Социально-психологические аспекты организационно-управленческой деятельности

3. Законы управленческого общения. Профессиональное кредо руководителя

От того, как отдается распоряжение, зависит и качество исполнительской деятельности. Распорядительная информация по форме может быть директивной и демократической. К директивной форме относятся: приказ (директива), указание, распоряжение, требование, к демократической – рекомендация, совет, просьба.

С точки зрения психологии личности, в демократической форме распорядительная информация воспринимается подчиненным легче, чем в директивной. Поэтому любое распоряжение руководителя может, и, наверное, должно быть представлено в виде просьбы. Причем желательно избегать в просьбе употребление слов «я хочу», «мне нужно» и т.д., чтобы у подчиненного не создалось впечатление, что это «личная» просьба.

Известный психолог А.Ю. Панасюк видит принципиальную важность управленческого общения в том, что в процессе него подчиненный не просто понимает, чего хочет руководитель, но и внутренне принимает позицию начальника. Это положение Панасюк называет Первым законом управленческого общения. Формулируется он чаще всего так: понять – не значит принять. В процессе общения люди обычно не ожидают друг от друга полного принятия, однако они желают рассчитывать на простое понимание. Полное принятие чужой позиции случается редко, это скорее исключение, чем правило. Однако любое взаимопонимание достигается исключительно в том случае, если люди хотя бы вникают в соображения своих партнеров. Только поняв позицию другого человека, мы можем объяснить, почему он не прав, или выработать компромиссное решение, которое будет устраивать обе стороны. И, наконец, понимание чужой позиции является непременным условием ее принятия. Действительно, если подчиненный понял руководителя, это еще не значит, что он согласен с его требованием. Отсюда возможны различные нарушения в выполнении поручений практически на всех уровнях общения: на первом, когда отдаются распоряжения, указания, на втором – когда выполнение задания контролируется, и на третьем, когда выполненное подчиненным действие получает оценку. Конфликты, возникающие между руководителем и подчиненным, чаще всего возникают в процессе выдачи распорядительной информации, когда оказывается наиболее сильное влияние на подчиненного. Практически любое дело можно выполнить плохо, удовлетворительно, хорошо и отлично. Когда человек делает что-то без желания или вопреки желанию, то это не обязательно плохо, но и не отлично, так как делать дело отлично – значит искать новые, более эффективные пути решения задачи, включать свой творческий потенциал, проявлять инициативу, чтобы сделать лучше. Если подчиненный не согласен с требованием руководителя, то он либо будет делать все в пределах требований, чтобы только не быть наказанным, либо на свой страх и риск выполнять задачу так, как считает нужным.

Для установления взаимопонимания между руководителем и подчиненным на стадии выдачи распорядительной информации важно: единство профессионального языка, учет уровня интеллекта, полнота информации, логичность изложения и сконцентрированность внимания на проблеме. Информацию нужно выдавать таким образом, чтобы:

• она не вступала в противоречие с установками того, кому предназначена. Это означает, что в общении необходимо ориентироваться на особенности человека, его ценности и убеждения, не предлагать ему того, что для него однозначно неприемлемо;
• любое последующее убеждение было направлено на устранение разногласий, а не повторение сказанного ранее. Другими словами, общение не должно превращаться в переливание из пустого в порожнее, партнеру следует сообщать только существенное и новое;
• показать подчиненному его личный интерес, что выполнение работы приведет к удовлетворению некоторых его потребностей. Только в том случае, если человек поймет, что ему выгодно сделать что-либо, он задумается о том, стоит ли ему делать это.

Иногда подчиненный сопротивляется только потому, что руководитель не нравится ему как человек. В таком случае нарушенные когда-то (этот факт нужно выяснить и проанализировать!) взаимоотношения из делового конфликта перешли в эмоциональный. Разбрасываться кадрами, увольняя недоброжелателей, руководитель не станет, но, как правило, переходит от убеждения к принуждению, что в целом также неблагоприятно сказывается на результате работы. Поэтому с самого начала общения с подчиненными руководитель должен учитывать Второй закон управленческого общения: при прочих равных условиях люди легче принимают позицию того человека, к которому испытывают эмоционально положительное отношение (симпатия, привязанность, дружба или любовь), и наоборот, труднее принимают (а нередко отвергают) позицию того человека, к которому испытывают эмоционально отрицательное отношение (неприязнь, антипатия, ненависть).

А.Ю. Панасюк рассматривает шкалу отношений (см. рис.), на которой отражены особенности отношения подчиненных к своему руководителю.

Точка F символизирует подчиненного, который, что называется, боготворит начальника. Точка А символизирует его антипода, у которого негативное отношение к руководителю. Точка Е – подчиненного, который настолько хорошо относится к руководителю, что его можно назвать единомышленником. Точка D – подчиненного, который относится к руководителю неплохо. Точка В – подчиненного, который испытывает к начальнику явную антипатию, не настолько, как А, но явно недолюбливает шефа. Точка С – подчиненного, который относится к руководителю скорее отрицательно, чем положительно, что проявляется в мелких «шпильках», негативных суждениях среди коллег. Остается незанятой середина шкалы, которая по идее должна символизировать подчиненного, относящегося к вам нейтрально. Но так к руководителю могут относиться только те, кто его совсем не знает. Только новый подчиненный и только в первые дни работы может занять эту среднюю точку, а затем, когда он хотя бы немного узнает своего руководителя, он обязательно переместится либо влево, либо вправо. Нейтральных отношений здесь не бывает. Те подчиненные, которые находятся в правой части шкалы, конечно, не являются слепыми исполнителями. Просто они реже спорят по пустякам, на ровном месте, не стараются утвердиться за ваш счет. Что же нужно сделать, чтобы те, кого мы отнесли к левой зоне шкалы отношений, легче принимали позиции своего руководителя? Ответ очевиден: «перевести» их в правую зону шкалы. Именно второй закон управленческого общения нашел отражение в понятии аттракции. Слово «аттракция» образовано от латинского глагола, который имеет значение «привлекать», «притягивать». Таким образом, вызвать аттракцию – значит сформировать привлекательный образ себя в глазах другого человека при общении. Руководитель, будучи человеком, который «кровно» заинтересован в достижении взаимопонимания, заинтересован и в формировании аттракции. И в этом нет ничего удивительного: для того чтобы люди лучше воспринимали вашу позицию, у них надо сформировать положительное отношение к себе. Для этого необходимо:

• выглядеть, как приятный человек;
• действовать, как приятный человек;
• удовлетворять основные потребности, возникающие в ходе общения.

Профессиональное кредо руководителя

Профессиональное кредо современного руководителя можно сформулировать так: «Я знаю, что располагать к себе подчиненных – моя производственная необходимость, служебная обязанность». Или проще «Кадры решают все».

Чтобы нравиться подчиненным, руководителю достаточно: бережного отношения к подчиненным, как к производственному ресурсу, уважения достоинства их личности, строгости в отслеживании соответствия их действий их сферам ответственности.

Успешный руководитель умеет нравиться подчиненным и способен к сотрудничеству. Такому руководителю свойственны умение разговаривать с людьми, такт, возможность общения на любом уровне. Благодаря хорошей способности к межличностным контактам он добивается основательной поддержки в организации для себя и своих идей. Лидер умеет сдерживать свою враждебность и агрессивность. Успешно действующий руководитель охотно передает знания, дает советы, помогает росту других, не жалея на это время. Он всегда готов помочь профессиональному росту и развитию, продвижению других по служебной лестнице.

Грамотные руководители проявляют сочувствие к другим, не ожидая, что их за это будут любить. Они способны непредвзято и точно оценить своих подчиненных, прекрасно понимая, что невозможно угодить всем. Они умеют сочувствовать человеку, не позволяя при этом сделать себя беспомощными и нетребовательными. Лидер прекрасно понимает, что стремление во что бы то ни стало нравиться подчиненным сделает его неспособным руководить ими. Наибольшего успеха добиваются руководители, обладающие чувством юмора. Успешный руководитель живет в мире с самим собой, с ним легко общаться, окружающие чувствуют себя с ним непринужденно, независимо от их должности или общественного положения. Люди не испытывают страха и охотно поверяют ему свои горести и заботы, только личностная цельность руководителя делает это возможным.

4. Каких фраз желательно избегать в ходе деловой встречи? Почему?

управленческий общение деловой беседа

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В менеджменте и управлении персоналом деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих руководителей, подразделений, организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.

Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:

• поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
• обмен информацией;
• контроль начатых мероприятий;
• взаимное общение работников из одной деловой среды;
• поиски и оперативная разработка рабочих идей;
• поддержание деловых контактов на уровне подразделений, организаций, предприятий, фирм, отраслей.

Умение говорить.

Разговор – это театр двух актеров, и, помимо разговорного, он должен быть энергетическим, т.е. необходимо чувствовать биотоки собеседника.

Существуют правила для говорящего:

• избегать прямых негативных оценок личности собеседника;
• снимать категоричность в речи;
• не ставить в центр собственное «я», не навязывать собственных мнений и оценок;
• уметь встать на точку зрения партнера;
• смотреть на слушающего, повышая его степень заинтересованности;
• начинать разговор с легкой темы, устанавливая желательный контакт, продумать переход к основному вопросу;
• следить за логикой. Недаром в народе говорят: «Начал за здравие, а кончил за упокой»;
• использовать паузы, т.к. концентрация внимания: от 45 секунд до 1,5 минуты;
• исходить из того, что собеседник – не противник в споре, не оппонент, а партнер.

Совет Цицерона: не следует завладеть разговором как вотчиной, из которой имеешь право выжить другого; напротив, старайся, чтобы каждый имел свой черед в разговоре, как и во всем остальном.

Вспомните теорию Э. Берна. Первая «оценка» вас вашим партнером будет эмоциональной. Потрудитесь сделать все, чтобы вызвать положительные эмоции у вашего собеседника. Вы поняли, что для этого нужно сделать? Конечно же, до встречи с ним узнать круг его интересов, нормы и правила, заложенные в его компоненте Родитель. Согласно этому продумать свой внешний вид, определиться, «как» войти, подготовить свои первые фразы. Помните, ваша задача в начале беседы одновременно привлечь внимание собеседника и расположить его к себе. Не начинайте разговор, если у собеседника «опущена голова», то есть он не смотрит на вас. Попробуйте в таком случае назвать его имя и замолчать. Через несколько секунд (максимум 7-8) он поднимет голову, так как на свое имя человек реагирует мгновенно.

Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком не­значительными. Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора – часто из любопытства или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас. Приведем несколько типичных примеров так называемого самоубийственного начала беседы и проанализируем их.

Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры:

• “Извините, если я помешал...”
• “Я бы хотел еще раз услышать...”
• “Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... “

Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, об этом говорят следующие фразы:

• “Давайте с вами быстренько рассмотрим... “
• “Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...”
• “А у меня на этот счет другое мнение... “

Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время – это промах.

Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд “правильных дебютов”. Вот некоторые из них:

1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов – и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки во время беседы.

2. Метод “зацепки” позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.