Роль процесса формирования персонала в общей системе управления

 

2. Значение и роль кадрового планирования в формировании персонала
1. Цели и принципы кадрового планирования

 

Формирование персонала  организации начинается с его  планирования.

Планирование персонала  -  это процесс определения  количественной и качественной потребности  организации в персонале в  будущем и ее оценки.

С помощью стратегического  планирования формирования персонала  определяется оптимальное количество работников на предприятии для бесперебойного процесса производства.

Основной целью планирования персонала является оптимизация производительности труда организации.

Процесс планирования кадров основывается на ряде принципов, которые  необходимо учитывать в процессе осуществления кадровой политики:

1. оценка работы персонала - чем точнее сформулированы ожидаемые результаты, тем точнее можно оценить сотрудников;

2. открытое соревнование - чем больше организация стремиться к успеху, тем активнее она будет поощрять открытое соревнование между кандидатами на должности;

3. непрерывное обучение и совершенствования кадрового потенциала - в условиях выживания, конкуренции и обязательств перед обществом организация не может «нянчится» с теми, кто не заинтересован в повышении своего профессионального мастерства;

4. преемственность кадров.

 

Планирование осуществляется по следующим этапам:

• прогноз потребности в кадрах - сбор информации о качественной и количественной потребности в кадрах с учетом фактора времени;

• планирование наличия кадров - установление фактического наличия кадров с учетом их качественных и количественных характеристик;

• анализ и оценка кадров, выяснение недостатка или избытка кадров во времени и в соответствии с этим разработка мероприятий по обеспечению, высвобождению, повышению квалификации кадров.

 

2. Основные элементы и методы кадрового планирования

 

Кадровое  планирование состоит из:

1. Анализа состава персонала

В первую очередь проводится анализ фактического соответствия качественного и количественного состава персонала стоящим перед организацией задачам и требованиям, предъявляемым к исполнителям.

Основная задача качественного  анализа – определение и оценка знаний и умений сотрудников к  четко определенному времени  планирования.

Задача количественного  анализа состава персонала –  определение числа сотрудников  по каждой категории персонала (например, служащий или рабочий, прошедшие  обучение или неквалифицированные  кадры, мужчины и женщины, молодежь и т. д.).

Важно установить причины несоответствия между требуемым и имеющимся в наличии персоналом, поскольку этим обусловливается круг стратегических методов, направленных на ликвидацию несоответствия и оптимизацию труда.

2. Планирования потребности в персонале

Основной целью является определение количественной и качественной потребности в персонале для обеспечения стабильной производительности труда.

Конкретное определение  потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа  работников по их квалификации, времени, занятости и расстановке в  соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной  потребности в рабочей силе и  фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для  принятия управленческих решений в  области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

3. Планирования обеспечения персоналом

Оно непосредственно исходит  из планирования потребности в персонале  и также учитывает как количественные, так и качественные аспекты. Оно  подразделяется на четыре составляющих:

• планирование набора персонала. Связано с выбором источников привлечения кандидатов (внешнего или внутреннего), а также с ознакомлением потенциальных кандидатов с предлагаемыми вакансиями при помощи средств информации (публикации, Интернет и т. д.);
• планирование отбора. Связано с выбором инструментария отбора, а также структурированием отдельных этапов проведения отбора кандидатов на вакантные места;
• планирование принятия на работу. Принимаются во внимание нормы трудового права и законодательства, в том числе и при заключении трудовых контрактов;
• планирование адаптации сотрудников, т. е. мероприятий, способствующих знакомству новых сотрудников с организацией, рабочим местом и коллективом.

 

4. Планирования использования персонала

Его целью является обеспечение соответствия распределения сотрудников по рабочим местам, основой которого является соответствие квалификации требованиям данного рабочего места. Сравнение квалификационного профиля сотрудников и этих требований позволяет оценить коэффициент профессиональной пригодности сотрудников рабочему месту.

Кроме того, при планировании использования персонала следует  стремиться к обеспечению оптимальной  степени удовлетворенности работников их рабочими местами, учитывая их способности, умения, мотивацию. Планирование использования  персонала реализуется в разработке плана замещения штатных должностей.

Другой областью этого  элемента планирования является планирование времени сотрудников (разработка планов рабочих смен, планов по использованию  непостоянной и частично задействованной  рабочей силы и вспомогательных  сотрудников, организация использования  сотрудников при нестабильном рабочем  цикле связанном, например, с сезонными  изменениями в торговле). Необходимо также обращать внимание на планирование отпусков, планирование предоставления сотрудников для участия в  различных образовательных программах.

5. Планирования развития персонала

Цель – определение  будущих требований, предъявляемых  к рабочим местам, и планирование мероприятий, которые способствуют профессиональному развитию сотрудников. Планирование развития персонала призвано использовать внутренние ресурсы, а  не искать персонал на внешнем рынке  труда. Его можно разделить на планирование образования, повышения  квалификации сотрудников и планирование карьеры.

Все мероприятия по развитию персонала должны быть направлены на упразднение дефицита в знаниях  и навыках сотрудников. Многие крупные  предприятия для обучения своих  работников создают собственные  образовательные центры, максимально  приближенные к специфике деятельности фирмы. Малые и средние организации  могут воспользоваться услугами внешних образовательных центров.

6. Планирования высвобождения персонала

Цель – установление и  своевременное или опережающее  уменьшение излишков персонала. Причинами  высвобождения могут быть прекращение  производства из-за нецелесообразности дальнейшего существования предприятия; спад производства; новое техническое  развитие; изменение требований к  рабочим местам; изменение организационной  структуры и т. д.

Для недопущения выплескивания  на внешний рынок труда квалифицированных  кадров и смягчения социальной напряженности  организации могут использовать опережающее высвобождение персонала: разработка прогнозов по высвобождению  персонала и планирование путей  альтернативного использования  сотрудников. К сожалению, данное направление  деятельности по управлению персоналом не получило развития в отечественных  организациях.

При планировании высвобождения кадров, прежде всего, следует наметить мероприятия, при проведении которых не требуется сокращения персонала:

1) прекращение найма на  работу. Эта мера дает возможность  за счет собственной убыли  работников трудоустроить высвобождающихся  работников;

2) перемещения излишней  рабочей силы на другие свободные  места;

3) сокращение продолжительности  рабочего времени. В этом случае  излишняя численность будет ликвидирована  за счет того, что потребуется  большее количество работников. Существует несколько вариантов  такого сокращения: отмена сверхурочных, перевод части работников на  неполный рабочий день и т.  д.;

4) отмена передачи заказов  в другие организации, если  эти заказы можно выполнить  собственными силами, без потери  связей, необходимых для организации;

5) введение укороченной  рабочей недели.

Затем планируются мероприятия, направленные на сокращение сотрудников. Преимущество отдается тем мероприятиям, при которых работники покидают предприятие добровольно. При этом может происходить выплата денежных компенсаций при увольнении (на западных предприятиях до 7—10 месячных зарплат  в зависимости от стажа работы и ряда других показателей); досрочный  уход на пенсию; помощь работнику в  подборе нового места работы и  др.

7. Планирования затрат на персонал

Цель – установление изменений  затрат на персонал внутри определенного  планового периода времени. При  этом производится сопоставление с  предполагаемой степенью успешности предприятия, его способности выдержать подобное изменение затрат. Данный элемент  планирования персонала тесно связан с планированием финансов и анализом хозяйственной деятельности.

В индустриально развитых странах важность планирования затрат обусловлена тенденцией увеличения веса затрат на персонал в издержках  предприятия, что может быть объяснено  следующими факторами:

– несбалансированность производительности рабочих и затрат на персонал;

– использование новых  технологий, требующих более квалифицированного и, соответственно, более «дорогого» персонала;

– влияние законодательства и тарифных соглашений.

При планировании расходов на персонал следует иметь в виду в первую очередь следующие статьи затрат: основная и дополнительная заработная плата; отчисления на социальное страхование; расходы на командировки и служебные разъезды; расходы  на подготовку, переподготовку и повышение  квалификации кадров; расходы, связанные  с доплатами за общественное питание, с жилищно-бытовым и культурным обслуживанием, физическим воспитанием, здравоохранением и отдыхом, обеспечением детскими учреждениями, приобретением  спецодежды. Следует также планировать  расходы на охрану труда и окружающей среды, на создание более благоприятных  условий труда (соблюдение требований психофизиологии и эргономики труда, технической эстетики), здорового  психологического климата в организации, создание рабочих мест.

Если в организации  большая текучесть кадров, появляются дополнительные расходы, связанные  с поиском новой рабочей силы, ее инструктажем и освоением работ. При высокой текучести кадров растут размер оплаты сверхурочных работ, уровень брака и количество простоев, повышается уровень заболеваемости, производственного травматизма, наступает  ранняя инвалидность. Все это ведет  к увеличению расходов на персонал, к росту себестоимости продукции  и снижению ее конкурентоспособности.

По мере развития рыночных отношений появляется необходимость  учитывать новые виды затрат, связанные  с участием работников в прибылях и капитале организации.

Методы планирования персонала

Потребность в персонале  –  это совокупность работников соответствующей структуры квалификации, объективно необходимых фирме для  реализации стоящих перед ней целей и задач согласно избранной стратегии развития. Определяют общую и дополнительную потребность в персонале. Общая потребность – это вся численность персонала, необходимая фирме для выполнения запланированного объема работ. Дополнительная потребность характеризует дополнительное количество персонала, необходимое в планируемом периоде к уже имеющейся численности работников на начало периода.

В современной экономической  науке разработано три подхода  к определению численности персонала: маржиналистский, экспертно-статистический и аналитически-нормативный.

Маржиналистский подход основан на анализе предельной продуктивности факторов производства. Одним из первых этот подход изложил А. Маршалл. Он использовал понятие «предельный работник», для которого чистый продукт от его деятельности равняется заработной плате. Планирование численности персонала на основе маржиналистского подхода может осуществляться как при фиксированных затратах на оборудование и материалы, так и в рамках общей задачи оптимизации затрат на все виды производственных ресурсов.

Экспертно-статистический подход основан на установлении статистических зависимостей между численностью персонала и влияющими на нее факторами. В качестве исходной используется отчетная информация по видам деятельности, отраслям, предприятиям и их подразделениям. Эти зависимости обычно устанавливаются методом наименьших квадратов, по корреляционным зависимостям. При использовании экспертно-статистических методов, прежде всего, необходимо учитывать, что статистические зависимости справедливы лишь в среднем для совокупности анализируемых объектов. Но то, что справедливо в среднем для группы, далеко не всегда верно для отдельного объекта. Поэтому эти методы могут применяться для ориентировочных расчетов численности в рамках однородной группы предприятий. Для дифференциации расчета по отдельным категориям персонала целесообразно применять аналитически-нормативный подход.