Системы поддержки принятия решений

Решение относится к функциональным и аналитическим аспектам, к критериям  выбора альтернатив.

Поддержка относится к  обеспечению необходимыми инструментами, к пониманию способов действий ЛПР  на пути оказания ему помощи.

Система относится к технологии всего процесса, возможностям, предоставляемым  ЛПР.

СППР, для расширения области  их применения, в ближайшем будущем  должны развиваться гармонически, сочетая  нормативный подход с технологиями экспертных систем, акцентируя внимание на понимание способов выработки  решения специалистами, используя  знания экспертов, осуществить переход  от обработки данных к технологии знаний [8].

Теоретической основой СППР становится сочетание нормативных  методов, искусственного интеллекта и  теории систем.

Как правило, СППР используют информацию из баз данных и знаний или /и предоставленную ЛПР. Известно, что руководители пользуются и информацией  из текстуальных документов, отчетов, специальных обзоров, статей и др.

Можно прогнозировать более  широкое применение неструктурированной  информации в СППР.

Будучи расширением (и  одновременно концептуальным скачком) автоматизированных рабочих мест, СППР ориентированы на отдельные проблемы принятия решений и основываются в основном на индивидуальной работе. Руководители высокого ранга используют оперативную информацию, мнения, знания руководителей своих филиалов, размещенных  в других местностях, для выработки "хорошего" решения для всей управляемой системы.

СППР должны будут включать перечисленные возможности, тем  более, что техническая база, компьютерные сети и распределенные базы данных уже имеются и используются в большинстве организаций.

Можно говорить о ближайших  ориентирах СППР:

• адаптивные системы;
• системы управления распределенными процессами и ресурсами;
• системы формирования и синхронизации графиков деятельности, взаимодействующих во времени и размещенных в различных местах процессов и производств;
• системы, основанные как на структурированной в базах данных и знаний информации, так и на неструктурированной информации.

Процесс принятия решения  начинается обычно при появлении  проблемной ситуации, когда проектируется  новая система (процесс), или когда  отклонение от штатного режима функционирования системы (процесса) не вписывается в  допустимые пределы, или это отклонение прогнозируемо в плановый период по сигналам системы.

В последнее время развивается  идея принятия решений на основе слабых сигналов, когда есть лишь отдельные  факты, не вписывающиеся в принятую парадигму, но еще не представляющие существенное отклонение, по которым  должны быть приняты меры. Слабые сигналы  говорят о возможностях, которые  еще недостаточно ясны, или о предполагаемых опасностях в будущем.

В нашем динамичном мире, когда не все последствия могут  быть прогнозируемы, руководителю необходимо предоставить инструмент, который если и не сумеет предложить конкретный вариант действий, то хотя бы поможет  в анализе и прояснении ситуации на основе слабых сигналов. СППР смогут стать эффективными и признанными партнерами руководителей, только если обеспечат помощь в решении все более усложняющихся задач.

Производство, чтобы быть конкурентоспособным, должно основываться на новейших достижениях и в связи с этим достаточно легко переориентироваться на более совершенные технологии. Поэтому руководителю любого ранга следует обеспечить необходимую помощь в выработке и обосновании решений, адекватных изменяющимся условиям, в которых функционирует управляемая им система, и воздействиям со стороны среды. СППР являются мощным инструментом для выработки альтернативных вариантов действий, анализа последствий их применения и совершенствования навыков руководителя в столь важной области его деятельности как принятие решений.

 

2. Роль информации в управлении. Существующие меры безопасности информации.

Управленческая  информация - это совокупность сведений о состоянии  и процессах, протекающих  внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих  управленческих решений, но требует  больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного  решения.

Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность  информации может  рассматриваться  с двух позиций: ценность для получателя по отношению  к будущей прибыльности (потребительская  ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие  от товара, при передаче остается у  источника (продавца).

2.1. Источники информации

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность  и  точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные  источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки  и порядок получения данных о  нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные  затраты.

Источники управленческой информации могут быть:

• внутренние
• внешние.

К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более  многочисленны  и разнообразны. Прежде всего, здесь  нужно выделить сотрудников (это  руководители и специалисты подразделений  снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы  техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания  приборов и др.

 Особо следует остановиться  на устной информации. Для получения  оперативной информации руководители  часто применяют практику устных  докладов.

 Психологи указывают,  что человек воспринимает не  всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин  субъективного характера: личности  передающего информацию и личности  ее воспринимающего; от физических  возможностей органов чувств  обоих; склада и черт их характеров  и ряда других причин.

Восприятие  человеком  информации складывается из двух взаимосвязанных  процессов - отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей  внимания и ненужной информации. Здесь  важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к  происходящему и др.

 В процессе систематизации информации человек  «обрабатывает» воспринятое, используя  при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее  воспринимают информацию в спокойной  непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры  могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в  ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры  часто  сталкиваются и с таким  явлением, как слухи и дезинформация.

 Дезинформация возникает, как правило, сознательно  и целенаправленно. Ею пользуются в  конкурентной борьбе для того, чтобы  скрыть настоящее положение дел  на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в  заблуждение общественности. Дезинформация  может побудить руководителей к  действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и  моральный урон. Поэтому, получив  информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

Таким образом, источники  информации сегодня  настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что  определенная ее часть может быть не вполне достоверной  и поэтому  должна многократно  перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях, акционерных  обществах, предприятиях создаются  специальные структурные  подразделения - информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а  также созданием  баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего  включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную  обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

 Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость  в целенаправленном и систематическом  сборе и покупке информации. Такая  деятельность, получившая название промышленной разведки позволяет предугадать  будущую политику конкурентов и  соответствующим образом подготовиться  к ней.

2. Виды управленческой  информации

Информацию, которая поступает  к руководителю (менеджеру) или в  орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По  источникам поступления  информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

 По  содержанию информация  делится на:

    1. Научно-техническую  информацию, содержащую  в себе  данные о научных  исследованиях,  изобретениях, технических  разработках  как внутри предприятия,  так  и за его пределами.

    2. Экономическую  информацию, содержащую  данные технико-экономического  планирования  и прогнозирования,  учета и  экономического анализа  деятельности  предприятия.

    3. Оперативно-производственную  информацию, которая содержит данные  оперативно-производственного  планирования, оперативного учета  и оперативного  контроля работы  предприятий  и их подразделений.

    4. Административную  или деловую  информацию различного  содержания. Важнейшей составной  частью этой  информации является  информация  по кадрам.

    5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является  реклама, цены, спрос, конкуренция  и т.д.

    6. Правовая, общественно  - политическая, природоохранная и  др.

    По  времени  использования информация может  быть разделена на условно-постоянную  и переменную.

    Условно-постоянной  считается такая информация, содержание  которой меняется сравнительно  редко, она используется многократно.  Такой  информацией являются  нормы, цены, тарифные ставки, должностные  оклады, плановые показатели. Условно-постоянная  информация составляет около  60-70% всей информации, необходимой  для управления. Она  требует  соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем»  такой информации является компьютер.

Переменная  информация отражает динамизм процессов  в производстве и хозяйственной  деятельности. В  связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По  характеру возникновения  информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.