Роль коммуникаций в управлении. Процесс коммуникации. Коммуникационные сети

. Управленческие действия. В организации  работниками руководящего звена  следует проводить еженедельные  встречи (совещания, планерки, собрания и др.), на которых обсуждаются и проясняются новые планы, варианты стратегий, целей и задач, а также промежуточные результаты.

. Системы обратной связи. Обратная  связь является составной частью  контрольно-управленческой информационной  базы организации. Опрос работников - один из вариантов системы обратной связи, которые проводятся с целью получения информации от руководителей и рабочих по перечню вопросов: четко ли доведены до них цели их деятельности; с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; открыт ли их руководитель для предложений и др.

. Система сбора предложений. Целью  сбора предложений является облегчение поступления информации навверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Это, в свою очередь, способствует снижению уровня фильтрации или игнорированию идей на пути снизу вверх.

Способы организации системы разнообразны - выделить отдельную телефонную линию, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

. Информационные технологии. Для  повышения эффективности коммуникации  и быстроты прохождения информации каждому сотруднику необходимо имеет сотовый телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием, с установленным определенным лимитом по времени разговоров, а сверх лимита оплачивает уже сам работник. [5, стр. 22 - 25]

Кроме того, к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры (а не только директора), что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию (особенно это необходимо при приеме, регистрации и отслеживанию выполнения заказов). Система электронной почты также способствует совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает поток телефонных разговоров.

 

3. Коммуникационные сети

 

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис. 3). В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением. [7, стр. 44]

Рисунок 3 - Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации

 

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности (рис. 4). В сетях типа «кружок» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся ъ центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Рисунок 4 - Образцы коммуникационных сетей в группах

 

Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения.

Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Существование различных определений понятия «коммуникация» делает его понимание достаточно сложным и обширным для понимания. Каждый автор статьи, учебника, методического пособия и др. литературы старается привнести что-то новое в это понятие. Но возможность выбрать наиболее подходящее определение для себя и руководствоваться им облегчает работу и способствует наиболее лучшему усвоению материала по данной теме.

На практике можно убедиться в том, что существуют различные виды коммуникаций, которые руководители неустанно и, в зависимости от опыта, успешно используют. Каждый вид довольно специфичен и неоднороден, в нём выделяются черты, которые присуще только этому виду. Важность правильного использования определённого вида коммуникаций позволяет определить направленность и межличностные отношения в определённой организации.

От должного уровня коммуникации в организациях многое зависит, ведь «Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информацией, обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях: планирования, организации, мотивации и контроля.» Соответственно, эффективность управления зависит конкретно от умения общаться и передавать точную информацию друг другу не только руководитель подчинённому, но и подчинённым по отношению друг к другу. Показав определёнными этапами то, что происходит на практике, а втор убедился, что коммуникации играют одну из важнейших ролей в становлении любого типа организации, так как в той же практике существуют и отклонения.

Как уже было сказано выше, в коммуникативном процессе существуют отклонения, которые нарушают чёткое функционирование коммуникаций. Но хорошо то, что на один вес всегда найдётся противовес. Организация всячески старается искоренить данных «паразитов» путём совершенствования организации, а так же путём выявления инновационных методов в области науки.

Таким образом, коммуникация - очень сложный и многогранный процесс. Рассмотрев все аспекты и проведя анализ, автор сделал вывод о том, что данный процесс очень подвижен и не стоит на месте, именно поэтому нужно находить различные способы и методы, которые смогли бы не только стабилизировать, но и совершенствовать коммуникационный процесс коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Ансофф И.Л. Стратегическое управление / И.Л. Ансофф.- М. Экономика, 2009.

2. Герчикова Н.Н. Менеджемент./ Н.Н. Герчикова - М.:ЮНИТИ, 2006.

3.   Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент Учебно- методический комплекс / Н.Н.Григорьева. - М.: МИЭМП, 2007. - 44 с.

4. Зырянова М.И. Журнал: "Личные продажи", Рубрика: Природа и эффективность личных продаж, 2011.- 37 с.

5.  Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т.М.Орлова. - М.: Изд-во РАГС, 2002. - 265 с.

6.  Томпсон А.А. Стратегический менеджмент. Искусство разработки и реализации стратегии. / А.А. Томпсон, А.Дж. Стрикленд - М. Банки и биржи: ЮНИТИ, 2002. - 576с.

7.  Шарков Ф.И. Коммуникология: Энциклопедический словарь-справочник / Ф.И.Шарков. - М.: Дашков и К, 2009. - 768 с.

18. Шекшня С.В. Управление персоналом современной компании./ С.В. Шекшня - М., 2010.