Совершенствование организационного механизма управления организации

Глава 1. Теоритические основы организационнго механизма управления организацией

1.1 Сущность и понятие организации

Общество состоит из множества  организаций, с которыми связаны  все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.

Организация представляет собой  сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, которое функционирует  на относительно постоянной основе для  достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое»  понимается управление, под «социальным  образованием» - то, что организация  состоит из отдельных людей или  их групп, взаимодействующих между  собой. Модели взаимодействия, которым  следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в  координации. Организация имеет  относительно определенные границы, которые  могут меняться со временем. Члены  организации, на которых возлагаются  определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных  целей. Преимущество организованных групп  заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может  более успешно достичь своих  целей, чем индивидуально. Поэтому  он и создает интегрированные, кооперативные  системы поведения.

Для того, чтобы могла возникнуть организация, необходимо наличие трех условий:

1. есть хотя бы одна цель, которая объединяет членов организации;
2. есть хотя бы два человека, которые готовы работать и работают вместе для того, чтобы достичь стоящих перед ними целей;
3. есть хотя бы два человека, которые считают себя принадлежащими к организации¹.

Понятие "организация" относится к числу ведущих  категорий организационной науки. Организация может быть определена как разновидность социальных систем, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил. Организация - элемент общественной системы, самая распространенная форма человеческой общности, первичная ячейка социума.

Термин "организация" используется в нескольких значениях:

- во-первых, организация  - это деятельность, результат деятельности, область деятельности;

- во-вторых, организация  - это некоторое социально-экономическое  образование, ориентированное на  достижение определенных хозяйственных,  коммерческих или некоммерческих  целей.

В Гражданском кодексе  Российской Федерации при определении  юридического лица используется следующая  формулировка: "Юридическим лицом  признается организация, которая имеет  в собственности, хозяйственном  ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, нести  обязательства, быть истцом и ответчиком". Также в Гражданском кодексе  Российской Федерации указывается, что различаются коммерческие организации, "преследующие извлечение прибыли  в качестве основной цели своей деятельности", и некоммерческие, "не имеющие  извлечение прибыли в качестве такой  цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками". Следовательно, организация, как социально-экономическое образование, может выступать в качестве юридического лица и считаться организацией, даже не будучи ориентированной на извлечение прибыли.

В учебнике "Основы менеджмента" М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури обозначают организацию как это группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. В качестве одного из признаков организации они указывают наличие хотя бы двух человек, объединенных общей целью и считающих себя частью одной группы. Таким образом, следует полагать, что организация связана с наличием группы лиц, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Исторически термин "организация" происходит от древнегреческого "органон", что означает устройство, сочетание  элементов в одно целое. Определяя семантическое значение слова "организация", А.А. Богданов определил, что всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей². Чаще всего термин "организовать" означает группировку людей для достижения определенной цели, координацию и регулирование их действий. Но при более глубоком анализе понятие «Организация» становится намного шире и относится не только к рабочей силе, к средствам производства, но и к живой и неживой природе. Сущность понятия "организация" в более широком смысле можно определить:

- во-первых, как внутреннюю  упорядоченность, согласованность,  взаимодействие более или менее  дифференцированных и автономных  частей целого, обусловленную ее  строением;

- во-вторых, как совокупность  процессов или действий, ведущих  к образованию и совершенствованию  взаимосвязи между частями целого;

- в-третьих, как объединение  людей, совместно реализующих  некоторую программу или цель  и действующих на основе определенных  процедур и правил. Таким образом, под организацией следует понимать упорядоченное состояние элементов целого и процесс по их упорядочению в целесообразное единство. Организация представляет собой сознательно координируемое (управляемое) социальное образование (взаимодействующие люди или группы людей) определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Определение организации  предусматривает необходимость  формального координирования взаимодействия работников.

Для организации характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и  децентрализации. Комплексность рассматривает  степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень  специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации  и степень территориального распределения  подразделений организации. Под  формализацией понимаются заранее  разработанные и установленные  правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые  организации минимально оперируют  с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих  работников по поводу того, что они  могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и  децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются  управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационного механизма управления³.

Любые организации заранее  проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать организационную  структуру, подчиненную интересам  достижения установленных целей. При  проектировании организационной структуры  используется представление об организации  как об организме, который действует  рационально и целенаправленно, имеет априори установленную  цель и совершенствует методы достижения цели, как о системе.

2.  Основные функции управления

В 1916 г. в бюллетени общества горной промышленности была опубликована работа Анри Файоля «Основные черты промышленной администрации – предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль». Эту работу, автор которой длительное время руководил горно-металлургическим синдикатом, принято считать первым шагом в создании менеджмента как особой дисциплины. В название этой работы отражены основные функции, которое должно осуществлять руководство предприятия.

В настоящее время используется классификация функции менеджмента, в целом повторяющая классификацию  Файоля, хотя и есть и несколько трансформированная. Принято говорить о таких функциях менеджмента, как:

1. планирование;
2. организация;
3. руководство;
4. координация;
5. контроль.

Хотя планирование тесно  связано с прогнозированием –  оценкой принимаемых решений, к  которым они могут привести, они  существенно различаются. Если в  процессе планирования определяются действия, которое необходимо совершить для  достижения целей, а также их последовательность, то при прогнозировании основная задача заключается в оценке имеющихся  возможностей и отборе тех из них, которые являются наиболее удобными и результативными.

Следовательно, прогнозирование  должно предшествовать планированию. Прежде чем определить, каким образом  будет действовать организация  необходимо со всех сторон рассмотреть как больше возможностей с целью определить, к каким результатом могут они привести, могут ли они иметь негативные последствия, какова и эффективность, насколько они доступны и т.д. И лишь после того, как выбраны наиболее приемлемые и эффективные возможности, можно приступать к планированию в собственном смысле слова.

Планирование - это процесс, результатом которого является четкое формулировка целей и определение  средств и методов, при помощи которых поставленные цели могут  быть достигнуты.

Планирование предполагает:

1. Определение целей и задач, стоящих перед организацией или отделом.
2. Определение путей и средств достижения поставленных целей.
3. Определение количества ресурсов, необходимых для достижения цели.
4. Выполнение плана и контроль за ним.

Организация – крайне важная функция менеджмента, поскольку  благодаря ей предприятие или  фирма превращаются в единые организм, способный слаженно действовать в любых ситуациях. Чтобы деятельность организации была эффективной, каждый ее член должен точно знать свои функции. Любая коллективная деятельность предполагает совместные действия разных людей, направленные на достижение общих целей. Если эти люди не были должным образом организованны, то их действия не будут эффективными.

В процессе работы возникает  необходимость принимать решения, и именно поэтому в организациях право решать некоторые вопросы  отдают конкретным должностным лицам. Это существенно упрощает деятельность, поскольку каждый работник знает, кто  должен принимать решение по тому или иному вопросу.

Насколько прочны связи между  подразделениями и отдельными работниками, насколько слаженно действует объединяющие их механизмы, зависит, будет ли деятельность организации успешной.

Координация одна из функций  управления и ее цель – обеспечить согласованность действий членов команды. Перед организацией или ее подразделением стоят самые разные задачи, а потому каждый работник должен стремиться к  достижению этих целей. Если действия не могут быть согласованными, хаотичной  и будет и деятельность организации.

Под контролем понимают процесс, направленный на обнаружение количественных и качественных отклонений от запланированных  показателей. О количественных отклонениях  говорят в том случае, если задание  выполняется, но недостаточно хорошо. Качественные отклонение имеет место тогда, когда задание не выполняется.

1.3 Организация как объект управления

Слово «менеджмент» английского  происхождения; его буквальный перевод  на русский язык – «управление».

Под менеджментом понимают профессиональное управление хозяйственной деятельностью предприятия, которое осуществляется в условиях рыночных отношений и направлено на извлечение максимальной прибыли при рациональном использование ресурсов⁴. Можно сказать, что менеджмент – это управление организацией (фирмой, предприятием), целью которого является достижение успеха. Что здесь имеется в виде под «успехом», определить несложно: в первую очередь, это рентабельность. Хотя прибыль является показателем успеха далеко не всегда, все зависит от того, как определяют для себя успех люди, которую создают организацию. Существуют и некоммерческие организации, которые ставят перед собой неэкономические цели.