Роль информации в менеджменте

• доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

• конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления.

Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.15

Если информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность скоро появится, самое правильное для руководителя - отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что время не является критическим фактором, и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что, в особенности, относится к оценке руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПРИНЯТИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

 

3.1 Критерии выбора источников  информации в менеджменте

 

 

Маркетинговые исследования говорят, что нельзя принять правильного решения без постоянно поступающего объема достоверной информации и ее изучения, так как именно эти данные имеют большое значение. Сведения о клиентах и успешный маркетинг - это:

уверенность в осведомленности о своих потребителях;

источник информации от потребителей о качестве их обслуживания;

ключ к пониманию изменений рынка;

ключ к пониманию, как сохранить приверженность клиента в течение длительного времени.

Задача руководителя - решить, какая нужна информация. Это необходимо для гарантии, что решения, принятые в результате использования информации, оптимальны.

Руководитель должен воспринимать необходимость информации как основополагающую вещь в своей деятельности. Он должен знать, как использовать информацию, и уметь оценить возможные варианты в случае, если ее не будет. Затем ему следует наметить план действий для принятия решения, то есть применить структурный подход. Он заключается в предварительном решении: каким должен быть сбор информации. Не располагая фактами, руководитель не должен принимать решения. Тем самым предупреждается принятие решения без обработки данных, которая в данном случае более уместна, чем профессиональное суждение.

В процессе принятия стратегических решений все большую роль и даже главную роль играет информационное обеспечение. По сравнению с долгосрочным планированием, в системе стратегического управления объем и значимость информационной подсистемы значительно увеличивается. Правда, возрастает как стоимость информации, так и цена возможных ошибок. Ошибки часто сводят на нет все усилия, связанные с выработкой и реализацией стратегии.

Стратегическое управление - очень молодой вид управления, а его специфика требует повышенного внимания именно к информации. Во многих западных компаниях существует отработанная годами схема сбора и анализа информации, однако внедрение новых информационных технологий предполагает ее существенную модернизацию.

Что же касается российских предприятий, то зачастую здесь вовсе отсутствует какая-либо оптимизированная система работы с этим очень ценным ресурсом. Вместе с тем отмечается, что "мировые тенденции указывают на необходимость развития в России информационных ресурсов". Конечно, в эпоху "дикого капитализма" оптимизация информационного ресурса не всегда является первоочередной задачей, однако эта проблема обязательно возникнет у многих руководителей по мере перехода к цивилизованным рыночным отношениям.

Когда исследователь обдумывает очередную задачу, наиболее часто задаваемый вопрос на этом этапе звучит примерно так: "С чего начать?" Для задачи, связанной с формированием информационной базы принятия оптимальных управленческих решений, ответом может стать грамотный выбор источников информации, потому как от последних во многом зависит правильность дальнейших выводов.

Информационное обеспечение стратегического управления и планирования должно учитывать ряд особенностей, что связанно со спецификой самого предмета. Во-первых, следует учесть то обстоятельство, что стратегическое управление компанией является не сиюминутным делом, а длительным процессом, который включает в себя:

- проведение анализа  окружающей среды (микроокружения  и макроокружения);

- определение миссии  организации, постановка целей и  задач;

- определение и  анализ имеющихся альтернативных  путей развития компании (стратегический  анализ);

- выбор стратегии  и оценку данного выбора;

- мероприятия по  внедрению выбранной стратегии  в компании, по реорганизации  структуры компании, по осуществлению  контроля за изменениями и т.д.;

- возможная корректировка  поставленных целей и задач, корректировка  стратегии и методов ее внедрения.

При стратегическом управлении предполагается сбор информации по всем данным направлениям. Это, в свою очередь, говорит о необходимой полноте информации, а также об обязательной ее систематизации и классификации.

Во-вторых, сбор информации для обеспечения принятия и внедрения стратегических решений осуществляется непрерывно, что само по себе означает использование большого количество периодической информации.

В-третьих, в данном случае резко возрастает потребность в качественной и достоверной информации, потому что от принятия стратегического решения фактически зависит судьба компании или, по крайней мере, ее подразделений. При этом, "недооценка роли информации ведет к принятию волевых решений, их меньшей обоснованности и взаимной увязке".

Исходя из вышесказанного, при выборе источников информации целесообразно ориентироваться на следующие свойства информационного обеспечения:

- достоверность;

- полнота;

- время публикации;

- релевантность;

- низкая себестоимость.

Все перечисленные свойства должны соблюдаться как при выборе источников, так и в процессе обработки, передачи и представления данных. Выбор источников - начальная стадия длительного процесса, однако эта стадия во многом определяющая. Поэтому на них следует обратить особое внимание.

Достоверность и полнота информации в системе стратегического управления компанией играют, как уже написано выше, ключевую роль. В огромных информационных потоках часто может встречаться заведомо ложная или противоречивая информация, которую очень трудно обнаружить. Когда такая информация уже обработана и на основе ее сделаны аналитические выводы, то отделить ее от достоверной информации становится практически невозможно. Самый надежный способ - заранее пресекать возможность прохождения такой информации - опять же приводит к вопросу выбора информационных источников. Что же касается полноты, то здесь конечный результат также часто зависит от того, "как начнешь".

Любопытно, но такое свойство информации как время публикации играет в системе стратегического управления меньшую роль. При рассмотрении данного свойства речь идет не о том, когда публикуется та или иная информация, а о временном промежутке от момента публикации информации до ее представления руководству компании. Выработка стратегии - достаточно длительный процесс и здесь не нужна высокая скорость передачи данных. Например, в системе стратегического управления гораздо более ценной будет информация о тенденциях на фондовом рынке, нежели о конкретных котировках в каждую единицу времени.

Ограничивающим фактором при выборе источников информации является стоимость информации. Информация - это ресурс, характеристики которого имеют свою цену. Естественно, что чем выше достоверность, полнота информации, чем меньше время ее публикации, тем выше стоимость такой информации. Часто информационное обеспечение в виде исследований, проведенных сторонними организациями или же самостоятельно, хотя и отражает всю картину происходящего, очень дорогое. С другой стороны, собранные наспех новости, хотя и являются достаточно дешевым ресурсом, вряд ли несут в себе все те качества, которые необходимы для принятия правильных управленческих решений.

При оценке источников информации целесообразно выделить еще одно свойство - доступность. Доступность определяет количество усилий, которые необходимо затратить исследователю для получения информации из какого-либо источника. Нередко доступность связывают со стоимостью источника информации, однако это не совсем так. Дело в том, что совершенно бесплатная казалось бы информация оказывается трудно доступной в силу различных обстоятельств. Например, информация, размещенная на сайте в Интернете гораздо более доступна, чем та же информация, но опубликованная в журнале, выпущенного малым тиражом для ограниченного числа заказчиков. Т.е. под доступностью будем понимать количество тех или иных действий, которые необходимо совершить или же моральные ресурсы которые необходимо потратить исследователю для получения информации из какого-либо источника. Как правило, такие действия и моральные затраты практически невозможно выразить в денежном эквиваленте.

 

3.2 Схема отбора источников информации в менеджменте

 

Для оценки потенциальных источников информации будем использовать матричную модель принятия решений и причин тому несколько. Во-первых, матрица предоставляет возможность наглядного отображения собранной информации об источниках. Во-вторых, данная модель дает возможность оценить каждый источник по определенным критериям, проведя, например, экспертную оценку или же руководствуясь собственным опытом и рекомендациями. В-третьих, принятие решений по такой матрице превращается в простой подсчет баллов по каждому источнику.

Для каждого источника выставляются оценки по пяти-бальной шкале: 5 - лучшая оценка, 1 - худшая оценка. Рекомендации по выставлению оценок следующие:

a) По времени  представления:

5 - информационное  агентство;

4 - переведенные  новости, газеты, ежедневные обзоры, комментарии;

3- еженедельные и ежемесячные рассылки, аналитика;

2- журналы, квартальные и годовые обзоры, сборники;

1 - ретроспективные сборники, старые  публикации, архивы.

b) По достоверности:

5 - первоисточник (официальные  сообщения);

4 - информационные  агентства, газеты, журналы (вторичная  информация - авторитетные издания);