурной  схемы организации.	Моделирование процессов. Анализ производственного  процесса. Составление организационной  схемы.
Карта ресурсов.	Учет затрат по видам деятельности.
Выявление приоритетных процессов.	Анализ эффективности  процессов.

 

Выработка общего и полного понимания решаемых проблем. Цель этого этапа – разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. На этом этапе необходимо дать ответы на следующие ключевые вопросы: Каковы основные и вспомогательные виды деятельности, в каком порядке они используются? Как совершается движение ресурсов, информации в ходе процесса? Каковы сильные и слабые стороны отдельных процессов реорганизации? Каковы границы взаимодействия с деловыми партнерами, как их можно пересмотреть? и др.

В ходе выполнения этих задач должно быть расширено понимание процессов деятельности, оцениваться влияние каждой операции на получение конечного результата (табл. 4).

Таблица 4. Задачи и методы управления на этапе выработки общего и полного понимания решаемых проблем

Задачи	Методы  управления
Понимание структуры  процесса.	Анализ трудового  процесса.
Понимание развития процесса.	Анализ трудового  процесса.
Выявление значимых операций.	Оценочный анализ процесса.
Сравнения уровня развития аналогичных предприятий.	Сравнение уровней.
Нахождение  стимулирующих факторов.	Анализ трудового  процесса.
Оценка возможности  совершенствования процесса	Анализ временных  циклов.
Оптимизация схемы  процесса с учетом интересов потребителей и заказчиков.	Концептуальное  видение.
Интегрирование интересов внутренних и внешних участников процесса.	Концептуальное  видение.
Поэтапное прогнозирование  реорганизации.	Концептуальное  видение.

 

Организационно-техническое  проектирование. Цель этого этапа – дать техническую характеристику процесса реорганизации. Здесь дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе реорганизации. Основные вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе: Какие технические ресурсы и технологии будут необходимы в период реорганизации? Как наилучшим образом их приобрести? Какая информация необходима для управления процессом?

Нередко при выполнении задач данного этапа рассматривается  та часть процесса реорганизации, которая  может осуществляться автономно. Поэтому возможно перегруппировывать процессы, используя различные технологии для моделирования, сбора информации, компьютерных разработок, создания экспертных систем, баз данных и др. (табл. 5).

Таблица 5. Задачи и методы управления на этапе организационно-технического проектирования

Задачи	Методы управления
Модель взаимодействия субъектов  и объектов.	Информационное проектирование.
Пересмотр связей процесса.	Анализ трудового процесса. Информационное проектирование.
Объединение интерфейсов и информации.	Анализ трудового процесса. Информационное проектирование.
Оценка вариантов.	Анализ трудового процесса. Информационное проектирование.
Модулирование.	Анализ трудового процесса. Информационное проектирование.
Размещение выбранных модулей.	Анализ трудового процесса. Информационное проектирование.
Реализация плана.	Управление процессом.

 

 

Социальное проектирование. Целью данного этапа является выявление социальных аспектов процесса реорганизации. Производится описание кадрового состава, характера работы, стимулов, процесса обучения. Социальное проектирование осуществляется одновременно с техническим. Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе: Какие трудовые ресурсы необходимы в период проведения реорганизации? Какие существуют возможности для срочной реализации программ? Какие мероприятия намечается провести в социальной сфере? Как изменятся обязанности, как переучивать кадры? От кого ждать сопротивления, какие препятствия надо преодолеть? Как будет выглядеть новая организация?

На этом этапе намечаются необходимые изменения в распределении обязанностей, полномочий, знаний для того, чтобы дать персоналу улучшить свою работу. Составляется матрица текущих и измененных видов работ по квалификации, опыту и набору ориентаций. На данном этапе рассматривается вопрос согласованности текущих и проектируемых видов работ. Многие проекты реорганизации проваливались из-за отсутствия эффективных изменений в управлении. Применительно к каждому работнику необходимо определять ожидаемое участие в процессе, при необходимости намечаются меры воздействие на общественное мнение, меры стимулирования, мотивирующие работников к новым формам организации (табл. 6).

Таблица 6. Задачи и методы управления на этапе социального проектирования

Задачи	Методы управления
Характеристика по видам работ.	Квалификационная матрица.
Оценка новых рабочих мест.	Создание бригад.
Определение требований к кадровому  составу.	Квалификационная матрица.
Характеристика структуры управления.	Организационная перестройка.
Изменение в характере работ.	Квалификационная матрица.
Моделирование карьеры.	Квалификационная матрица.
Модель изменения управления.	Изменение в системе управления.
Модель стимулирования персонала.	Вознаграждение персонала.
Реализация плана.	Управление проектом.

Преобразования. Цель данного этапа – разработка экспериментальной версии реорганизационного проекта.

Данный этап – окончательная  разработка технического проекта, оценка и обучение персонала, введение преобразований (табл. 7)

Таблица 7. Задачи и методы управления на этапе преобразования

Задачи	Методы управления
Завершение разработки модели.	Моделирование процесса.
Разработка технического проекта.	Информационное проектирование.
Оценка персонала.	Квалификационные матрицы.
Проектирование системы.	Информационное проектирование.
Обучение персонала.	Создание бригад, обучение.
Экспериментирование с новым процессом.	Системы обратной связи.
Усовершенствование и преобразование.	Создание системы контроля.
Постоянное совершенствование.	Измерение работ. Управление проектом.

 

 

Для обеспечения процесса постоянного совершенствования  организации необходимо выполнение следующих требований:

- перед персоналом, участвующим в реорганизации, необходимо поставить ясные цели и показать пути их достижения,

- персоналу необходимо предоставить средства для эффективного выполнения преобразований,

- на персонал необходимо возложить четкие обязанности и полномочия, определить стимулы.

 

2. Эффективность организационных изменений

 

С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производные цели, структура организации и ее деятельность, организационные изменения должны оцениваться по их эффективности. Наряду с этим целесообразно ввести понятие производительности, означающей максимизацию организацией своих целей при минимальной затрате ресурсов. Эффективность и производительность взаимосвязаны, но вместе с тем существуют и определенные отличия.

Известно немало случаев эффективной, но непроизводительной деятельности. Если, например, издержки, связанные с загрязнением воздуха и воды, включаются в баланс доходов и расходов организации, от которой зависит это загрязнение, то цена продукции будет настолько высока, что может быть принято решение о прекращении ее потребления. Таким образом, рассмотрение эффективности с точки зрения целей и ресурсов концентрируется на двух условиях: достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации и производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности. Эти два момента отражают материальную заинтересованность общества в результатах деятельности организации.